ERP Kommune voorbereiden op integratie

ERP Kommune van TietoEvry is een cloudgebaseerd Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem voor het beheer van financiën, HR en andere kernprocessen in Noorse gemeenten. Het is gebaseerd op het Unit4 ERPx-platform en is ontworpen om gemeenten een effectieve en gebruiksvriendelijke manier te bieden om hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren.

Voorbereiding en installatie

Voor een succesvolle integratie moeten specifieke voorbereidingen worden getroffen binnen ERP Kommune.

Stap 1: Bestel een gegevensextract

De gemeente moet een gegevensextract uit ERP Kommune bestellen via hun klantcontact bij TietoEvry. Het vereiste gegevensformaat is Stamdata3. Geef TietoEvry de opdracht om de toegangsgegevens voor het bestand rechtstreeks naar ons bij Identum te sturen.

Stap 2: Gebruikersgegevens configureren

Om berichtenverkeerworkflows en toegangsbeheer correct te laten functioneren, moeten alle gebruikersgegevens geconfigureerd zijn volgens de volgende vereisten:

Posities aan eenheden koppelen: Alle gebruikers moeten een positie hebben die gekoppeld is aan een specifieke organisatorische eenheid. Dit is cruciaal om ervoor te zorgen dat geautomatiseerde workflows en toegangscontroles in het identiteitsbeheersysteem en verbonden doelsystemen optimaal functioneren.
Managers toewijzen: Om ervoor te zorgen dat de onboarding- en offboardingprocessen van medewerkers correct werken, moet op elk niveau van de organisatiehiërarchie een manager worden toegewezen. Dit betekent dat het unieke resource nummer van de manager uit ERP Kommune moet worden geregistreerd op alle organisatorische eenheden waar hij of zij verantwoordelijk voor is.

Stap 3: De organisatiemodule structureren

Opmerking: We raden sterk aan dat de organisatiemodule in ERP Kommune wordt gebouwd om de werkelijke organisatiehiërarchie van de gemeente weer te geven, niet als een lijst van kostenplaatsen. Een hiërarchische structuur creëert een dynamische en duidelijke basis voor toegangsbeheer en machtigingen.

Voorbeeld van een goede organisatiestructuur:

Gemeentelijk directeur
- Directeur Gezondheid en Zorg
  - Afdeling Thuiszorg
  - Ministerie van Volksgezondheid
  - Afdeling Verpleging en Verzorging
- Directeur van Cultuur en Onderwijs
  - Ministerie van Cultuur
  - Fyresdal kleuterschool
  - Gimle School
- Directeur Planning en technische diensten
  - Afdeling Beheer en Onderhoud
  - Afdeling Reinigingsdiensten
  - Personeel voor planning en technische diensten
- Directeur Personeel en Financiën
  - Hoofd bedrijfsontwikkeling

Configuratie

Zodra we de gegevens van ERP Kommune hebben geïmporteerd in een instantie van het toegangsbeheersysteem, moeten we een vergadering plannen om de gegevenskwaliteit te beoordelen. In deze vergadering configureren we de Main Filter en Position Filter.

Hoofdfilter

De hoofdfilter wordt gebruikt om bepaalde gebruikers uit te sluiten van het importbestand, zodat ze niet worden aangemaakt in het toegangsbeheersysteem. Dit is handig voor personen die in het HR-systeem zitten voor betalingsdoeleinden, maar geen gebruikersaccounts mogen hebben in Active Directory of andere verbonden systemen.

Voorbeeld:

Gekozen ambtenaren
Contacten voor ondersteuning
Pleegouders

Zie voor meer informatie het interne artikel Hoofdfilter

Positie Filter

Het Positiefilter maakt het mogelijk om specifieke secundaire posities uit te sluiten van werknemers die meerdere rollen in de organisatie kunnen hebben. Dit is erg handig voor geautomatiseerd toegangsbeheer, omdat het voorkomt dat een secundaire rol onbedoelde rechten krijgt.

We kunnen bijvoorbeeld rollen als "pleeggezin" of "aannemer" uitfilteren, zelfs als de werknemer andere primaire functies bekleedt.

Zie voor meer informatie het interne artikel; Het positiefilter gebruiken