Softmatch: sammanfogning av användare (manuellt ↔ HR och mellan organisationer)

Översikt

eADM identifierar varje användare med hjälp av ett käll-ID som hämtas från HR-systemet. När samma käll-ID dyker upp igen vid importen vet eADM att det rör sig om samma person – systemet uppdaterar då det befintliga kontot (och återställer det om det har raderats). Vi kallar detta för ”hard matching”. Funktionen är alltid aktiverad och kräver ingen konfiguration.

Softmatch är en reservlösning för de fall där käll-ID:n inte stämmer överens men det ändå rör sig om samma person:

• En användare skapades manuellt i eADM (en manuell användare) och anländer senare från HR med ett annat käll-ID.

• Samma person är anställd hos fler än ett företag (juridisk person) som importerats tillsammans, eller så returneras en personaluppgift med ett nytt käll-ID.

I stället för att söka efter käll-ID gör softmatch en jämförelse utifrån ett attributvärde som du väljer (till exempel personnummer). Om exakt en entydig träff hittas sammanfogar eADM posterna i stället för att skapa en dubblett.

Det finns två oberoende inställningar för softmatch:

Båda är valfria och ställs in per organisation. Om man lämnar dem på ”none” inaktiveras softmatch.

Hård matchning kontra mjuk matchning

Viktig punkt: hård matchning vinner. Mjuk matchning träder endast in när käll-ID:n inte redan klargör identiteten.

Var man kan ställa in

Softmatch ingår i den avancerade hyresgästkonfigurationen. Hur du ändrar inställningarna beror på vilka behörigheter du har:

• Partner och utvalda företagskunder har rollen som organisationsadministratör, vilket gör det möjligt för dem att själva konfigurera sin tenant. Om du har den här rollen ska du följa stegen nedan.

• Alla övriga kunder: kontakta supporten för att aktivera eller ändra softmatch. Ange vilket attribut ni vill matcha utifrån och om det gäller manuell↔HR-sammanfogning, sammanfogning mellan företag eller båda.

Självbetjäning (organisationsadministratör)

1. Öppna Systemadministration → Kundinställningar i menyn till vänster.

2. Välj den organisation som du vill konfigurera.

3. Öppna fliken Konton.

4. Välj Redigera.

5. Leta reda på dessa två fält:

   • Attribut för sammanfogning av användare mellan företag

   • Attribut för sammanfogning av manuella användare med HR-användare

6. Välj ett attribut i rullgardinsmenyn, eller ”Inget” för att inaktivera det.

7. Spara.

Egenskaper som du kan välja

Endast dessa attribut kan användas för softmatch:

• E-post

• AnställdNummer

• Post

• Mobil

• Privat telefon

• Socialförsäkringsnummer

• KällaId

• AnvändarId

• Användarnamn

• WebUserId

Välj något som är unikt för varje person och som alltid fylls i på båda sidor. Personnummer är det vanligaste valet där det finns tillgängligt.

Användare av Manual har slås samman med HR-användare

När ska funktionen användas: En administratör skapar en användare manuellt innan HR överför uppgifterna (en nyanställd som behöver åtkomst redan första dagen, en vikarierande medarbetare, en uppdragstagare). Senare innehåller HR-importen samma person. Utan softmatch uppstår två konton. Med softmatch aktiverat, till exempel på personnummer, kopplar eADM det manuellt skapade kontot till den inkommande HR-användaren. Kontot behåller sin historik och hanteras därefter av HR.

Riktningen är avgörande: denna sammanfogning styrs från den manuella sidan. Den utförs när ett aktivt manuellt konto stöter på en matchande HR-post under importen. En användare med enbart HR-behörighet kommer inte att hämta in en manuell post på egen hand.

Användare som sammanförts mellan företag

När ska den användas: Vissa HR-system registrerar personer som arbetar för fler än ett företag (juridisk person) – till exempel någon som är deltidsanställd vid två kommunala enheter. När dessa enheter importeras tillsammans till samma eADM-organisation ser denna inställning till att personen identifieras som en enda användare (matchad utifrån det valda attributet, vanligtvis personnummer) och att befattningarna från respektive företag sparas på det enda kontot, istället för att skapa separata dubbletter för varje företag.

Den kopplar också om en befintlig HR-användare om det käll-ID som användaren har när den anländer ändras, men det valda attributet fortfarande stämmer överens.

Importformat som stöds

Endast vissa HR-importer använder denna inställning för att förhindra dubbla användarobjekt. I dessa format levereras en person som förekommer i mer än ett företag (med olika anställdsnummer per företag) som flera poster; om inställningen ”Attribut för sammanfogning av användare mellan företag” är aktiverad sammanfogas dessa poster till en enda användare. Utan denna inställning skapar importen ett användarobjekt per företag.

Format som använder inställningen på följande sätt:

• Visma Enterprise (HRM)

• Simployer

• Xledger

• Personec P

• Unit4 (Agresso)

• Mepco

För andra importformat påverkar den här inställningen inte hur många användarobjekt som skapas – de importeras antingen från ett enda företag eller sammanställer redan på egen hand en persons anställningar. Om du är osäker på om detta gäller för din HR-feed, kontakta supporten.

Manuell sammanfogning: lägga till en manuell befattning för en HR-användare

Softmatch gör mer än att bara byta ut ett konto mot ett annat. En manuellt skapad användare har en flagga för manuell sammanfogning. När den flaggan är aktiverad och softmatch-funktionen ”manuell→HR” hittar den matchande HR-användaren, raderar eADM inte bara det manuella kontot – utan sammanfogar istället positionsuppgifterna från den manuella posten med den HR-hanterade användaren.

I praktiken innebär detta att du kan lägga till en befattning för en HR-anställd som inte hanteras av HR-avdelningen själv. eADM stöder flera befattningar för en och samma användare, så den manuellt skapade befattningen läggs till vid sidan av de befattningar som hanteras av HR, istället för att ersätta dem. Användaren blir därmed ett enda HR-hanterat konto med en extra, manuellt tillagd befattning.

Hur det går till:

• När du skapar en användare med guiden för nya användare ställer eADM automatiskt in flaggan för manuell sammanfogning till ”ja ”.

• Markeringen visas även som ett ja/nej-fält hos användaren om du behöver kontrollera eller ändra den.

• Vid nästa import, om attributet ”manual→HR softmatch” är inställt och personen matchar en HR-användare, slås den manuella positionen samman med den HR-användaren.

Det beror på två saker:

• Attributet ”manual→HR softmatch” måste anges (manuell sammanfogning fungerar inte på egen hand – den sker genom samma matchning som beskrivs ovan).

• Beräkna huvudtjänst – en tillhörande organisationsinställning (visas i vissa HR-system) avgör om eADM ska beräkna om vilken tjänst som är den primära efter att tjänster har slagits samman. Aktivera denna inställning om den tillagda tjänsten ska beaktas vid valet av huvudtjänst.

Samma förbehåll som alltid: den manuella posten måste vara aktiv vid importtillfället för att sammanfogningen ska kunna ske. En manuell position som har löpt ut eller raderats kommer inte att sammanfogas med HR-användaren.

Viktiga förbehåll

1. Manuella användare vars konton har löpt ut eller raderats återvinns inte.
Det här är det som överraskar många. Sammanfogningen mellan manuella konton och HR-konton tar endast hänsyn till aktiva manuella konton – det vill säga konton som inte har löpt ut, inte har raderats och som ligger inom sina start- och slutdatum.

Om en manuell användare alltså upphör att gälla eller raderas, och samma person senare registreras i HR-systemet med samma attributvärde, kommer softmatch inte att koppla personen till det gamla manuella kontot igen. Du får ett nytt HR-hanterat konto, och allt som endast fanns på det gamla manuella kontot (manuellt tilldelade roller, överskrivningar) överförs inte.

Praktiskt tips: genomför sammanslagningen medan det manuella kontot fortfarande är aktivt. Om ett manuellt konto snart löper ut och du räknar med att HR kommer att tilldela samma person, låt importen köras innan kontot löper ut. Om tidsfristen redan har passerat, räkna med att få ett nytt konto och rensa upp manuellt.

2. Sammanfogningen mellan manuella poster och HR-poster sker i en riktning.
Den utlöses när det aktiva manuella kontot matchar en HR-post – inte tvärtom.

3. Matchningen måste vara entydig.
eADM sammanfogar endast poster när det hittar exakt en tydlig matchning för det valda attributet. Om värdet är tomt, eller om fler än en post har samma värde, hoppar softmatch över den användaren istället för att gissa. Se till att attributet är unikt och ifyllt.

4. Endast de angivna attributen kan väljas, och inställningen gäller per organisation.

5. Hård matchning utförs fortfarande först.
Ett återkommande käll-ID återställer ett raderat konto på egen hand. Mjuk matchning åsidosätter inte detta — den hanterar endast poster som käll-ID:t inte kunde hantera.

Praktiska exempel

I alla exempel används den fiktiva kommunen Fableton.

Exempel 1 – manuell användare möter HR (fungerar som avsett)
Fableton anställer en lärare som behöver få tillgång omedelbart. Administratören skapar ett manuellt konto. Några dagar senare importeras samma lärare via HR-systemet med ett personnummer. Med Attribut för sammanfogning av manuella användare med HR-användare ställ in på Socialsecuritynumber, eADM kopplar det manuella kontot till HR-användaren. Resultat: ett konto, som nu hanteras av HR, med historiken intakt.

Exempel 2 – det manuella användarkontot upphörde att gälla först (en viktig anmärkning)
Fableton skapar ett manuellt konto för en vikarierande lärare, med utgångsdatum vid terminsslutet. Kontot upphör att gälla. Två månader senare registrerar HR samma person med samma personnummer. Softmatch återanvänder inte det utgångna manuella kontot – det tittar endast på aktiva manuella konton. Resultat: ett helt nytt HR-konto skapas, och de roller som endast fanns på det gamla manuella kontot försvinner. Om dessa roller är viktiga måste en administratör tilldela dem på nytt.

Exempel 3 – samma person i två företag (juridiska personer)
En ekonomiansvarig arbetar på deltid för två juridiska personer som Fableton importerar tillsammans från Visma Enterprise, och HR tilldelar ett olika personalnummer för var och en av dem. Med Attribut för sammanfogning av användare mellan företag ställ in på Socialsecuritynumber, eADM identifierar båda som samma person och behåller båda befattningarna på ett enda konto, istället för att skapa två dubbletter.

Exempel 4 – lägga till en manuell befattning för en HR-användare (manuell sammanfogning)
En lärare vid Fableton har dessutom en mindre roll i biblioteket som inte hanteras av HR-systemet. En administratör skapar den extra tjänsten manuellt för den aktuella personen (alternativet ”Manuell sammanfogning” är aktiverat som standard). Med Attribut för sammanfogning av manuella användare med HR-användare ställ in på Socialsecuritynumber, vid nästa import kopplas den manuella posten till lärarens HR-konto och bibliotekstjänsten läggs till vid sidan av HR-tjänsten. Resultat: ett HR-förvaltat konto med två tjänster. Om Beräkna huvudpositionen är aktiverad, kontrollerar eADM på nytt vilken av de två som är primär.

Snabbguide

Senast uppdaterad: 10 augusti 2026