Softmatch: sammenslåing av brukere (manuelt ↔ HR og på tvers av organisasjoner)

Oversikt

eADM identifiserer hver bruker ved hjelp av en kilde-ID som hentes fra HR-systemet. Når den samme kilde-ID-en dukker opp igjen ved import, vet eADM at det er samme person – systemet oppdaterer den eksisterende kontoen (og gjenoppretter den hvis den ble slettet). Vi kaller dette «hard matching». Funksjonen er alltid aktiv og krever ingen konfigurering.

Softmatch er en reserve løsning for tilfeller der kilde-ID-ene ikke stemmer overens, men det likevel dreier seg om samme person:

• En bruker ble opprettet manuelt i eADM (en manuell bruker) og kommer senere fra HR med en annen kilde-ID.

• Den samme personen er ansatt i mer enn ett selskap (juridisk enhet) som er importert samlet, eller en HR-post returneres med en ny kilde-ID.

I stedet for å søke etter kilde-ID, søker softmatch etter én attributtverdi du velger (for eksempel personnummer). Hvis det finnes nøyaktig én entydig treff, slår eADM sammen postene i stedet for å opprette en duplikat.

Det finnes to uavhengige innstillinger for softmatch:

Begge er valgfrie og angis per organisasjon. Hvis man lar dem stå på «ingen», deaktiveres softmatch.

Hard matching vs. softmatch

Hovedpoeng: Hard matching vinner. Softmatch trer kun i kraft når kilde-ID-ene ikke allerede identifiserer brukeren.

Hvor skal man konfigurere

Softmatch inngår i det avanserte leietakeroppsettet. Hvordan du endrer dette, avhenger av hvilke tilgangsrettigheter du har:

• Partnere og utvalgte bedriftskunder har rollen «Organisasjonsadministrator», som gir mulighet til å konfigurere sin egen leietaker på egen hånd. Hvis du har denne rollen, følger du trinnene nedenfor.

• Alle andre kunder: Ta kontakt med kundestøtte for å få SoftMatch aktivert eller endret. Oppgi hvilket attributt du ønsker å samkjøre etter, og om det gjelder manuell↔HR-sammenslåing, sammenslåing på tvers av selskaper eller begge deler.

Selvbetjening (Organisasjonsadministrator)

1. Åpne «Systemadministrasjon» → «Kundeoppsett» i menyen til venstre.

2. Velg organisasjonen du ønsker å konfigurere.

3. Åpne fanen «Kontoer ».

4. Velg «Rediger».

5. Finn disse to feltene:

   • Attributt for sammenslåing av brukere på tvers av selskaper

   • Attributt for sammenslåing av manuelle brukere med HR-brukere

6. Velg en egenskap fra rullegardinmenyen, eller «ingen» for å deaktivere den.

7. Lagre.

Egenskaper du kan velge

Bare disse attributtene kan brukes til softmatch:

• E-post

• AnsattNummer

• Post

• Mobil

• PrivatTelefon

• Socialsecuritynumber

• KildeId

• BrukerId

• Brukernavn

• WebUserId

Velg noe som er unikt for hver enkelt person og som alltid er fylt ut på begge sider. Personnummer er det vanligste valget der dette er tilgjengelig.

Brukere av Manual ble slått sammen med HR-brukere

Når skal dette brukes: En administrator oppretter en bruker manuelt før HR leverer brukeren (en nyansatt som trenger tilgang fra første dag, en vikar, en innleid). Senere inneholder HR-importen den samme personen. Uten «softmatch» ender man opp med to kontoer. Med «softmatch» aktivert, for eksempel på personnummer, kobler eADM den manuelle kontoen til den innkommende HR-brukeren. Kontoen beholder sin historikk og blir fra da av administrert av HR.

Retningen er avgjørende: Denne sammenslåingen styres fra den manuelle siden. Den utføres når en aktiv manuell konto støter på en samsvarende HR-post under importen. En bruker med kun HR-tilgang vil ikke hente inn en manuell post på egen hånd.

Brukere samlet på tvers av selskaper

Når skal denne innstillingen brukes: Noen HR-systemer registrerer personer som jobber for mer enn én bedrift (juridisk enhet) – for eksempel en person som er ansatt på deltid i to kommunale enheter. Når disse enhetene importeres sammen til samme eADM-organisasjon, sørger denne innstillingen for at personen gjenkjennes som én bruker (identifisert ut fra det valgte attributtet, vanligvis personnummer) og at stillingene fra hver bedrift oppbevares på den samme kontoen, i stedet for å opprette et eget duplikat for hver bedrift.

Den kobler også en eksisterende HR-bruker på nytt dersom kilde-ID-en den kommer med endres, men det valgte attributtet fortsatt stemmer overens.

Støttede importformater

Bare enkelte HR-importfiler bruker denne innstillingen for å unngå dupliserte brukerobjekter. I disse formatene blir en person som er oppført under mer enn ett selskap (med forskjellig ansattnummer per selskap) levert som flere poster; når innstillingen «Attributt for sammenslåing av brukere på tvers av selskaper» er aktivert, blir disse postene slått sammen til én bruker. Uten denne innstillingen oppretter importen ett brukerobjekt per selskap.

Formater som bruker innstillingen på denne måten:

• Visma Enterprise (HRM)

• Simployer

• Xledger

• Personec P

• Unit4 (Agresso)

• Mepco

For andre importformater påvirker ikke denne innstillingen antallet brukerobjekter som opprettes — de importeres enten fra ett enkelt selskap, eller de samler allerede en persons ansettelser på egen hånd. Hvis du er usikker på om dette gjelder for din HR-feed, kan du kontakte kundestøtte.

Manuell sammenslåing: legge til en manuell stilling for en HR-bruker

Softmatch gjør mer enn bare å bytte ut én konto med en annen. En manuelt opprettet bruker er merket med flagget «Manuell sammenslåing ». Når dette flagget er aktivert og softmatch-prosessen «manuell→HR» finner den tilsvarende HR-brukeren, sletter ikke eADM bare den manuelle kontoen – systemet slår i stedet sammen stillingsdataene fra den manuelle posten med den HR-administrerte brukeren.

I praksis gir dette deg muligheten til å legge til en stilling for en HR-ansatt som ikke er opprettet av HR-avdelingen selv. eADM støtter flere stillinger for én bruker, så den manuelt opprettede stillingen legges til i tillegg til HR-stillingene, i stedet for å erstatte dem. Brukeren ender opp som én HR-administrert konto med en ekstra, manuelt lagt til stilling.

Hvordan det skjer:

• Når du oppretter en bruker ved hjelp av veiviseren for nye brukere, setter eADM automatisk flagget for «Manuell sammenslåing » til «ja ».

• Markeringen vises også som et ja/nei-felt for brukeren, dersom du trenger å sjekke eller endre den.

• Ved neste import, dersom attributtet «manual→HR softmatch» er angitt og personen samsvarer med en HR-bruker, blir den manuelle stillingen slått sammen med den aktuelle HR-brukeren.

Det avhenger av to ting:

• Attributtet «manual→HR softmatch» må angis (manuell sammenslåing har ingen effekt i seg selv – den fungerer gjennom den samme samsvaringsprosessen som beskrevet ovenfor).

• Beregn hovedstilling — en tilhørende organisasjonsinnstilling (vises i enkelte HR-systemer) avgjør om eADM skal beregne på nytt hvilken stilling som er den primære etter at stillinger er slått sammen. Slå denne innstillingen på hvis den tilførte stillingen skal tas med i betraktningen når hovedstillingen velges.

Samme forbehold som ellers: Den manuelle posten må være aktiv på importtidspunktet for at sammenslåingen skal kunne gjennomføres. En utløpt eller slettet manuell stilling vil ikke bli slått sammen med HR-brukeren.

Viktige forbehold

1. Manuelle brukere med utløpt eller slettet status blir ikke gjenopprettet.
Det er dette som overrasker folk. Sammenslåingen mellom «manuell» og «HR» tar kun hensyn til aktive manuelle kontoer – altså kontoer som ikke er utløpt eller slettet, og som ligger innenfor start- og sluttdatoene.

Så hvis en manuell bruker utløper eller slettes, og den samme personen senere registreres i HR-systemet med samme attributtverdi, vil Softmatch ikke knytte vedkommende til den gamle manuelle kontoen på nytt. Du får en ny HR-administrert konto, og alt som kun fantes på den gamle manuelle kontoen (manuelt tildelte roller, overstyringer) blir ikke overført.

Praktisk råd: Gjennomfør sammenslåingen mens den manuelle kontoen fremdeles er aktiv. Hvis en manuell brukerkonto snart utløper og du forventer at HR vil opprette en konto for den samme personen, bør du la importen kjøre før utløpsdatoen. Hvis fristen allerede er overskredet, må du regne med at det opprettes en ny konto og rydde opp manuelt.

2. Sammenføyning mellom manuell og HR-data skjer i én retning.
Den utløses når den aktive manuelle kontoen samsvarer med en HR-post — ikke omvendt.

3. Sammenligningen må være entydig.
eADM utfører kun sammenslåing når det finner nøyaktig én entydig samsvar på det valgte attributtet. Hvis verdien er tom, eller hvis flere poster deler den, hopper softmatch over den aktuelle brukeren i stedet for å gjette. Sørg for at attributtet er unikt og utfylt.

4. Kun de oppførte attributtene kan velges, og innstillingen gjelder per organisasjon.

5. Hard matching utføres fortsatt først.
En Source ID som dukker opp igjen, gjenoppretter en slettet konto av seg selv. Softmatch overstyrer ikke dette — den håndterer kun poster som Source ID ikke klarte å håndtere.

Praktiske eksempler

Alle eksemplene tar utgangspunkt i den fiktive Fableton kommune.

Eksempel 1 – manuell bruker møter HR (fungerer som forventet)
Fableton ansetter en lærer som trenger tilgang umiddelbart. Administratoren oppretter en manuell konto. Noen dager senere kommer den samme læreren inn via HR-importen med et personnummer. Med Attributt for sammenslåing av manuelle brukere med HR-brukere innstilt til Socialsecuritynumber, eADM knytter den manuelle kontoen til HR-brukeren. Resultat: én konto, nå administrert av HR, med historikken intakt.

Eksempel 2 — manuell brukerkonto utløp først (forbeholdet)
Fableton oppretter en manuell konto for en vikar, med utløpsdato ved slutten av semesteret. Kontoen utløper. To måneder senere registrerer HR den samme personen med samme personnummer. Softmatch gjenoppretter ikke den utløpte manuelle kontoen – systemet ser kun på aktive manuelle kontoer. Resultat: Det opprettes en helt ny HR-konto, og rollene som kun fantes på den gamle manuelle kontoen, forsvinner. Hvis disse rollene er viktige, må en administrator tildele dem på nytt.

Eksempel 3 – samme person i to selskaper (juridiske personer)
En økonomimedarbeider jobber på deltid for to juridiske enheter som Fableton importerer samlet fra Visma Enterprise, og HR tildeler et forskjellig ansattnummer i hver av dem. Med Attributt for sammenslåing av brukere på tvers av selskaper innstilt til Socialsecuritynumber, eADM gjenkjenner begge som samme person og beholder begge stillingene på én konto, i stedet for å opprette to duplikater.

Eksempel 4 – legge til en manuell stilling for en HR-bruker (manuell sammenslåing)
En lærer ved Fableton har også en liten rolle i biblioteket som HR-systemet ikke dekker. En administrator oppretter denne ekstra stillingen manuelt for den aktuelle personen (manuell sammenslåing er aktivert som standard). Med Attributt for sammenslåing av manuelle brukere med HR-brukere innstilt til Socialsecuritynumber, ved neste import kobles den manuelle registreringen til lærerens HR-konto, og bibliotekstillingen legges til sammen med HR-stillingen. Resultat: én HR-administrert konto med to stillinger. Hvis Beregn hovedposisjon er aktivert, sjekker eADM på nytt hvilken av de to som er primær.

Hurtigreferanse

Sist oppdatert: 10. august 2026