Um historische Daten zu erhalten, empfiehlt Visma Enterprise (VEP) eine bestimmte Vorgehensweise bei der Verwaltung von organisatorischen Änderungen. Anstatt bestehende Einheiten lediglich innerhalb der Hierarchie zu verschieben, werden im Rahmen dieses Prozesses neue Einheiten angelegt und die alten deaktiviert.
Das empfohlene Vorgehen ist wie folgt:
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Die Nummer der alten Organisationseinheit wird geändert (z. B. durch Hinzufügen eines Suffixes).
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Am neuen Standort wird im Organigramm eine neue Organisationseinheit „box“ angelegt. Diese neue Einheit übernimmt die ursprüngliche Einheitsnummer der alten Einheit.
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Die Mitarbeiter werden zu einem festgelegten Zeitpunkt in die neue Abteilung versetzt.
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Das alte Gerät wird daraufhin deaktiviert.
Die Herausforderung für die Integration
Diese Vorgehensweise bedeutet, dass die verschobenen Organisationseinheiten in Visma HRM faktisch neue Objekte mit neuen internen IDs sind. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf alle damit verbundenen Integrationen, da eADM sie als völlig neue Einheiten interpretiert.
Dementsprechend werden bei der Anlage neuer Einheiten in Visma HRM entsprechende doppelte Einheiten in eADM und allen angeschlossenen Zielsystemen (z. B. Compilo) angelegt.
Dieser Vorgang erfordert manuelle Eingriffe, um die Datenintegrität zu gewährleisten und die Historie in den Zielsystemen zu erhalten. Der manuelle Aufwand ist zwar nicht groß, doch ist die korrekte Reihenfolge der Schritte entscheidend für den Erfolg.
Vorgehensweise bei manuellem Eingriff
In der folgenden Vorgehensweise wird Compilo als Beispiel für ein Zielsystem herangezogen. Die gleichen Grundsätze gelten auch für andere Systeme, die über eADM integriert sind.
Warnung: Die folgenden Schritte müssen durchgeführt werden, NACHDEM die neue Organisationseinheit in Visma angelegt und mit eADM synchronisiert wurde, jedoch BEVOR die Mitarbeiter in Visma in die neue Einheit verschoben werden.
Schritt 1: Im Zielsystem (Compilo-Beispiel)
Im Zielsystem müssen Sie den externen Identifikator von der neuen, doppelt vorhandenen Einheit der ursprünglichen Einheit zuweisen, die Sie beibehalten möchten.
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Suchen Sie die neu erstellte (doppelte) Organisationseinheit in Compilo.
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Entfernen Sie die externe ID von diesem neuen Gerät.
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Suchen Sie die ursprüngliche Einheit, die Sie beibehalten möchten.
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Fügen Sie die soeben entfernte externe ID wieder zu dieser ursprünglichen Einheit hinzu.
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Deaktivieren Sie die neue, doppelt vorhandene Einheit, da sie nicht mehr benötigt wird.
Schritt 2: In eADM
In eADM müssen Sie die Verknüpfung (Anker) von der alten Visma-Einheit zum Zielsystem entfernen. Dadurch wird verhindert, dass Daten in das falsche Objekt zurückgeschrieben werden.
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Suchen Sie nach der ursprünglichen Organisationseinheit aus dem HRM, die ersetzt wird.
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Wechseln Sie zur Registerkarte „Anker“ für diese Einheit.
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Lösche den Anker, der auf Compilo verweist.
Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, können die Mitarbeiter in Visma HRM versetzt werden. Sie werden nun korrekt der ursprünglichen Einheit in Compilo zugeordnet, wobei alle historischen Daten erhalten bleiben.
Hinweis: Sie können in eADM Nachrichtenabläufe nutzen, um den Compilo-Systemadministrator automatisch zu benachrichtigen, wenn diese Aktion durchgeführt werden muss.