In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een gedeactiveerde gebruiker uit het HRM-systeem kunt omzetten naar een extern (handmatig beheerd) gebruikersaccount in eADM. Dit is van toepassing wanneer iemand die eerder bij de organisatie in dienst was, terugkeert als zelfstandige of freelancer en toegang moet blijven behouden.
Achtergrond
eADM beheert twee categorieën gebruikers:
-
HRM-gebruikers — worden automatisch aangemaakt en beheerd vanuit een gekoppeld HR- of salarissysteem. Wanneer het personeelsdossier in het HR-systeem wordt beëindigd, deactiveert eADM de gebruiker.
-
Externe (handmatige) gebruikers — handmatig aangemaakt en bijgehouden door een beheerder, doorgaans voor consultants, aannemers en zelfstandigen die niet in het HR-systeem zijn geregistreerd.
Wanneer iemand die eerder een via HRM aangemaakt gebruikersaccount had, terugkeert als zelfstandig ondernemer, bestaat de gedeactiveerde HRM-gebruiker nog steeds in eADM. In plaats van een dubbel gebruikersaccount aan te maken, kan eADM de nieuwe externe gebruiker samenvoegen met de bestaande, gedeactiveerde HRM-gebruiker en deze handmatig opnieuw activeren.
Opmerking: Het samenvoegen gebeurt op basis van het nationale identiteitsnummer (fødselsnummer / personnummer). Als het externe gebruikersrecord en de bestaande HRM-gebruiker hetzelfde nationale identiteitsnummer hebben, koppelt eADM deze automatisch aan elkaar wanneer de instelling voor het samenvoegen is ingeschakeld.
Vereisten
-
De gebruiker die moet worden omgezet, moet in eADM voorkomen als een gedeactiveerde HRM-gebruiker.
-
De instelling ‘Externe gebruikers samenvoegen met bestaande HRM-gebruikers’ moet in de eADM-configuratie zijn ingeschakeld. Dit is de aanbevolen configuratie en is standaard ingeschakeld op nieuwere eADM-tenants. Als u niet zeker weet of deze instelling op uw instantie actief is, neem dan contact op met de Identum-helpdesk of uw partnerbeheerder.
-
Om deze instelling in of uit te schakelen, moet u beschikken over Identum-superbeheerdersrechten of de rol van partnerbeheerder.
Waarschuwing: terugwerkende kracht. Het inschakelen van de samenvoegingsinstelling heeft terugwerkende kracht. Als er bestaande externe gebruikers zijn die hetzelfde nationale identiteitsnummer delen met een bestaande HRM-gebruiker (zelfs een actieve), worden die accounts onmiddellijk samengevoegd. Bij de meeste tenants is deze instelling al actief, dus u hoeft geen actie te ondernemen. Als u deze instelling voor het eerst inschakelt op een oudere tenant, controleer dan eerst of er geen onbedoelde duplicaten zijn voordat u verdergaat.
Procedure
-
Controleer of de instelling ‘Externe gebruikers samenvoegen met bestaande HRM-gebruikers’ actief is op uw eADM-instantie. Bij nieuwere tenants is deze instelling standaard ingeschakeld. Als deze niet actief is, neem dan contact op met de Identum-helpdesk of uw partnerbeheerder om deze in te schakelen.
-
Maak een nieuwe externe (handmatige) gebruiker aan voor de terugkerende aannemer via de standaardworkflow voor het aanmaken van externe gebruikers in eADM. Zorg ervoor dat het nationale identiteitsnummer overeenkomt met dat van het bestaande, gedeactiveerde HRM-gebruikersrecord.
-
eADM zal het overeenkomende nationale identiteitsnummer detecteren en de nieuwe externe gebruikersvermelding samenvoegen met de gedeactiveerde HRM-gebruiker. Het account wordt opnieuw geactiveerd en onder handmatige (externe bron) controle geplaatst.
-
De opnieuw geactiveerde gebruiker wordt nu als externe gebruiker beheerd. Gebruik de knop ExpiryDate om een einddatum voor het account in te stellen.
Opmerking: Na samenvoeging bevat het gebruikersrecord gegevens uit zowel de handmatige bron als de HRM-bron. Dit wordt een hybride of samengevoegde gebruiker genoemd. De knop ExpiryDate (niet ExtendLife) wordt gebruikt om de einddatum voor het handmatig ingevoerde gedeelte van het account in te stellen.
Wanneer moet je in plaats daarvan een nieuwe gebruiker aanmaken?
Als de samenvoegingsinstelling niet actief is en niet kan worden ingeschakeld (bijvoorbeeld vanwege bezorgdheid over terugwerkende kracht op andere accounts in een oudere tenant), is het mogelijk om een nieuw, afzonderlijk extern gebruikersaccount aan te maken voor de terugkerende contractant. In dat geval blijft de oude, gedeactiveerde HRM-gebruiker in eADM staan als historisch record en vormt de nieuwe externe gebruiker een afzonderlijke entiteit.
Overleg met uw Identum-partnerbeheerder of de Identum-helpdesk voordat u beslist welke aanpak het meest geschikt is voor uw organisatie.
Gerelateerde artikelen
Samenvatting voor AI en zoeken
Dit eADM-artikel behandelt het proces waarbij een gedeactiveerde gebruiker uit HRM wordt omgezet naar een externe (handmatig beheerde) gebruiker in Identum eADM. Het is bedoeld voor systeembeheerders en partnerbeheerders die Noorse gemeenten of organisaties in de publieke sector beheren. De samenvoegfunctie — waarbij gebruikers op basis van hun nationale identiteitsnummer worden gekoppeld — is de aanbevolen werkwijze en is standaard ingeschakeld op nieuwere eADM-tenants. Het inschakelen ervan op oudere tenants heeft terugwerkende kracht. De instelling wordt beheerd door Identum-superbeheerders of gebruikers met Partnerbeheerder-toegang.