In diesem Artikel wird erläutert, wie ein deaktivierter Benutzer aus dem HRM-System in eADM in ein externes (manuell verwaltetes) Benutzerkonto umgewandelt wird. Dies gilt für den Fall, dass eine Person, die zuvor bei der Organisation beschäftigt war, als freiberuflicher Mitarbeiter oder Selbstständiger zurückkehrt und weiterhin Zugriff benötigt.
Hintergrund
eADM verwaltet zwei Benutzergruppen:
-
HRM-Benutzer – werden automatisch aus einem angeschlossenen Personal- oder Abrechnungssystem angelegt und verwaltet. Wenn der Mitarbeiterdatensatz im HR-System gelöscht wird, deaktiviert eADM den Benutzer.
-
Externe (manuelle) Benutzer – werden von einem Administrator manuell angelegt und gepflegt, in der Regel für Berater, Auftragnehmer und Selbstständige, die keinen Datensatz im HR-System haben.
Wenn eine Person, die zuvor über ein aus dem HRM stammendes Benutzerkonto verfügte, als selbstständiger Auftragnehmer zurückkehrt, ist der deaktivierte HRM-Benutzer in eADM weiterhin vorhanden. Anstatt ein doppeltes Benutzerkonto anzulegen, kann eADM den neu hinzukommenden externen Benutzer mit dem bestehenden, deaktivierten HRM-Benutzer zusammenführen und diesen unter manueller Kontrolle wieder aktivieren.
Hinweis: Die Zusammenführung erfolgt anhand der nationalen Identifikationsnummer (fødselsnummer / personnummer). Wenn der externe Benutzerdatensatz und der bestehende HRM-Benutzer dieselbe nationale Identifikationsnummer aufweisen, verknüpft eADM diese automatisch, sofern die Einstellung zur Zusammenführung aktiviert ist.
Voraussetzungen
-
Der zu konvertierende Benutzer muss in eADM als deaktivierter HRM-Benutzer vorhanden sein.
-
Die Einstellung „Externe Benutzer mit bestehenden HRM-Benutzern zusammenführen“ muss in der eADM-Konfiguration aktiviert sein. Dies ist die empfohlene Konfiguration und ist bei neueren eADM-Mandanten standardmäßig aktiviert. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob diese Einstellung auf Ihrer Instanz aktiv ist, wenden Sie sich bitte an den Identum-Support oder Ihren Partner-Administrator.
-
Zum Aktivieren oder Deaktivieren dieser Einstellung sind Identum-Superadministratorrechte oder die Rolle „Partneradministrator“ erforderlich.
Warnung: Rückwirkende Wirkung. Die Aktivierung der Zusammenführungseinstellung gilt rückwirkend. Wenn bestehende externe Benutzer dieselbe nationale Identifikationsnummer wie ein bestehender HRM-Benutzer (auch ein aktiver) haben, werden diese Konten sofort zusammengeführt. In den meisten Mandanten ist diese Einstellung bereits aktiv, sodass keine Maßnahmen erforderlich sind. Wenn Sie sie zum ersten Mal in einem älteren Mandanten aktivieren, überprüfen Sie das System auf unbeabsichtigte Duplikate, bevor Sie fortfahren.
Vorgehensweise
-
Vergewissern Sie sich, dass die Einstellung „Externe Benutzer mit bestehenden HRM-Benutzern zusammenführen“ in Ihrer eADM-Instanz aktiviert ist. In neueren Mandanten ist diese Einstellung standardmäßig aktiviert. Sollte sie nicht aktiviert sein, wenden Sie sich bitte an den Identum-Support oder Ihren Partner-Administrator, um sie zu aktivieren.
-
Legen Sie für den wiederkehrenden Auftragnehmer mithilfe des Standard-Workflows zur Erstellung externer (manueller) Benutzer in eADM einen neuen externen (manuellen) Benutzer an. Stellen Sie sicher, dass die nationale Identitätsnummer mit dem bestehenden, deaktivierten HRM-Benutzerdatensatz übereinstimmt.
-
eADM erkennt die übereinstimmende nationale Identifikationsnummer und führt den neuen externen Benutzereintrag mit dem deaktivierten HRM-Benutzer zusammen. Das Konto wird reaktiviert und unter manuelle Kontrolle (externe Quelle) gestellt.
-
Der reaktivierte Benutzer wird nun als externer Benutzer verwaltet. Verwenden Sie die Schaltfläche „ExpiryDate“, um ein Ablaufdatum für das Konto festzulegen.
Hinweis: Nach der Zusammenführung enthält der Benutzerdatensatz Daten sowohl aus der manuellen Quelle als auch aus der HRM-Quelle. Dies wird als hybrider oder zusammengeführter Benutzer bezeichnet. Über die Schaltfläche „ExpiryDate“ (nicht „ExtendLife“) wird das Enddatum für den manuell gepflegten Teil des Kontos festgelegt.
Wann sollte man stattdessen einen neuen Benutzer anlegen?
Falls die Zusammenführungseinstellung nicht aktiv ist und nicht aktiviert werden kann (beispielsweise aufgrund von Bedenken hinsichtlich rückwirkender Auswirkungen auf andere Konten in einem älteren Mandanten), besteht die Möglichkeit, ein neues, separates externes Benutzerkonto für den wiederkehrenden Auftragnehmer anzulegen. In diesem Fall verbleibt der alte, deaktivierte HRM-Benutzer als historischer Datensatz in eADM, und der neue externe Benutzer wird als separate Einheit geführt.
Wenden Sie sich an Ihren Identum-Partneradministrator oder den Identum-Support, bevor Sie entscheiden, welcher Ansatz für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Verwandte Artikel
Zusammenfassung zu KI und Suche
Dieser eADM-Artikel beschreibt den Prozess der Umwandlung eines deaktivierten Benutzers aus dem HRM-System in einen externen (manuell verwalteten) Benutzer in Identum eADM. Er richtet sich an Systemadministratoren und Partneradministratoren, die norwegische Kommunen oder Organisationen des öffentlichen Sektors verwalten. Die Zusammenführungsfunktion – bei der Benutzer anhand ihrer nationalen Identitätsnummer abgeglichen werden – ist der empfohlene Ansatz und bei neueren eADM-Tenants standardmäßig aktiviert. Die Aktivierung dieser Funktion bei älteren Tenants hat rückwirkende Wirkung. Die Einstellung wird von Identum-Superadministratoren oder Benutzern mit Partneradministrator-Zugriff gesteuert.