En smidig introduksjonsprosess er avgjørende for å gi nyansatte en produktiv start. En viktig del av dette er å sikre at deres digitale kontoer og systemtilgang er klar fra første dag. eADM automatiserer denne klargjøringen, men det avhenger av at nye brukere importeres fra HR-systemet i tide.
Denne artikkelen forklarer de spesifikke betingelsene som avgjør når en ny bruker med en fremtidig startdato skal vises i eADM, slik at du kan sikre at arbeidsflyten for onboarding kjører uten forsinkelser.
Slik fungerer importprosessen
For at en bruker med en fremtidig startdato skal vises i eADM, må to hovedvilkår være oppfylt:
-
Tilgjengelighet i HR-systemet: Brukerens data må aktivt eksporteres eller gjøres tilgjengelig av HR-kildesystemet.
-
Vinduet eADM Import: Brukerens startdato må ligge innenfor tidsrammen som er konfigurert i eADM for import av fremtidige ansatte.
Disse betingelsene fungerer sammen. Hvis brukeren er tilgjengelig i HR-systemet, men startdatoen ligger for langt frem i tid, vil eADM ikke importere dem ennå. På samme måte vil de ikke bli importert hvis startdatoen er innenfor eADM-importvinduet, men HR-systemet ennå ikke eksporterer dataene deres.
1. HR-systemets tilgjengelighet
eADM kan bare importere brukere som den kan se. En bruker må være inkludert i datafilen eller API-et som leveres av organisasjonens HR-system. Hvordan dette fungerer, avhenger av det spesifikke systemet:
-
Generell regel: For enhver integrasjon må en bruker være til stede i datakilden (f.eks. API-endepunkt eller datafil) som eADM leser fra.
-
Visma Enterprise: eADM kan konfigureres til å importere ansatte et bestemt antall dager før deres offisielle startdato. En vanlig innstilling er 14 eller 30 dager.
-
Agresso Unit4 (U4BW): Brukeren må være inkludert i stamdatafilen (
stamdata) som genereres for integrasjonen.
Merk: Hvis en bruker ikke er synlig i kildedataene fra HR-systemet, har eADM ingen mulighet til å vite at vedkommende eksisterer og kan derfor ikke importere vedkommende.
2. Vinduet for eADM-import
eADM har vanligvis en innstilling som definerer hvor langt frem i tid den skal lete etter nye medarbeidere. Dette skaper et "importvindu".
-
Denne innstillingen er et bestemt antall dager (f.eks. 30 dager).
-
eADM importerer bare brukere med startdato innenfor denne kommende perioden.
-
Hvis importvinduet for eksempel er satt til 30 dager, vil eADM importere en ny bruker den dagen som er 30 dager før den planlagte startdatoen, forutsatt at HR-systemet gjør dataene deres tilgjengelige.
Feilsøking: Hvorfor en fremtidig bruker ikke vises i eADM
Hvis du forventer at en ny medarbeider med en fremtidig startdato skal vises i eADM, men ikke gjør det, kan du følge disse tre trinnene for å finne årsaken.
-
Sjekk dataene i HR-systemet
-
Kontroller at brukeren er opprettet på riktig måte i HR-systemet. Bekreft at navnet, kontaktinformasjonen og, viktigst av alt, startdatoen er korrekt.
-
-
Bekreft eksport av HR-system
-
Sjekk om HR-systemet faktisk eksporterer brukerens data. Bekreft med HR-administratoren at den ansatte er inkludert i API-et eller datafilen som sendes til eADM.
-
-
Kontroller at startdatoen er innenfor eADM-importvinduet
-
Sjekk brukerens startdato mot innstillingen for importvinduet i eADM. Hvis brukeren for eksempel starter om 45 dager, men eADM-importvinduet er satt til 30 dager, vil brukeren ikke bli importert før om 15 dager.
-