Kwaliteit van gegevens in het HR-systeem: De basis voor effectief toegangsbeheer
Bij het bespreken van toegang en gebruikersaccountbeheer is het gemakkelijk om je te richten op de technische oplossingen. De basis voor een succesvol project ligt echter ergens anders: in de gegevenskwaliteit van uw HR-systeem. Dit onderwerp wordt steeds belangrijker naarmate meer klanten zich voorbereiden op effectief toegangsbeheer.
Het HR-systeem: Uw stamgegevensbron
Beschouw het HR-systeem als het hart van de personeelsgegevens van je organisatie. Het is de stamgegevensbron en de enige bron van waarheid voor alles wat geconfigureerd is in een toegangsbeheersysteem. Of het nu gaat om gebruikersaccountbeheer in Microsoft-applicaties of toegang tot gespecialiseerde systemen op basis van de rol en organisatorische eenheid van een werknemer, het HR-systeem is de definitieve bron.
Daarom is het cruciaal dat de gegevens in het HR-systeem actueel en correct zijn. Dit geldt zowel voor de organisatiestructuur als voor de functies van de werknemers. Fouten in deze gegevens kunnen leiden tot tal van uitdagingen, van onjuiste toegangsrechten tot inefficiënte processen.
Wat zijn stamgegevens in het HR-systeem?
Stamgegevens in het HR-systeem verwijzen naar de kritieke informatie met betrekking tot de volgende categorieën.
Personen: Moeten een unieke ID-sleutel hebben naast een nationaal identiteitsnummer.
Details dienstverband: Startdatum, einddatum en arbeidsstatus.
Posities: Type functie en werkgelegenheidspercentage (FTE).
Organisatorische affiliatie: De afdeling, sectie of eenheid waartoe de werknemer behoort.
Rollen of functietitels en codes: Een consistente naamgevingsstandaard en gestandaardiseerde codes of afkortingen zijn essentieel.
Organisatiestructuur: Elk object (bijv. eenheid, afdeling, sectie) moet een unieke ID-sleutel hebben.
Checklist voor goede gegevenskwaliteit
Voordat je begint met een toegangsbeheerproject, moet je de volgende gebieden bekijken om de best mogelijke gegevenskwaliteit te garanderen:
Integratie met het nationale register: Is er een gevestigde integratie van het HR-systeem naar het Nationaal Register om actuele persoonlijke informatie te garanderen?
Gestandaardiseerde procedures voor gegevensinvoer: Zijn er vaste routines om ervoor te zorgen dat gegevens consistent worden ingevoerd?
Standaardstroom voor personeelsmeldingen: Zijn er procedures opgesteld voor een standaard workflow bij indiensttreding, wijzigingen in het dienstverband en beëindiging van het dienstverband?
Veranderingsbeheer: Zijn er vastgestelde routines om ervoor te zorgen dat wijzigingen die voortvloeien uit gestandaardiseerde procedures consistent worden behandeld en vastgelegd?
Beheer van organisatorische veranderingen: Zijn er vaste routines om ervoor te zorgen dat veranderingen in de organisatiestructuur op een tijdige en gestandaardiseerde manier worden beheerd?
Het project starten: Een beoordeling van de gegevenskwaliteit
Een toegangsbeheerproject biedt een uitgelezen kans om de kwaliteit van de stamgegevens in het HR-systeem te beoordelen. Als het project van start gaat, zullen eventuele problemen met de gegevenskwaliteit snel aan het licht komen, wat je de kans geeft om je HR-gegevens op te schonen.
Opmerking: Het is belangrijk om dit proces als een investering te zien. Hoogwaardige gegevens in het HR-systeem zijn niet alleen een voorwaarde voor succesvol toegangsbeheer, maar ook voor een efficiënte en naadloze werking van de hele organisatie.