Gebruikers met een toekomstige startdatum importeren in eADM

Een soepel onboardingproces is essentieel om nieuwe medewerkers een productieve start te geven. Een cruciaal onderdeel hiervan is ervoor te zorgen dat hun digitale accounts en systeemtoegang vanaf de eerste dag gereed zijn. eADM automatiseert deze provisioning, maar is afhankelijk van het tijdig importeren van nieuwe gebruikers uit uw HR-systeem.

In dit artikel worden de specifieke voorwaarden uitgelegd die bepalen wanneer een nieuwe gebruiker met een toekomstige startdatum in eADM verschijnt, zodat je onboardingworkflow zonder vertraging verloopt.

Hoe het importproces werkt

Om een gebruiker met een toekomstige startdatum in eADM te laten verschijnen, moet aan twee primaire voorwaarden worden voldaan:

1. Beschikbaarheid in het HR-systeem: De gegevens van de gebruiker moeten actief geëxporteerd of beschikbaar gemaakt worden door het bron HR-systeem.

2. Het eADM Importvenster: De begindatum van de gebruiker moet binnen het tijdsbestek vallen dat in eADM geconfigureerd is voor het importeren van toekomstige werknemers.

Deze voorwaarden werken samen. Als de gebruiker beschikbaar is in het HR-systeem, maar de begindatum te ver in de toekomst ligt, zal eADM hem nog niet importeren. Op dezelfde manier, als hun begindatum binnen het eADM importvenster ligt, maar het HR-systeem hun gegevens nog niet exporteert, zullen ze niet geïmporteerd worden.

1. Beschikbaarheid HR-systeem

eADM kan alleen gebruikers importeren die het kan zien. Een gebruiker moet zijn opgenomen in het gegevensbestand of de API die wordt geleverd door het HR-systeem van je organisatie. Hoe dit werkt, hangt af van het specifieke systeem:

• Algemene regel: Voor elke integratie moet een gebruiker aanwezig zijn in de gegevensbron (bijv. API endpoint of gegevensbestand) waaruit eADM leest.

• Visma Enterprise: eADM kan geconfigureerd worden om werknemers een bepaald aantal dagen voor hun officiële startdatum te importeren. Een gebruikelijke instelling is 14 of 30 dagen.

• Agresso Unit4 (U4BW): De gebruiker moet zijn opgenomen in het stamgegevensbestand (stamdata) die wordt gegenereerd voor de integratie.

Opmerking: Als een gebruiker niet zichtbaar is in de brongegevens van het HR-systeem, weet eADM niet dat hij bestaat en kan eADM hem niet importeren.

2. Het venster eADM importeren

eADM heeft meestal een instelling die bepaalt hoe ver in de toekomst gezocht moet worden naar nieuwe werknemers. Dit creëert een "importvenster".

• Deze instelling is een specifiek aantal dagen (bijvoorbeeld 30 dagen).

• eADM zal alleen gebruikers importeren waarvan de startdatum binnen deze aankomende periode valt.

• Als het importvenster bijvoorbeeld is ingesteld op 30 dagen, zal eADM een nieuwe gebruiker importeren op de dag die 30 dagen voor hun geplande startdatum ligt, op voorwaarde dat het HR-systeem hun gegevens beschikbaar stelt.

Problemen oplossen: Waarom een toekomstige gebruiker niet verschijnt in eADM

Als je verwacht dat een nieuwe medewerker met een toekomstige startdatum in eADM verschijnt, maar dit niet het geval is, volg dan deze drie stappen om de oorzaak te achterhalen.

1. Controleer de gegevens van het HR-systeem

   • Controleer of de gebruiker correct is aangemaakt in het HR-systeem. Controleer of de naam, contactgegevens en vooral de startdatum correct zijn.

2. HR-systeem export bevestigen

   • Controleer of het HR-systeem daadwerkelijk de gegevens van de gebruiker exporteert. Bevestig met je HR-beheerder dat de werknemer is opgenomen in de API of het gegevensbestand dat naar eADM wordt gestuurd.

3. Controleer of de begindatum binnen het eADM valt

   • Vergelijk de startdatum van de gebruiker met de instelling van het importvenster in eADM. Als de gebruiker bijvoorbeeld over 45 dagen start, maar het eADM importvenster is ingesteld op 30 dagen, dan wordt de gebruiker pas over 15 dagen geïmporteerd.