For at undgå, at adgangen pludselig bortfalder, når manuelt tildelte tilladelser udløber, kan du oprette en meddelelsesproces, der automatisk giver ledere besked på forhånd.
Denne proces består af to hovedtrin:
-
Oprettelse af et regelsæt til at identificere tilladelser, der snart udløber.
-
Oprettelse af et meddelelsesforløb, der anvender regelsættet til at sende en detaljeret e-mail-besked til brugerens leder.
Trin 1: Opret regelsættet
Opret først det regelsæt, der skal udløse underretningen. Dette ene regelsæt gælder for alle brugerrettigheder, så du behøver ikke at oprette separate regler for hver enkelt rettighedstype.
Konfiguration af regler
Regelsættet kræver to logiske trin:
-
Find rettigheder, der snart udløber: Denne regel finder alle brugere, der har en rettighed, der udløber om mindre end 14 dage.
-
Egenskab:
[FOREACH;ObjectPermission;ExpiryDate<[NOW+14]&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato:eadm] -
Tilstand: Har værdi
-
-
Undgå dobbelte alarmer: Denne regel sikrer, at underretningen kun sendes én gang pr. tilladelse, der udløber.
-
Egenskab:
[COUNTMESSAGESENT;] -
Betingelse: Er lig med
-
Argument:
0
-
Bemærk: Den messageId er bevidst efterladt tom. Da der ikke er angivet noget id, [COUNTMESSAGESENT;] vurderes i sammenhæng med den meddelelsesflow, hvis afsendelse udløser dette regelsæt, så det samme regelsæt kan genbruges uændret, hvis du senere tilføjer andre udløbsmeddelelsesflows. Ulempen er, at regelsættets egen forhåndsvisning ikke vil fungere — se bemærkningen i trin 3.
Trin 2: Opret meddelelsesforløbet
Nu hvor reglen er oprettet, kan du oprette det meddelelsesforløb, der skal udarbejde og sende e-mailen.
-
Gå til »Message Flows « og opret et nyt flow.
-
Konfigurer de grundlæggende indstillinger:
-
Medie: E-mail
-
Modtager: Leder
-
-
I feltet »Regelsæt« skal du vælge det regelsæt, du oprettede i det foregående trin.
Konfiguration af e-mail-teksten
For at sikre, at meddelelsen er til nytte, bør selve e-mailteksten indeholde en liste over de specifikke tilladelser, der snart udløber. Dette gøres ved hjælp af en FOREACH funktion i meddelelsens tekst.
Følgende kode gennemløber alle rettigheder, der snart udløber, for brugeren og viser brugerens navn og udløbsdato; [FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]
Anbefalet e-mail-skabelon
Bemærk: For at opnå de bedste resultater skal du klikke på Kildekode (</>) knappen i meddelelsestekstredigeringsprogrammet og indsæt nedenstående HTML-kode. Dette giver en overskuelig og velformateret e-mail.
HTML
<p>Hei</p>
<p>$[DisplayName] has one or more permissions that will expire within 14 days:</p>
<p>$[FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]</p>
<p>All permissions with an expiration date will be removed automatically on that date. If $[GivenName] still requires access, you must extend the access period. Click here to extend the period for the permissions.</p>
<p> </p>
<p>Mvh</p>
<p>IT Department</p>
<p> </p>
Trin 3: Vis eksempel og aktiver
Bemærk: Da regelsættet anvender [COUNTMESSAGESENT;] med den messageId udeladt (trin 1), vil regelsættets egen forhåndsvisning ikke køre — der findes ingen udløsende beskedskabelon uden for en faktisk afsendelse, som betingelsen kan vurderes i forhold til. Brug meddelelsesforløb i stedet for »preview«, som gennemgår de faktiske bruger- og tilladelsesdata gennem den egentlige proces i stedet for at vurdere regelsættet isoleret, og derfor er den ikke påvirket af denne begrænsning.
Inden du aktiverer forløbet, skal du bruge funktionen »Forhåndsvisning« i meddelelsesforløbet for at sikre, at e-mailen vises korrekt. Forhåndsvisningen viser et konkret eksempel på den endelige meddelelse, udfyldt med bruger- og tilladelsesdata.
Hvis du er tilfreds med resultatet, skal du aktivere og gemme meddelelsesforløbet.