Denna artikel beskriver en femstegsprocess för planering och genomförande av organisatoriska förändringar som påverkar eADM och dess tillhörande integrationer, vilket minimerar risken för felaktiga åtkomsträttigheter, övergivna integrationsdata eller oupptäckta bieffekter.
Obs! Denna process gäller alla organisatoriska förändringar av betydande omfattning: omstruktureringar, fusioner, uppdelning av avdelningar eller anpassning till Vismas rekommenderade organisationsstruktur och dess inverkan på eADM. För mindre förändringar som endast berör en enhet, se istället avsnittet ”Hantering av organisatoriska förändringar i Visma Enterprise HRM ”.
1. Se till att alla förändringar klargörs i förväg
Innan något tekniskt arbete påbörjas måste omorganisationens fullständiga omfattning vara känd och dokumenterad. En ofullständig eller ungefärlig förteckning över förändringarna är den vanligaste orsaken till problem längre fram i processen.
Skapa en översikt över alla ändringar
Skapa en samlad översikt som listar alla organisationsenheter som berörs av förändringen, oavsett nivå i hierarkin. Vi rekommenderar en struktur enligt följande:
|
Enhetsnamn (valfri nivå) |
Typ av ändring |
Ikraftträdandedatum |
Aktuellt enhetsnummer i Visma |
Nytt enhetsnummer i Visma |
|---|---|---|---|---|
|
Exempel: Teknisk drift |
Nytt |
— |
4210 |
|
|
Exempel: Bygg och fastigheter |
Utgången ur sortimentet |
3120 |
— |
Översikten måste omfatta båda följande punkter:
-
Varje ny organisationsenhet som ska inrättas, oavsett nivå, tillsammans med dess nya enhetsnummer.
-
Varje organisationsenhet som ska avvecklas, oavsett nivå, tillsammans med dess nuvarande enhetsnummer.
Vår tydliga rekommendation: återanvänd inte enhetsnummer. Om man återanvänder numret för en utgången enhet till en ny enhet leder det till att eADM och anslutna målsystem blandar ihop de två enheterna, vilket förstör historiska data och åtkomsthistoriken.
2. Kartlägg de regeluppsättningar som påverkas av ändringarna
Använd översikten från steg 1 för att identifiera alla regeluppsättningar som hänvisar till något av de berörda enhetsnumren. Detta omfattar regeluppsättningar som reglerar:
-
Gruppmedlemskap
-
Överlåtelse av licens
-
Övriga åtkomsträttigheter
Utöka de berörda regeluppsättningarna med de nya enhetsnumren innan organisationsförändringarna importeras till eADM. Genom att göra detta i förväg säkerställer man att de nya enheterna omfattas av åtkomst- och licensreglerna på rätt sätt redan från det ögonblick de dyker upp i eADM, istället för i efterhand.
3. Integrera kartor med målsystemen
För varje integration som är ansluten till eADM ska du bedöma följande två frågor.
3.1 Behöver målsystemet manuella uppdateringar av enhetsnumren?
System för ärende- och dokumenthantering (Acos WebSak, P360 och liknande) samt Compilo kräver vanligtvis att systemansvarig manuellt matar in de nya enhetsnumren i ExternId innan organisationsändringarna importeras till eADM.
3.2 Behöver målsystemet en kvalitetskontroll?
Kontrollera om målsystemet behöver genomgå en kvalitetskontroll avseende:
-
De regeluppsättningar som används för åtkomsthantering
-
De avdelningar som exporteras till den
-
Konfigurationen av den organisationsstruktur som den utnyttjar (till exempel Glup eller KS)
4. Planera genomförandet, fördela uppgifter och kommunicera internt
Kom överens om och informera om de frysperioder som krävs för ändringen, eftersom frysperiodens längd beror på ändringens omfattning och på om den genomförs i ett steg eller i etapper:
-
eADM-stopp: från några dagar till två veckor, beroende på omfattning och genomförandeplan.
-
Integrationsstopp: från några dagar till två veckor, beroende på omfattning och genomförandeplan.
Fastställ tydligt vem som ansvarar för varje uppgift i steg 1 till 3, och informera alla berörda om planen och tidsfönstren innan genomförandet inleds.
5. Genomför organisationsförändringarna i etapper
Genomför organisationsförändringarna i etapper istället för allt på en gång, till exempel ett verksamhetsområde i taget. För varje etapp:
-
Inaktivera synkroniseringsstegen för de integrationer som denna fas ännu inte påverkar.
-
Inaktivera meddelandeflöden som kan utlösas av organisationsförändringarna.
-
Importera organisationsförändringarna till eADM.
-
Kontrollera resultaten och gör stickprov för att säkerställa att ändringarna inte har lett till oförutsedda konsekvenser.
-
Åtgärda eventuella brister som upptäcks och gå sedan vidare till nästa fas av organisationsförändringarna.
-
Aktivera meddelandeflödena och integrationerna igen.
Obs! Genom att genomföra införandet stegvis, istället för att importera alla ändringar på en gång, blir steg 5.4 betydligt effektivare: en mindre omgång ändringar gör det lättare att identifiera och åtgärda oavsiktliga konsekvenser innan man går vidare.
Relaterade artiklar