Softmatch: Zusammenführung von Benutzern (manuell ↔ Personalwesen und organisationsübergreifend)

Übersicht

eADM identifiziert jeden Benutzer anhand einer Quell-ID, die aus dem HR-System stammt. Wenn dieselbe Quell-ID beim Import erneut auftaucht, erkennt eADM, dass es sich um dieselbe Person handelt – das System aktualisiert das bestehende Konto (und stellt es wieder her, falls es gelöscht wurde). Wir bezeichnen dies als „Hard Matching“. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert und erfordert keine Konfiguration.

Softmatch ist eine Ausweichlösung für Fälle, in denen die Quell-IDs nicht übereinstimmen, es sich aber dennoch um dieselbe Person handelt:

• Ein Benutzer wurde in eADM manuell angelegt (ein manueller Benutzer) und wird später von der Personalabteilung mit einer anderen Quell-ID übermittelt.

• Die gleiche Person ist bei mehr als einem Unternehmen (juristische Person) beschäftigt, die gemeinsam importiert wurden, oder ein Personaldatensatz wird mit einer neuen Quell-ID zurückgegeben.

Anstatt anhand der Quell-ID abzugleichen, erfolgt der Softmatch anhand eines von Ihnen ausgewählten Attributwerts (z. B. der Sozialversicherungsnummer). Wird genau ein eindeutiger Treffer gefunden, führt eADM eine Verknüpfung der Datensätze durch, anstatt einen Duplikatdatensatz zu erstellen.

Es gibt zwei unabhängige Softmatch-Einstellungen:

Beide sind optional und werden pro Organisation festgelegt. Wenn man sie auf „none“ belässt, wird Softmatch deaktiviert.

Hard-Matching vs. Soft-Matching

Kernpunkt: „Hard Matching“ hat Vorrang. „Soft Matching“ kommt nur dann zum Einsatz, wenn die Quell-IDs die Identität nicht bereits eindeutig zuordnen können.

Wo kann man das konfigurieren?

Softmatch ist Teil der erweiterten Mandantenkonfiguration. Wie Sie diese ändern können, hängt von Ihren Zugriffsrechten ab:

• Partner und ausgewählte Unternehmenskunden verfügen über die Rolle „Organisationsadministrator“, die ihnen die Selbstkonfiguration ihres Mandanten ermöglicht. Wenn Sie über diese Rolle verfügen, befolgen Sie die nachstehenden Schritte.

• Alle anderen Kunden: Wenden Sie sich bitte an den Support, um Softmatch aktivieren oder anpassen zu lassen. Teilen Sie uns bitte mit, nach welchem Attribut Sie abgleichen möchten und ob dies für den manuellen ↔ HR-Abgleich, den unternehmensübergreifenden Abgleich oder beides gelten soll.

Selbstbedienung (Organisationsadministrator)

1. Öffnen Sie im linken Menü „Systemverwaltung“ → „Kundenkonfiguration“.

2. Wählen Sie die Organisation aus, die Sie konfigurieren möchten.

3. Öffnen Sie die Registerkarte „Konten “.

4. Wählen Sie „Bearbeiten“.

5. Suchen Sie diese beiden Felder:

   • Attribut zum Zusammenführen von Benutzern aus verschiedenen Unternehmen

   • Attribut zum Zusammenführen manueller Benutzer mit HR-Benutzern

6. Wählen Sie ein Attribut aus der Dropdown-Liste aus oder wählen Sie „Keine“, um es zu deaktivieren.

7. Speichern.

Attribute, die Sie auswählen können

Nur diese Attribute können für Softmatch verwendet werden:

• E-Mail

• Mitarbeiter-Nr.

• E-Mail

• Mobil

• PrivatePhone

• Sozialversicherungsnummer

• SourceId

• Benutzer-ID

• Benutzername

• WebUserId

Wählen Sie ein Merkmal, das für jede Person einzigartig ist und auf beiden Seiten zuverlässig angegeben wird. Die Sozialversicherungsnummer ist die übliche Wahl, sofern sie verfügbar ist.

Benutzer des Handbuchs wurden mit HR-Benutzern zusammengeführt

Anwendungsfall: Ein Administrator legt einen Benutzer manuell an, bevor die Personalabteilung die Daten übermittelt (z. B. bei einem neuen Mitarbeiter, der bereits am ersten Tag Zugriff benötigt, bei einer Vertretungskraft oder bei einem Auftragnehmer). Später enthält der Import aus der Personalabteilung dieselbe Person. Ohne „Softmatch“ entstehen dadurch zwei Konten. Ist „Softmatch“ beispielsweise für die Sozialversicherungsnummer aktiviert, ordnet eADM das manuell angelegte Konto dem aus der Personalabteilung eingehenden Benutzer zu. Das Konto behält seinen Verlauf bei und wird fortan von der Personalabteilung verwaltet.

Die Richtung ist entscheidend: Diese Zusammenführung wird von der manuellen Seite aus gesteuert. Sie wird ausgeführt, wenn ein aktives manuelles Konto beim Import auf einen passenden HR-Datensatz trifft. Ein reiner HR-Benutzer ruft einen manuellen Datensatz nicht von sich aus ab.

Unternehmensübergreifend zusammengeführte Benutzer

Anwendungsfall: Manche HR-Systeme erfassen Personen, die für mehr als ein Unternehmen (juristische Person) tätig sind – beispielsweise jemanden, der in Teilzeit bei zwei kommunalen Einrichtungen beschäftigt ist. Wenn diese Einrichtungen gemeinsam in dieselbe eADM-Organisation importiert werden, erkennt diese Einstellung die Person als einen einzigen Benutzer (abgeglichen anhand des gewählten Attributs, in der Regel der Sozialversicherungsnummer) und fasst die Stellen bei jedem Unternehmen in diesem einen Konto zusammen, anstatt für jedes Unternehmen einen separaten Duplikat-Eintrag anzulegen.

Außerdem wird ein bestehender HR-Benutzer neu verknüpft, wenn sich die Quell-ID, mit der er übermittelt wird, ändert, das ausgewählte Attribut jedoch weiterhin übereinstimmt.

Unterstützte Importformate

Nur bei einigen HR-Importen wird diese Einstellung verwendet, um doppelte Benutzerobjekte zu vermeiden. Bei diesen Formaten wird eine Person, die unter mehr als einem Unternehmen aufgeführt ist (mit einer unterschiedlichen Mitarbeiternummer pro Unternehmen), als mehrere Datensätze geliefert; wenn die Option „Attribut zum Zusammenführen von Benutzern über Unternehmen hinweg “ aktiviert ist, werden diese Datensätze zu einem Benutzer zusammengeführt. Ist diese Option nicht aktiviert, erstellt der Import ein Benutzerobjekt pro Unternehmen.

Formate, die diese Einstellung auf folgende Weise verwenden:

• Visma Enterprise (HRM)

• Simployer

• Xledger

• Personec P

• Unit4 (Agresso)

• Mepco

Bei anderen Importformaten hat diese Einstellung keinen Einfluss darauf, wie viele Benutzerobjekte erstellt werden – sie werden entweder aus einem einzigen Unternehmen importiert oder fassen die Beschäftigungsverhältnisse einer Person bereits von sich aus zusammen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob dies auf Ihren HR-Feed zutrifft, wenden Sie sich bitte an den Support.

Manuelle Zusammenführung: Hinzufügen einer manuellen Position zu einem HR-Benutzer

Softmatch leistet mehr, als nur ein Konto gegen ein anderes auszutauschen. Ein manuell angelegter Benutzer ist mit einem Kennzeichen für die manuelle Zusammenführung versehen. Ist dieses Kennzeichen gesetzt und findet der Softmatch „manuell → HR“ den passenden HR-Benutzer, löscht eADM nicht einfach das manuell angelegte Konto, sondern führt die Positionsdaten des manuell angelegten Datensatzes mit dem von der Personalabteilung verwalteten Benutzer zusammen.

In der Praxis können Sie so einem HR-Mitarbeiter eine Position zuweisen, die die Personalabteilung selbst nicht bereitstellt. eADM unterstützt mehrere Positionen für einen Benutzer, sodass die manuell angelegte Position zusätzlich zu den HR-Positionen hinzugefügt wird, anstatt diese zu ersetzen. Der Benutzer verfügt somit über ein von der Personalabteilung verwaltetes Konto mit einer zusätzlichen, manuell hinzugefügten Position.

Wie es dazu kommt:

• Wenn Sie einen Benutzer mit dem Assistenten zur Benutzeranlegung anlegen, setzt eADM das Kennzeichen „Manuelle Zusammenführung “ automatisch auf „Ja “.

• Das Kennzeichen wird außerdem als Ja/Nein-Feld im Benutzerprofil angezeigt, falls Sie es überprüfen oder ändern möchten.

• Wenn beim nächsten Import das Attribut „manual→HR softmatch“ gesetzt ist und die Person mit einem HR-Benutzer übereinstimmt, wird die manuelle Position mit diesem HR-Benutzer zusammengeführt.

Das hängt von zwei Dingen ab:

• Das Attribut „manual→HR softmatch“ muss gesetzt sein (die manuelle Zusammenführung bewirkt an sich nichts – sie erfolgt über denselben Abgleich, der oben beschrieben wurde).

• Hauptposition berechnen – Eine zugehörige Organisationseinstellung (die bei einigen HR-Systemen angezeigt wird) legt fest, ob eADM nach dem Zusammenführen von Positionen neu berechnet, welche Position die Hauptposition ist. Aktivieren Sie diese Option, wenn die hinzugefügte Position bei der Auswahl der Hauptposition berücksichtigt werden soll.

Es gilt derselbe Vorbehalt wie überall sonst: Der manuelle Datensatz muss zum Zeitpunkt des Imports aktiv sein, damit die Zusammenführung stattfinden kann. Eine abgelaufene oder gelöschte manuelle Position wird nicht mit dem HR-Benutzer zusammengeführt.

Wichtige Hinweise

1. Abgelaufene oder gelöschte manuelle Benutzer werden nicht zurückgewonnen.
Das ist der Punkt, der viele überrascht. Bei der Zusammenführung von „Manuell“ und „HR“ werden nur aktive manuelle Konten berücksichtigt – also solche, die nicht abgelaufen oder gelöscht sind und deren Start- und Enddatum im angegebenen Zeitraum liegen.

Wenn also ein manuell angelegter Benutzer abläuft oder gelöscht wird und dieselbe Person später aus der Personalabteilung mit demselben Attributwert hinzukommt, stellt Softmatch keine erneute Verknüpfung mit dem alten manuellen Konto her. Sie erhalten ein neues, von der Personalabteilung verwaltetes Konto, und alles, was ausschließlich auf dem alten manuellen Konto vorhanden war (manuell zugewiesene Rollen, Übersteuerungen), wird nicht übernommen.

Praktischer Tipp: Führen Sie die Zusammenführung durch , solange das manuelle Konto noch aktiv ist. Wenn das manuelle Konto bald abläuft und Sie davon ausgehen, dass die Personalabteilung dieselbe Person zuweisen wird, lassen Sie den Import noch vor Ablauf des Kontos laufen. Sollte der Zeitpunkt bereits verstrichen sein, rechnen Sie mit einem neuen Konto und nehmen Sie die Bereinigung manuell vor.

2. Die manuelle Abgleichung mit dem HR-System erfolgt in eine Richtung.
Der Vorgang wird von dem aktiven manuellen Konto aus ausgelöst, das mit einem HR-Datensatz übereinstimmt – nicht umgekehrt.

3. Die Übereinstimmung muss eindeutig sein.
eADM führt eine Zusammenführung nur dann durch, wenn genau eine eindeutige Übereinstimmung für das ausgewählte Attribut gefunden wird. Ist der Wert leer oder weisen mehrere Datensätze denselben Wert auf, überspringt „Softmatch“ diesen Benutzer, anstatt eine Vermutung anzustellen. Stellen Sie sicher, dass das Attribut eindeutig ist und einen Wert enthält.

4. Es können nur die aufgeführten Attribute ausgewählt werden, und die Einstellung gilt pro Organisation.

5. Der „Hard Matching“-Vorgang wird weiterhin zuerst ausgeführt.
Eine zurückgegebenen Source-ID stellt ein gelöschtes Konto von selbst wieder her. „Soft Matching“ hebt dies nicht auf – es verarbeitet lediglich Datensätze, die von der Source-ID nicht verarbeitet werden konnten.

Praktische Beispiele

Alle Beispiele beziehen sich auf die fiktive Gemeinde Fableton.

Beispiel 1 – Manueller Benutzer trifft auf die Personalabteilung (funktioniert wie vorgesehen)
Fableton stellt einen Lehrer ein, der sofort Zugriff benötigt. Der Administrator legt ein manuelles Konto an. Einige Tage später wird derselbe Lehrer im Rahmen des Personalimports mit einer Sozialversicherungsnummer erfasst. Mit Attribut zum Zusammenführen manueller Benutzer mit HR-Benutzern auf … einstellen Socialsecuritynumber, eADM ordnet das manuell angelegte Konto dem HR-Benutzer zu. Ergebnis: ein Konto, das nun von der Personalabteilung verwaltet wird, wobei die Historie erhalten bleibt.

Beispiel 2 – Manuelles Benutzerkonto ist zuerst abgelaufen (der Haken)
Fableton richtet ein manuelles Konto für eine befristete Vertretungskraft ein, dessen Ablaufdatum auf das Ende der Vertragslaufzeit festgelegt ist. Das Konto läuft ab. Zwei Monate später meldet die Personalabteilung dieselbe Person mit derselben Sozialversicherungsnummer an. Softmatch ruft das abgelaufene manuelle Konto nicht wieder auf – es berücksichtigt nur aktive manuelle Konten. Ergebnis: Es wird ein brandneues Personalkonto angelegt, und die Rollen, die nur auf dem alten manuellen Konto vorhanden waren, gehen verloren. Wenn diese Rollen wichtig sind, muss ein Administrator sie neu zuweisen.

Beispiel 3 – dieselbe Person in zwei Unternehmen (juristischen Personen)
Ein Finanzmitarbeiter ist in Teilzeit für zwei juristische Personen tätig, die Fableton gemeinsam aus Visma Enterprise importiert, und die Personalabteilung vergibt für jede dieser juristischen Personen eine andere Mitarbeiternummer. Mit Attribut zum Zusammenführen von Benutzern aus verschiedenen Unternehmen auf … einstellen Socialsecuritynumber, eADM erkennt beide als dieselbe Person und führt beide Positionen in einem Konto zusammen, anstatt zwei doppelte Einträge anzulegen.

Beispiel 4 – Hinzufügen einer manuellen Position zu einem HR-Benutzer (manuelle Zusammenführung)
Ein Lehrer in Fableton übernimmt zudem eine kleine Aufgabe in der Bibliothek, die das Personalverwaltungssystem nicht abdeckt. Ein Administrator legt diese zusätzliche Position manuell für die betreffende Person an (die Option „Manuelle Zusammenführung“ ist standardmäßig aktiviert). Mit Attribut zum Zusammenführen manueller Benutzer mit HR-Benutzern auf … einstellen Socialsecuritynumber, beim nächsten Import wird der manuell erfasste Datensatz dem Personalakkonto des Lehrers zugeordnet und die Stelle in der Bibliothek hinzugefügt neben die Stelle in der Personalabteilung. Ergebnis: ein von der Personalabteilung verwaltetes Konto mit zwei Stellen. Wenn Hauptposition berechnen Wenn diese Option aktiviert ist, überprüft eADM erneut, welche der beiden als primär gilt.

Kurzübersicht

Zuletzt aktualisiert: 10. August 2026