Importera användare med ett framtida startdatum till eADM

En smidig onboardingprocess är avgörande för att ge nya medarbetare en produktiv start. En viktig del av detta är att se till att deras digitala konton och systemåtkomst är redo från dag ett eADM automatiserar denna provisionering, men det beror på att nya användare importeras från ditt HR-system i rätt tid.

Den här artikeln förklarar de specifika villkor som avgör när en ny användare med ett framtida startdatum visas i eADM, vilket hjälper dig att se till att ditt arbetsflöde för onboarding fungerar utan dröjsmål.

Hur importprocessen fungerar

För att en användare med ett framtida startdatum ska visas i eADM måste två primära villkor uppfyllas:

1. Tillgänglighet i HR-systemet: Användarens data måste aktivt exporteras eller göras tillgängliga av källans HR-system.

2. Fönstret för import i eADM : Användarens startdatum måste ligga inom den tidsram som konfigurerats i eADM för import av framtida anställda.

Dessa villkor fungerar tillsammans. Om användaren finns tillgänglig i HR-systemet men startdatumet ligger för långt fram i tiden, kommer eADM inte att importera dem ännu. På samma sätt kommer de inte att importeras om deras startdatum ligger inom eADM :s importfönster men HR-systemet ännu inte exporterar deras data.

1. HR-systemets tillgänglighet

eADM kan bara importera användare som den kan se. En användare måste finnas med i datafilen eller API:et som tillhandahålls av din organisations HR-system. Hur detta fungerar beror på det specifika systemet:

• Allmän regel: För varje integration måste en användare finnas i den datakälla (t.ex. API-slutpunkt eller datafil) som eADM läser från.

• Visma Enterprise: eADM kan konfigureras för att importera anställda ett visst antal dagar före deras officiella startdatum. En vanlig inställning är 14 eller 30 dagar.

• Agresso Unit4 (U4BW): Användaren måste finnas med i masterdatafilen (stamdata) som genereras för integrationen.

Obs: Om en användare inte syns i källdata från HR-systemet har eADM ingen möjlighet att veta att de finns och kan inte importera dem.

2. Fönstret för import av eADM

eADM innehåller vanligtvis en inställning som definierar hur långt in i framtiden det ska leta efter nya medarbetare. Detta skapar ett "importfönster".

• Denna inställning är ett specifikt antal dagar (t.ex. 30 dagar).

• eADM kommer endast att importera användare vars startdatum faller inom denna kommande period.

• Om importfönstret till exempel är inställt på 30 dagar kommer eADM att importera en ny användare den dag som är 30 dagar före det schemalagda startdatumet, förutsatt att HR-systemet gör deras data tillgängliga.

Felsökning: Varför en framtida användare inte visas i eADM

Om du förväntar dig att en nyanställd med ett framtida startdatum ska visas i eADM men inte gör det, följ dessa tre steg för att identifiera orsaken.

1. Kontrollera HR-systemets data

   • Kontrollera att användaren har skapats på rätt sätt i HR-systemet. Bekräfta att namn, kontaktinformation och framför allt startdatum är korrekta.

2. Bekräfta export av HR-system

   • Kontrollera om HR-systemet faktiskt exporterar användarens data. Bekräfta med din HR-administratör att den anställde finns med i API:et eller datafilen som skickas till eADM.

3. Kontrollera att startdatumet ligger inom fönstret för eADM

   • Kontrollera användarens startdatum mot inställningen för importfönstret i eADM. Om användaren till exempel börjar om 45 dagar men eADM :s importfönster är inställt på 30 dagar, kommer användaren inte att importeras förrän om 15 dagar.