Dossier est une solution cloud dédiée à la gestion des compétences, à la formation et à la conformité. Elle aide les organisations à gérer les compétences de leurs collaborateurs, leurs besoins en formation et leur conformité réglementaire via une plateforme centralisée.
L'intégration Identum eADM automatise le flux de données depuis votre système RH vers Dossier. En se positionnant entre la source RH et Dossier, eADM garantit que le système de gestion des compétences reflète en permanence la structure organisationnelle exacte et l'ensemble des utilisateurs actifs, qu'il s'agisse de collaborateurs internes ou de consultants externes.
Capacités d'intégration
L'intégration repose sur un transfert de fichiers via SFTP. eADM traite les données d'identité et transmet les mises à jour à Dossier afin d'assurer la synchronisation.
Fonctionnalités principales
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Synchronisation de la hiérarchie organisationnelle : eADM reproduit dans Dossier la structure organisationnelle définie dans le système RH (ou dans eADM lui-même). Si un service est déplacé ou renommé dans le système source, eADM met à jour la hiérarchie dans Dossier en conséquence.
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Création de comptes utilisateurs :
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Salariés : les utilisateurs provenant du système RH sont automatiquement créés dans Dossier.
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Comptes externes : eADM permet également de créer des comptes pour des utilisateurs externes (par exemple, des consultants ou du personnel temporaire) qui ne figurent peut-être pas dans le système RH principal, mais qui sont gérés au sein d'eADM.
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Mise en correspondance des postes et des services : les utilisateurs sont associés aux services spécifiques de la hiérarchie organisationnelle au sein desquels ils occupent un poste actif.
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Affectation d'un responsable : cette intégration identifie le responsable principal de l'utilisateur dans eADM et le désigne comme responsable attitré dans Dossier. Cette opération est indispensable pour les processus de validation et les évaluations de compétences.
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Coordonnées : les coordonnées standard sont synchronisées. Les champs facultatifs, tels que les numéros de portable privés, peuvent également être transférés s'ils ont été configurés.
Configuration et mise en service
La procédure de mise en place de l'intégration avec Dossier est très simple. La configuration technique est prise en charge par Identum ; le client n'a qu'à fournir les informations de connexion nécessaires et à préparer les données existantes.
Conditions préalables
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Identifiants SFTP: vous devez obtenir vos identifiants d'accès SFTP auprès de votre fournisseur de services Dossier ou de votre administrateur. Une fois ces informations obtenues, vous devez les transmettre à Identum afin de configurer la connexion.
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Adresse du serveur (nom d'hôte) : l'URL ou l'adresse IP du serveur SFTP de Dossier.
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Nom d'utilisateur : nom du compte spécifique utilisé pour la connexion SFTP.
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Mot de passe : les identifiants du compte.
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Nettoyage des données Dossier : si vous utilisiez déjà Dossier avant cette intégration, votre environnement contient probablement des services existants. Afin d’éviter la création de services en double et de préserver l’historique des compétences existantes, vous devez mettre à jour les services existants dans Dossier en leur attribuant le numéro de service correct (correspondant à l’identifiant de votre système RH/eADM) avant qu’ Identum n’active l’intégration. Si vous ne procédez pas ainsi, l’intégration créera de nouveaux services en double, ce qui entraînera une fragmentation de vos données.
Identum peut vous aider dans cette démarche. Si vous ne savez pas comment mettre en correspondance ces identifiants ou si vous avez besoin d'aide pour préparer vos données, n'hésitez pas à contacter votre consultant en mise en œuvre Identum.
Instructions d'installation
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Préparation des données : Vérifiez la structure actuelle de votre dossier et assurez-vous que tous les services existants sont associés aux numéros de service corrects.
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Récupérer les identifiants : notez l'adresse du serveur, le nom d'utilisateur et le mot de passe, comme indiqué dans les conditions préalables.
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Transmettre à Identum : envoyez les informations de connexion au service d'assistance d'Identum ou à votre consultant en mise en œuvre attitré.
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Vérification : une fois que Identum aura configuré le connecteur, une synchronisation test sera effectuée afin de vérifier que la hiérarchie correspond bien aux services existants et que les utilisateurs sont bien créés.
Remarque relative à la sécurité : n'envoyez pas de mots de passe en clair par e-mail standard. Veuillez utiliser une méthode sécurisée (telle qu'un lien de partage de mot de passe ou un fichier chiffré) pour transmettre le mot de passe.
3. Résumé sur l'IA et la recherche
Résumé : Ce document décrit en détail l'intégration entre Identum eADM et Dossier (gestion des compétences). Il explique comment eADM automatise la synchronisation de la hiérarchie organisationnelle, des comptes utilisateurs et des relations hiérarchiques via SFTP. Ce guide présente les exigences essentielles de configuration, notamment la nécessité de transmettre les identifiants SFTP de Dossier à Identum et celle de mettre à jour les services existants dans Dossier en leur attribuant les numéros de service corrects afin d'éviter toute duplication (assistance disponible auprès d'Identum).