Softmatch: gebruikers samenvoegen (handmatig ↔ HR en tussen organisaties)

Overzicht

eADM identificeert elke gebruiker aan de hand van een bron-ID uit het HR-systeem. Wanneer dezelfde bron-ID bij het importeren opnieuw wordt aangetroffen, weet eADM dat het om dezelfde persoon gaat — het werkt het bestaande account bij (en herstelt het indien het was verwijderd). Dit noemen we ‘hard matching’. Deze functie staat altijd aan en hoeft niet te worden geconfigureerd.

Softmatch is een alternatieve oplossing voor gevallen waarin de bron-ID’s niet overeenkomen, maar het toch om dezelfde persoon gaat:

• Een gebruiker is handmatig aangemaakt in eADM (een handmatige gebruiker) en wordt later vanuit HR aangemeld met een andere bron-ID.

• Dezelfde persoon werkt voor meer dan één bedrijf (rechtspersoon) die gezamenlijk zijn geïmporteerd, of er wordt een HR-record teruggestuurd met een nieuwe bron-ID.

In plaats van te zoeken op bron-ID, zoekt softmatch op één door u gekozen attribuutwaarde (bijvoorbeeld het burgerservicenummer). Als er precies één eenduidige overeenkomst wordt gevonden, voegt eADM de records samen in plaats van een duplicaat aan te maken.

Er zijn twee onafhankelijke instellingen voor softmatch:

Beide zijn optioneel en worden per organisatie ingesteld. Als je ze op ‘geen’ laat staan, wordt softmatch uitgeschakeld.

Hard matching versus softmatch

Belangrijk punt: harde matching heeft voorrang. Softmatch wordt alleen toegepast wanneer de bron-ID’s de identiteit niet al kunnen vaststellen.

Waar kan ik dit instellen?

Softmatch maakt deel uit van de geavanceerde configuratie voor huurders. Hoe je dit kunt wijzigen, hangt af van je toegangsrechten:

• Partners en bepaalde zakelijke klanten hebben de rol van organisatiebeheerder, waarmee ze hun tenant zelf kunnen instellen. Als u deze rol hebt, volgt u de onderstaande stappen.

• Alle andere klanten: neem contact op met de helpdesk om Softmatch te laten activeren of aanpassen. Geef aan op basis van welk kenmerk u wilt matchen en of dit bedoeld is voor handmatig ↔ HR-samenvoegen, samenvoegen tussen bedrijven, of beide.

Zelfbediening (organisatiebeheerder)

1. Open in het menu aan de linkerkant Systeembeheer → Klantinstellingen.

2. Selecteer de organisatie die u wilt configureren.

3. Open het tabblad ‘Rekeningen ’.

4. Kies ‘Bewerken’.

5. Zoek deze twee velden:

   • Attribuut voor het samenvoegen van gebruikers uit verschillende bedrijven

   • Attribuut voor het samenvoegen van handmatige gebruikers met HR-gebruikers

6. Kies een eigenschap uit de vervolgkeuzelijst, of ‘geen’ om deze uit te schakelen.

7. Opslaan.

Kenmerken waaruit je kunt kiezen

Alleen deze attributen kunnen worden gebruikt voor softmatch:

• E-mail

• WerknemerNummer

• Mail

• Mobiel

• Privételefoon

• Sociaalverzekeringsnummer

• BronId

• UserId

• Gebruikersnaam

• Webgebruiker-ID

Kies iets dat voor iedereen uniek is en dat aan beide kanten altijd wordt ingevuld. Het burgerservicenummer is de gebruikelijke keuze, indien beschikbaar.

Gebruikers van Manual zijn samengevoegd met HR-gebruikers

Wanneer dit te gebruiken: een beheerder maakt handmatig een gebruiker aan voordat HR deze aanlevert (een nieuwe medewerker die vanaf de eerste dag toegang nodig heeft, een invaller, een zzp’er). Later bevat de HR-import dezelfde persoon. Zonder softmatch krijg je dan twee accounts. Als softmatch is ingeschakeld, bijvoorbeeld op basis van het burgerservicenummer, koppelt eADM het handmatig aangemaakte account aan de binnenkomende HR-gebruiker. Het account behoudt zijn geschiedenis en wordt vanaf dat moment door HR beheerd.

De richting is van belang: deze samenvoeging wordt vanuit de handmatige kant aangestuurd. Deze wordt uitgevoerd wanneer een actief handmatig account tijdens het importeren een overeenkomend HR-record tegenkomt. Een gebruiker die uitsluitend met HR werkt, zal een handmatig record niet uit eigen beweging opnemen.

Gebruikers die over verschillende bedrijven heen zijn samengevoegd

Wanneer moet je dit gebruiken: sommige HR-systemen registreren een persoon die voor meer dan één bedrijf (rechtspersoon) werkt — bijvoorbeeld iemand die in deeltijd bij twee gemeentelijke instanties in dienst is. Wanneer die instanties samen in dezelfde eADM-organisatie worden geïmporteerd, zorgt deze instelling ervoor dat de persoon als één gebruiker wordt herkend (op basis van het gekozen kenmerk, meestal het burgerservicenummer) en dat de functies van elk bedrijf onder dat ene account worden bewaard, in plaats van per bedrijf een afzonderlijk duplicaat aan te maken.

Ook wordt een bestaande HR-gebruiker opnieuw gekoppeld als de bron-ID waarmee deze binnenkomt, verandert, maar het gekozen kenmerk nog steeds overeenkomt.

Ondersteunde importformaten

Slechts bij sommige HR-importen wordt deze instelling gebruikt om dubbele gebruikersobjecten te voorkomen. Bij deze formaten wordt een persoon die bij meer dan één bedrijf voorkomt (met een verschillend personeelsnummer per bedrijf) als meerdere records aangeleverd; als de opt ie ‘Attribuut voor het samenvoegen van gebruikers tussen bedrijven’ is ingeschakeld, worden die records samengevoegd tot één gebruiker. Zonder deze optie maakt de import één gebruikersobject per bedrijf aan.

Formaten die deze instelling op deze manier gebruiken:

• Visma Enterprise (HRM)

• Werkgever

• Xledger

• Personec P

• Unit4 (Agresso)

• Mepco

Voor andere importformaten heeft deze instelling geen invloed op het aantal gebruikersobjecten dat wordt aangemaakt — deze worden ofwel vanuit één bedrijf geïmporteerd, ofwel combineren ze de dienstverbanden van een persoon al zelf. Als u niet zeker weet of dit voor uw HR-feed geldt, neem dan contact op met de helpdesk.

Handmatig samenvoegen: een handmatige functie toevoegen aan een HR-gebruiker

Softmatch doet meer dan alleen het ene account door het andere vervangen. Een handmatig aangemaakte gebruiker is gemarkeerd met de vlag ‘Handmatige samenvoeging ’. Wanneer die vlag is ingeschakeld en de handmatige→HR-softmatch de overeenkomende HR-gebruiker vindt, verwijdert eADM niet zomaar het handmatig aangemaakte account, maar voegt het de functiegegevens van het handmatig aangemaakte record samen met de door HR beheerde gebruiker.

In de praktijk kun je hiermee een functie aan een HR-medewerker toewijzen die HR zelf niet aanbiedt. eADM ondersteunt meerdere functies per gebruiker, dus de handmatig aangemaakte functie wordt naast de HR-functies toegevoegd en vervangt deze niet. De gebruiker krijgt uiteindelijk één door HR beheerd account met een extra, handmatig toegevoegde functie.

Hoe het tot stand komt:

• Wanneer u een gebruiker aanmaakt met de wizard voor nieuwe gebruikers, stelt eADM de vlag ‘Handmatig samenvoegen ’ automatisch in op ‘ja ’.

• De vlag is ook zichtbaar als een ja/nee-veld bij de gebruiker, mocht je deze willen controleren of wijzigen.

• Als bij de volgende import het attribuut ‘handmatig→HR softmatch’ is ingesteld en de persoon overeenkomt met een HR-gebruiker, wordt de handmatige functie samengevoegd met die HR-gebruiker.

Dat hangt van twee dingen af:

• Het attribuut `manual→HR softmatch` moet worden ingesteld (handmatig samenvoegen heeft op zichzelf geen effect — het werkt via dezelfde koppeling die hierboven is beschreven).

• Hoofdfunctie berekenen — een bijbehorende organisatie-instelling (weergegeven in sommige HR-systemen) bepaalt of eADM na het samenvoegen van functies opnieuw berekent welke functie de primaire functie is. Schakel deze optie in als de toegevoegde functie in aanmerking moet worden genomen bij het selecteren van de hoofdfunctie.

Hetzelfde voorbehoud geldt als altijd: het handmatige record moet op het moment van importeren actief zijn om de samenvoeging te laten plaatsvinden. Een verlopen of verwijderde handmatige functie wordt niet samengevoegd met de HR-gebruiker.

Belangrijke kanttekeningen

1. Handmatig aangemaakte gebruikers waarvan de geldigheidsduur is verstreken of die zijn verwijderd, worden niet teruggehaald.
Dit is het punt dat mensen vaak verbaast. Bij het samenvoegen van handmatig aangemaakte accounts met HR-accounts worden alleen actieve handmatig aangemaakte accounts in aanmerking genomen — dus geen accounts waarvan de geldigheidsduur is verstreken, die zijn verwijderd of die buiten de start- en einddatum vallen.

Als een handmatig aangemaakte gebruiker dus verloopt of wordt verwijderd, en dezelfde persoon later via HR wordt aangemeld met dezelfde attribuutwaarde, zal softmatch deze persoon niet opnieuw koppelen aan het oude handmatig aangemaakte account. Je krijgt dan een nieuw, door HR beheerd account, en alles wat uitsluitend op het oude handmatig aangemaakte account stond (handmatig toegewezen rollen, overschrijvingen) wordt niet overgedragen.

Praktisch advies: voer de samenvoeging uit terwijl het handmatige account nog actief is. Als het handmatige account bijna verloopt en je verwacht dat HR dezelfde persoon aanmaakt, laat de import dan vóór het verstrijken van de geldigheidsduur plaatsvinden. Als de deadline al is verstreken, ga dan uit van een nieuw account en werk de gegevens handmatig bij.

2. Het samenvoegen van handmatige gegevens met HR-gegevens is eenrichtingsverkeer.
Het proces wordt gestart vanuit het actieve handmatige account dat overeenkomt met een HR-record — niet andersom.

3. De overeenkomst moet ondubbelzinnig zijn.
eADM voert alleen een samenvoeging uit als er precies één duidelijke overeenkomst wordt gevonden op het gekozen kenmerk. Als de waarde leeg is, of als meer dan één record deze waarde deelt, slaat softmatch die gebruiker over in plaats van een gok te doen. Zorg ervoor dat het kenmerk uniek is en ingevuld.

4. Alleen de vermelde kenmerken kunnen worden geselecteerd, en de instelling geldt per organisatie.

5. Hard matching wordt nog steeds als eerste uitgevoerd.
Een terugkerende Source ID herstelt een verwijderd account vanzelf. Softmatch heeft daar geen voorrang op — het verwerkt alleen records die Source ID niet kon verwerken.

Praktische voorbeelden

In alle voorbeelden wordt de fictieve gemeente Fableton als voorbeeld gebruikt.

Voorbeeld 1 — handmatige gebruiker komt in contact met HR (werkt zoals bedoeld)
Fableton neemt een docent in dienst die onmiddellijk toegang nodig heeft. De beheerder maakt een handmatig aangemaakt account aan. Een paar dagen later wordt via de HR-import dezelfde docent met een sofinummer toegevoegd. Met Attribuut voor het samenvoegen van handmatige gebruikers met HR-gebruikers instellen op Socialsecuritynumber, eADM koppelt het handmatige account aan de HR-gebruiker. Resultaat: één account, dat nu door HR wordt beheerd, met behoud van de geschiedenis.

Voorbeeld 2 — handmatig aangemaakt account is als eerste verlopen (het addertje onder het gras)
Fableton maakt een handmatig account aan voor een tijdelijke vervanger, met een vervaldatum aan het einde van het semester. Het account verloopt. Twee maanden later voert HR dezelfde persoon met hetzelfde burgerservicenummer in. Softmatch haalt het verlopen handmatige account niet terug — het kijkt alleen naar actieve handmatige accounts. Resultaat: er wordt een gloednieuw HR-account aangemaakt en de functies die alleen op het oude handmatige account stonden, zijn verdwenen. Als die functies van belang zijn, moet een beheerder ze opnieuw toewijzen.

Voorbeeld 3 — dezelfde persoon bij twee bedrijven (rechtspersonen)
Een financieel medewerker werkt in deeltijd voor twee rechtspersonen die Fableton gezamenlijk uit Visma Enterprise importeert, en de HR-afdeling kent in beide gevallen een ander personeelsnummer toe. Met Attribuut voor het samenvoegen van gebruikers uit verschillende bedrijven instellen op Socialsecuritynumber, eADM herkent beide als dezelfde persoon en houdt beide functies in één account bij, in plaats van twee dubbele accounts aan te maken.

Voorbeeld 4 — een handmatige functie toevoegen aan een HR-gebruiker (handmatige samenvoeging)
Een docent in Fableton vervult ook een kleine functie in de bibliotheek die niet door het HR-systeem wordt ondersteund. Een beheerder maakt die extra functie handmatig aan voor de betreffende persoon (de optie ‘Handmatig samenvoegen’ staat standaard ingeschakeld). Met Attribuut voor het samenvoegen van handmatige gebruikers met HR-gebruikers instellen op Socialsecuritynumber, bij de volgende import wordt het handmatige record gekoppeld aan het HR-account van de docent en wordt de functie in de bibliotheek toegevoegd naast de HR-functie. Resultaat: één door HR beheerd account met twee functies. Als Hoofdpositie berekenen is ingeschakeld, controleert eADM opnieuw welke van de twee de primaire is.

Beknopte gids

Laatst bijgewerkt: 10 augustus 2026