Ce document décrit l'intégration entre eADM et Glup, une plateforme de formation développée par Visma SmartSkill à l'intention des communes norvégiennes. Cette intégration automatise la gestion des utilisateurs, des services et des rôles dans Glup à partir des données issues du système de gestion des ressources humaines (GRH) de votre organisation.
Présentation générale
L'intégration transfère les utilisateurs, les services et leurs associations depuis eADM vers Glup. Elle crée, gère et désactive automatiquement les comptes utilisateurs dans Glup en fonction des informations issues du système de gestion des ressources humaines. Les utilisateurs sont créés avec l'affiliation au service et le code de poste corrects. Lorsqu'un salarié change de service, son affiliation est mise à jour en conséquence dans Glup. L'intégration gère également la hiérarchie organisationnelle et attribue aux utilisateurs le rôle approprié, à savoir « salarié » ou « responsable ». Si un salarié quitte l'entreprise ou change de poste, son compte Glup est automatiquement désactivé.
Pour plus d'informations sur cette intégration, veuillez consulter : https://www.smartskill.no/glup
Préconfiguration
Avant de pouvoir lancer le processus de configuration, les étapes préparatoires suivantes doivent être effectuées :
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Commander l'intégration: vous devez d'abord contacter Identum pour commander l'intégration.
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Obtenir l'accès à l'API: Une fois votre commande passée, nous contacterons Visma SmartSkill afin d'obtenir l'accès à l'API nécessaire au fonctionnement d'eADM.
Configuration
Une fois les conditions préalables remplies, nous organiserons une réunion technique afin de finaliser la mise en place.
Ordre du jour :
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Définissez les utilisateurs et les services qui seront exportés depuis eADM vers Glup.
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Déterminez les attributs de données à exporter pour chaque utilisateur.
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Définir les règles d'attribution des rôles « responsable » et « employé » dans Glup.
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Déterminez s'il est nécessaire de relier les utilisateurs et les services existants dans Glup à leurs équivalents dans eADM.
L'intégration pourra être activée dès que ces points auront été clarifiés. Avant l'activation de l'intégration, des e-mails d'information sont envoyés aux responsables et aux collaborateurs de l'entreprise afin qu'ils se préparent à ce changement.
Modifications apportées à Glup lorsque l'intégration est activée
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Tous les postes et toute la structure existants sont supprimés et remplacés par la nouvelle structure issue d'eADM.
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Tous les comptes d'utilisateurs existants seront conservés
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Les droits d'administrateur doivent être réattribués. Visma Smartskill vous aidera dans cette démarche.
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Si l'utilisateur n'existe pas encore, un nouveau compte utilisateur (et un compte Visma Connect) sera créé. Les utilisateurs existants seront pris en compte par l'intégration et leurs nouveaux postes seront mis à jour.
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L'icône Glup s'affichera pour tous les utilisateurs à l'adresse https://connect.visma.com/
Connexion aux données existantes
Lier des utilisateurs existants
Pour associer les employés de votre système de gestion des ressources humaines aux comptes utilisateurs existants dans Glup, les deux systèmes doivent disposer d'un identifiant unique correspondant.
Avertissement: vous devez vous assurer que l'adresse e-mail de l'utilisateur dans Glup correspond à son adresse e-mail professionnelle ou à son UserPrincipalName (UPN) dans Azure AD. Si votre organisation utilise Visma Connect pour l'authentification dans Glup, l'adresse e-mail dans Glup doit correspondre à celle enregistrée dans Connect. Le non-respect de cette consigne entraînera la création de comptes utilisateur en double.
Lien avec les départements existants
Vous disposez de deux options pour gérer la structure organisationnelle dans Glup.
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(Méthode recommandée) Visma SmartSkill recommande à eADM de créer dans Glup une nouvelle structure organisationnelle distincte, qui reflète celle de votre système de gestion des ressources humaines (SGRH). Dans Glup, l'historique des formations est associé à chaque utilisateur individuellement, et non au service. Les utilisateurs pour lesquels aucune correspondance n'a pu être établie resteront dans l'ancienne structure, ce qui facilitera le nettoyage ultérieur. Visma SmartSkill peut vous aider dans ce processus de nettoyage une fois l'intégration opérationnelle.
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Autre méthode : mise en correspondance avec la structure existante. Si vous choisissez d'établir un lien avec la structure organisationnelle existante, les services dans eADM et Glup doivent partager un identifiant unique correspondant. Cet identifiant est généralement un numéro de série attribué au service, issu du système de gestion des ressources humaines (GRH) et disponible dans eADM.
Avertissement: Vous devez saisir cet identifiant dans le champ « Identifiant du service » de Glup. Dans Glup, cet identifiant respecte souvent le format HRM_<kommuneid>-<Avdelingsnummer>; il est essentiel de modifier cette valeur pour qu'elle corresponde à l'« identifiant organisationnel » du service dans eADM. Si vous ne le faites pas, vous créerez des doublons de services. D'autres valeurs, telles qu'un numéro d'unité issu de Visma HRM, peuvent être utilisées après accord avec votre consultant Identum.