Um zu verhindern, dass der Zugriff plötzlich verloren geht, wenn manuell zugewiesene Berechtigungen ablaufen, können Sie einen Nachrichtenfluss einrichten, der die Vorgesetzten automatisch im Voraus benachrichtigt.
Dieser Prozess umfasst zwei Hauptschritte:
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Erstellen eines Regelsatzes zur Ermittlung von Berechtigungen, deren Gültigkeitsdauer bald abläuft.
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Erstellen eines Nachrichtenflusses, der den Regelsatz nutzt, um eine detaillierte E-Mail-Benachrichtigung an den Vorgesetzten des Benutzers zu senden.
Schritt 1: Erstellen Sie den Regelsatz
Erstellen Sie zunächst den Regelsatz, der die Benachrichtigung auslöst. Dieser einzelne Regelsatz gilt für alle Benutzerberechtigungen, sodass Sie nicht für jede Art von Berechtigung separate Regeln erstellen müssen.
Regelkonfiguration
Der Regelsatz erfordert zwei logische Schritte:
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Ablaufende Berechtigungen finden: Diese Regel ermittelt alle Benutzer, deren Berechtigung in weniger als 14 Tagen abläuft.
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Attribut:
[FOREACH;ObjectPermission;ExpiryDate<[NOW+14]&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato:eadm] -
Zustand: Hat Wert
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Doppelte Benachrichtigungen vermeiden: Diese Regel stellt sicher, dass die Benachrichtigung pro ablaufender Berechtigung nur einmal versendet wird.
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Attribut:
[COUNTMESSAGESENT;] -
Bedingung: Ist gleich
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Argument:
0
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Hinweis: Die messageId wird absichtlich leer gelassen. Da keine ID angegeben wurde, [COUNTMESSAGESENT;] wird im Kontext des Nachrichtenflusses ausgewertet, dessen Sendevorgang diesen Regelsatz auslöst. Daher kann derselbe Regelsatz unverändert wiederverwendet werden, wenn Sie später weitere Ablaufbenachrichtigungsflüsse hinzufügen. Der Nachteil dabei ist, dass die eigene Vorschau des Regelsatzes nicht funktioniert – siehe den Hinweis in Schritt 3.
Schritt 2: Erstellen Sie den Nachrichtenfluss
Nachdem die Regel eingerichtet ist, können Sie nun den Nachrichtenablauf erstellen, der die E-Mail verfasst und versendet.
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Wechseln Sie zu „Nachrichtenabläufe“ und erstellen Sie einen neuen Ablauf.
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Nehmen Sie die Grundeinstellungen vor:
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Medium: E-Mail
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Empfänger: Manager
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Wählen Sie im Feld „Regelsatz“ den Regelsatz aus, den Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.
Konfiguration des E-Mail-Textes
Um eine hilfreiche Benachrichtigung zu gewährleisten, sollten im E-Mail-Text die konkreten Berechtigungen aufgeführt werden, die bald ablaufen. Dies geschieht mithilfe eines FOREACH Funktion im Nachrichtentext.
Der folgende Code durchläuft alle ablaufenden Berechtigungen des Benutzers und listet deren Namen sowie das Ablaufdatum auf; [FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]
Empfohlene E-Mail-Vorlage
Hinweis: Um optimale Ergebnisse zu erzielen, klicken Sie auf die Quellcode (</>) Klicken Sie im Texteditor der Nachricht auf die Schaltfläche und fügen Sie den folgenden HTML-Code ein. So erhalten Sie eine übersichtliche, gut formatierte E-Mail.
HTML
<p>Hei</p>
<p>$[DisplayName] has one or more permissions that will expire within 14 days:</p>
<p>$[FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]</p>
<p>All permissions with an expiration date will be removed automatically on that date. If $[GivenName] still requires access, you must extend the access period. Click here to extend the period for the permissions.</p>
<p> </p>
<p>Mvh</p>
<p>IT Department</p>
<p> </p>
Schritt 3: Vorschau anzeigen und aktivieren
Hinweis: Da der Regelsatz [COUNTMESSAGESENT;] mit dem messageId (Schritt 1) ausgelassen, wird die Vorschau des Regelsatzes nicht ausgeführt – es gibt keine auslösende Nachrichtenvorlage außerhalb eines tatsächlichen Versands, anhand derer diese Bedingung ausgewertet werden könnte. Verwenden Sie die Nachrichtenfluss Stattdessen die Vorschau, die anhand echter Benutzer- und Berechtigungsdaten den tatsächlichen Ablauf durchläuft, anstatt den Regelsatz isoliert zu bewerten, sodass sie von dieser Einschränkung nicht betroffen ist.
Bevor Sie den Ablauf aktivieren, sollten Sie die Vorschaufunktion des Nachrichtenablaufs nutzen, um sicherzustellen, dass die E-Mail korrekt angezeigt wird. Die Vorschau zeigt ein reales Beispiel der endgültigen Benachrichtigung, die mit Benutzer- und Berechtigungsdaten ausgefüllt ist.
Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, aktivieren und speichern Sie den Nachrichtenablauf.