Hantera organisatoriska förändringar i Visma Enterprise HRM

För att bevara historiska data rekommenderar Visma Enterprise (VEP) en särskild metod för att hantera organisatoriska förändringar. Istället för att bara flytta befintliga enheter inom hierarkin innebär processen att nya enheter skapas och att gamla inaktiveras.

Den rekommenderade processen är följande:

• Den gamla organisationsenhetens nummer ändras (t.ex. genom att lägga till ett suffix).

• En ny organisatorisk enhet "box" skapas på den nya platsen i organisationsschemat. Den nya enheten återanvänder det ursprungliga enhetsnumret som den gamla enheten hade.

• Medarbetarna flyttas till den nya enheten på ett angivet datum.

• Den gamla enheten avaktiveras sedan.

Utmaningen för integrationer

Den här metoden innebär att de flyttade organisationsenheterna i praktiken är nya objekt med nya interna ID:n i Visma HRM. Detta får betydande konsekvenser för alla anslutna integrationer, eftersom eADM kommer att tolka dem som helt nya enheter.

När de nya enheterna skapas i Visma HRM kommer därför motsvarande duplicerade enheter att skapas i eADM och eventuella anslutna målsystem (t.ex. Compilo).

Denna process kräver manuella ingrepp för att säkerställa dataintegritet och bevara historiken i målsystemet. Även om det manuella arbetet inte är omfattande är det avgörande för framgång att stegen utförs i rätt ordning.

Procedur för manuell intervention

I följande procedur används Compilo som exempel på ett målsystem. Samma principer gäller för andra system som integreras via eADM.

Varning för detta: Följande steg måste utföras EFTER att den nya organisationsenheten har skapats i Visma och synkroniserats med eADM, men INNAN de anställda flyttas till den nya enheten i Visma.

Steg 1: I målsystemet (Compilo-exempel)

I målsystemet måste du omfördela den externa identifieraren från den nya, duplicerade enheten till den ursprungliga enheten som du vill behålla.

1. Hitta den nyskapade (duplicerade) organisationsenheten i Compilo.

2. Ta bort det externa ID:t från den nya enheten.

3. Hitta den originalenhet som du vill bevara.

4. Lägg till det externa ID som du just tog bort till den här ursprungliga enheten.

5. Avaktivera den nya, duplicerade enheten, eftersom den inte längre behövs.

Steg 2: I eADM

I eADM måste du ta bort länken (Anchor) från den gamla Visma-enheten till målsystemet. Detta förhindrar att data skrivs tillbaka till fel objekt.

1. Sök efter den ursprungliga organisatoriska enheten från HRM som ersätts.

2. Navigera till fliken Anchor för den enheten.

3. Ta bort det ankare som länkar till Compilo.

När dessa steg är slutförda kan de anställda flyttas i Visma HRM. De kommer nu att vara korrekt associerade med den ursprungliga enheten i Compilo, med alla historiska data bevarade.

Observera: Du kan använda meddelandeflöden i eADM för att automatiskt meddela systemadministratören för Compilo när denna åtgärd måste utföras.