Ein reibungsloser Onboarding-Prozess ist entscheidend, damit neue Mitarbeiter produktiv durchstarten können. Ein wesentlicher Bestandteil davon ist, sicherzustellen, dass ihre digitalen Konten und Systemzugänge vom ersten Tag an bereitstehen. eADM automatisiert diese Bereitstellung, setzt jedoch voraus, dass neue Benutzer rechtzeitig aus Ihrem HR-System importiert werden.
In diesem Artikel werden die konkreten Bedingungen erläutert, die darüber entscheiden, wann ein neuer Benutzer mit einem zukünftigen Eintrittsdatum in eADM angezeigt wird. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Onboarding-Workflow reibungslos abläuft.
So funktioniert der Importvorgang
Damit ein Benutzer mit einem zukünftigen Startdatum in eADM angezeigt wird, müssen zwei wesentliche Voraussetzungen erfüllt sein:
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Verfügbarkeit im HR-System: Die Daten des Benutzers müssen vom Quell-HR-System aktiv exportiert oder bereitgestellt werden.
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Das eADM-Importfenster: Das Eintrittsdatum des Benutzers muss innerhalb des in eADM für den Import zukünftiger Mitarbeiter konfigurierten Zeitraums liegen.
Diese Bedingungen wirken zusammen. Wenn der Benutzer im HR-System vorhanden ist, sein Eintrittsdatum jedoch zu weit in der Zukunft liegt, importiert eADM ihn noch nicht. Ebenso wird er nicht importiert, wenn sein Eintrittsdatum zwar innerhalb des eADM-Importfensters liegt, das HR-System seine Daten jedoch noch nicht exportiert.
1. Verfügbarkeit des HR-Systems
eADM kann nur Benutzer importieren, die es erkennen kann. Ein Benutzer muss in der Datendatei oder der API enthalten sein, die vom HR-System Ihrer Organisation bereitgestellt wird. Wie dies funktioniert, hängt vom jeweiligen System ab:
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Allgemeine Regel: Für jede Integration muss ein Benutzer in der Datenquelle (z. B. API-Endpunkt oder Datendatei) vorhanden sein, aus der eADM Daten ausliest.
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Visma Enterprise: eADM kann so konfiguriert werden, dass Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Tagen vor ihrem offiziellen Eintrittsdatum importiert werden. Eine gängige Einstellung sind 14 oder 30 Tage.
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Agresso Unit4 (U4BW): Der Benutzer muss in der Stammdatendatei enthalten sein (
stamdata), das für die Integration generiert wird.
Hinweis: Wenn ein Benutzer in den Quelldaten aus dem HR-System nicht sichtbar ist, kann eADM nicht erkennen, dass er existiert, und ihn daher nicht importieren.
2. Das eADM-Importfenster
eADM verfügt in der Regel über eine Einstellung, mit der festgelegt wird, wie weit in die Zukunft das System nach neuen Mitarbeitern suchen soll. Dadurch entsteht ein „Importfenster“.
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Diese Einstellung entspricht einer bestimmten Anzahl von Tagen (z. B. 30 Tage).
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eADM importiert nur Benutzer, deren Startdatum in diesen bevorstehenden Zeitraum fällt.
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Wenn das Importfenster beispielsweise auf 30 Tage eingestellt ist, importiert eADM einen neuen Benutzer an dem Tag, der 30 Tage vor seinem geplanten Starttermin liegt, vorausgesetzt, das HR-System stellt die entsprechenden Daten zur Verfügung.
Fehlerbehebung: Warum ein zukünftiger Benutzer nicht in eADM angezeigt wird
Wenn Sie erwarten, dass ein neuer Mitarbeiter mit einem zukünftigen Eintrittsdatum in eADM angezeigt wird, dies jedoch nicht der Fall ist, befolgen Sie diese drei Schritte, um die Ursache zu ermitteln.
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Überprüfen Sie die Daten im HR-System
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Vergewissern Sie sich, dass der Benutzer im HR-System korrekt angelegt wurde. Überprüfen Sie, ob sein Name, seine Kontaktdaten und vor allem sein Eintrittsdatum korrekt sind.
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Export aus dem HR-System bestätigen
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Überprüfen Sie, ob das HR-System die Daten des Benutzers tatsächlich exportiert. Klären Sie mit Ihrem HR-Administrator ab, ob der Mitarbeiter in der API oder der Datendatei enthalten ist, die an eADM gesendet wird.
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Stellen Sie sicher, dass das Startdatum innerhalb des eADM-Importfensters liegt
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Vergleichen Sie das Eintrittsdatum des Benutzers mit der Einstellung für das Importfenster in eADM. Wenn der Benutzer beispielsweise in 45 Tagen seine Tätigkeit aufnimmt, das eADM-Importfenster jedoch auf 30 Tage eingestellt ist, wird der Benutzer erst in 15 Tagen importiert.
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