Importere brukere med fremtidig startdato til eADM

En smidig introduksjonsprosess er avgjørende for å gi nyansatte en produktiv start. En viktig del av dette er å sikre at deres digitale kontoer og systemtilgang er klar fra første dag. eADM automatiserer denne klargjøringen, men det avhenger av at nye brukere importeres fra HR-systemet i tide.

Denne artikkelen forklarer de spesifikke betingelsene som avgjør når en ny bruker med en fremtidig startdato skal vises i eADM, slik at du kan sikre at arbeidsflyten for onboarding kjører uten forsinkelser.

Slik fungerer importprosessen

For at en bruker med en fremtidig startdato skal vises i eADM, må to hovedvilkår være oppfylt:

1. Tilgjengelighet i HR-systemet: Brukerens data må aktivt eksporteres eller gjøres tilgjengelig av HR-kildesystemet.

2. Vinduet eADM Import: Brukerens startdato må ligge innenfor tidsrammen som er konfigurert i eADM for import av fremtidige ansatte.

Disse betingelsene fungerer sammen. Hvis brukeren er tilgjengelig i HR-systemet, men startdatoen ligger for langt frem i tid, vil eADM ikke importere dem ennå. På samme måte vil de ikke bli importert hvis startdatoen er innenfor eADM-importvinduet, men HR-systemet ennå ikke eksporterer dataene deres.

1. HR-systemets tilgjengelighet

eADM kan bare importere brukere som den kan se. En bruker må være inkludert i datafilen eller API-et som leveres av organisasjonens HR-system. Hvordan dette fungerer, avhenger av det spesifikke systemet:

• Generell regel: For enhver integrasjon må en bruker være til stede i datakilden (f.eks. API-endepunkt eller datafil) som eADM leser fra.

• Visma Enterprise: eADM kan konfigureres til å importere ansatte et bestemt antall dager før deres offisielle startdato. En vanlig innstilling er 14 eller 30 dager.

• Agresso Unit4 (U4BW): Brukeren må være inkludert i stamdatafilen (stamdata) som genereres for integrasjonen.

Merk: Hvis en bruker ikke er synlig i kildedataene fra HR-systemet, har eADM ingen mulighet til å vite at vedkommende eksisterer og kan derfor ikke importere vedkommende.

2. Vinduet for eADM-import

eADM har vanligvis en innstilling som definerer hvor langt frem i tid den skal lete etter nye medarbeidere. Dette skaper et "importvindu".

• Denne innstillingen er et bestemt antall dager (f.eks. 30 dager).

• eADM importerer bare brukere med startdato innenfor denne kommende perioden.

• Hvis importvinduet for eksempel er satt til 30 dager, vil eADM importere en ny bruker den dagen som er 30 dager før den planlagte startdatoen, forutsatt at HR-systemet gjør dataene deres tilgjengelige.

Feilsøking: Hvorfor en fremtidig bruker ikke vises i eADM

Hvis du forventer at en ny medarbeider med en fremtidig startdato skal vises i eADM, men ikke gjør det, kan du følge disse tre trinnene for å finne årsaken.

1. Sjekk dataene i HR-systemet

   • Kontroller at brukeren er opprettet på riktig måte i HR-systemet. Bekreft at navnet, kontaktinformasjonen og, viktigst av alt, startdatoen er korrekt.

2. Bekreft eksport av HR-system

   • Sjekk om HR-systemet faktisk eksporterer brukerens data. Bekreft med HR-administratoren at den ansatte er inkludert i API-et eller datafilen som sendes til eADM.

3. Kontroller at startdatoen er innenfor eADM-importvinduet

   • Sjekk brukerens startdato mot innstillingen for importvinduet i eADM. Hvis brukeren for eksempel starter om 45 dager, men eADM-importvinduet er satt til 30 dager, vil brukeren ikke bli importert før om 15 dager.