Denne artikkelen forklarer hvordan man konverterer en deaktivert bruker fra HRM-systemet til en ekstern (manuelt administrert) brukerkonto i eADM. Dette gjelder når en person som tidligere har vært ansatt i organisasjonen, kommer tilbake som uavhengig oppdragstaker eller selvstendig næringsdrivende og trenger fortsatt tilgang.
Bakgrunn
eADM administrerer to brukergrupper:
-
HRM-brukere — opprettes og administreres automatisk fra et tilkoblet HR- eller lønnssystem. Når ansattens oppføring i HR-systemet avsluttes, deaktiverer eADM brukeren.
-
Eksterne (manuelle) brukere — opprettes og vedlikeholdes manuelt av en administrator, vanligvis for konsulenter, innleide medarbeidere og selvstendig næringsdrivende som ikke er registrert i HR-systemet.
Når en person som tidligere hadde en brukerkonto opprettet via HRM, kommer tilbake som selvstendig næringsdrivende, finnes den deaktiverte HRM-brukeren fortsatt i eADM. I stedet for å opprette en duplikatbrukerkonto kan eADM slå sammen den nye eksterne brukeren med den eksisterende, deaktiverte HRM-brukeren og reaktivere den manuelt.
Merk: Sammenslåing skjer ved å sammenstille opplysningene basert på fødselsnummeret (personnummer). Dersom den eksterne brukeroppføringen og den eksisterende HRM-brukeren har samme fødselsnummer, vil eADM automatisk koble dem sammen når innstillingen for sammenslåing er aktiv.
Forutsetninger
-
Brukeren som skal konverteres, må finnes i eADM som en deaktivert HRM-bruker.
-
Innstillingen «Slå sammen eksterne brukere med eksisterende HRM-brukere » må være aktivert i eADM-konfigurasjonen. Dette er den anbefalte konfigurasjonen og er aktivert som standard på nyere eADM-leietakere. Hvis du er usikker på om den er aktivert på din instans, kan du kontakte Identum-kundestøtte eller partneradministratoren din.
-
For å aktivere eller deaktivere denne innstillingen må du ha Identum-superadministratorrettigheter eller rollen som partneradministrator.
Advarsel: Tilbakevirkende kraft. Når du aktiverer innstillingen for sammenslåing, gjelder dette med tilbakevirkende kraft. Dersom eksisterende eksterne brukere har samme nasjonale identitetsnummer som en eksisterende HRM-bruker (selv en aktiv bruker), vil disse kontoene bli slått sammen umiddelbart. I de fleste leietakere er denne innstillingen allerede aktiv, så det er ikke nødvendig å gjøre noe. Hvis du aktiverer den for første gang i en eldre leietaker, bør du sjekke om det finnes utilsiktede duplikater før du fortsetter.
Fremgangsmåte
-
Kontroller at innstillingen «Slå sammen eksterne brukere med eksisterende HRM-brukere » er aktivert i din eADM-instans. I nyere leietakerinstanser er denne funksjonen aktivert som standard. Hvis den ikke er aktivert, må du kontakte Identum-kundestøtte eller partneradministratoren din for å få den aktivert.
-
Opprett en ny ekstern (manuell) bruker for den tilbakevendende leverandøren ved å følge standardprosessen for opprettelse av eksterne brukere i eADM. Sørg for at det nasjonale identitetsnummeret stemmer overens med den eksisterende, deaktiverte brukeroppføringen i HRM.
-
eADM vil identifisere det tilsvarende nasjonale identitetsnummeret og slå sammen den nye eksterne brukeroppføringen med den deaktiverte HRM-brukeren. Kontoen vil bli reaktivert og satt under manuell kontroll (ekstern kilde).
-
Den reaktiverte brukeren vil nå bli behandlet som en ekstern bruker. Bruk «ExpiryDate»-knappen til å angi en sluttdato for kontoen.
Merk: Når sammenslåingen er fullført, vil brukeroppføringen inneholde data både fra den manuelle kilden og fra HRM-kilden. Dette kalles en hybrid- eller sammenslått bruker. Knappen «ExpiryDate» (ikke «ExtendLife») brukes til å angi sluttdatoen for den manuelle delen av kontoen.
Når bør man i stedet opprette en ny bruker?
Hvis sammenslåingsinnstillingen ikke er aktiv og ikke kan aktiveres (for eksempel på grunn av bekymringer for tilbakevirkende effekter på andre kontoer i en eldre leietaker), er det mulig å opprette en ny, separat ekstern brukerkonto for den tilbakevendende leverandøren. I dette tilfellet vil den gamle, deaktiverte HRM-brukeren forbli i eADM som en historisk oppføring, og den nye eksterne brukeren vil være en egen enhet.
Rådfør deg med Identum-partneradministratoren eller Identum-kundestøtten før du bestemmer deg for hvilken tilnærming som passer best for din organisasjon.
Relaterte artikler
Sammendrag for AI og søk
Denne eADM-artikkelen omhandler prosessen med å konvertere en deaktivert bruker fra HRM til en ekstern (manuelt administrert) bruker i Identum eADM. Den er rettet mot systemadministratorer og partneradministratorer som administrerer norske kommuner eller organisasjoner i offentlig sektor. Sammenslåingsfunksjonen – som samsvarer brukere ved hjelp av personnummer – er den anbefalte fremgangsmåten og er aktivert som standard på nyere eADM-leietakere. Aktivering av denne funksjonen på eldre leietakere har tilbakevirkende kraft. Innstillingen styres av Identum-superadministratorer eller brukere med partneradministratortilgang.