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Planung und Umsetzung organisatorischer Veränderungen im eADM

Dieser Artikel beschreibt einen fünfstufigen Prozess zur Planung und Durchführung von organisatorischen Änderungen, die sich auf eADM und die damit verbundenen Integrationen auswirken, und der das Risiko von fehlerhaften Zugriffsrechten, verwaisten Integrationsdaten oder unbemerkten Nebenwirkungen minimiert.

Hinweis: Dieser Prozess gilt für alle organisatorischen Änderungen von nennenswertem Umfang: Umstrukturierungen, Fusionen, Aufteilung von Abteilungen oder die Anpassung an die von Visma empfohlene Organisationsstruktur und deren Auswirkungen auf eADM. Für kleinere, einzelne Umstellungen lesen Sie bitte stattdessen den Abschnitt „Umgang mit organisatorischen Änderungen in Visma Enterprise HRM “.

1. Schaffen Sie im Voraus Klarheit über alle Änderungen

Bevor mit den technischen Arbeiten begonnen wird, muss der gesamte Umfang der Umstrukturierung bekannt und dokumentiert sein. Eine unvollständige oder ungenaue Liste der Änderungen ist die häufigste Ursache für spätere Probleme im Verlauf des Prozesses.

Einen Überblick über alle Änderungen erstellen

Erstellen Sie eine zentrale Übersicht, in der alle von der Änderung betroffenen Organisationseinheiten auf allen Hierarchieebenen aufgeführt sind. Wir empfehlen eine Struktur nach folgendem Muster:

Bezeichnung der Einheit (beliebige Ebene)

Art der Änderung

Gültigkeitsdatum

Aktuelle Stückzahl in Visma

Neue Einheitsnummer in Visma

Beispiel: Technischer Betrieb

Neu

—

4210

Beispiel: Bauwesen und Immobilien

Nicht mehr erhältlich

3120

—

Die Übersicht muss beide der folgenden Punkte abdecken:

  • Jede neu einzurichtende Organisationseinheit auf jeder Ebene zusammen mit ihrer neuen Einheitsnummer.

  • Jede aufzulösende Organisationseinheit, unabhängig von ihrer Ebene, zusammen mit ihrer bestehenden Einheitsnummer.

Unsere klare Empfehlung: Verwenden Sie Einheitsnummern nicht erneut. Die Wiederverwendung der Nummer einer ausgemusterten Einheit für eine neue Einheit führt dazu, dass eADM und die damit verbundenen Zielsysteme die beiden Einheiten miteinander verwechseln, was zu einer Verfälschung der historischen Daten und des Zugriffsverlaufs führt.

2. Erfassen Sie die von den Änderungen betroffenen Regelsätze

Verwenden Sie die Übersicht aus Schritt 1, um alle Regelsätze zu identifizieren, die auf eine der betroffenen Einheitsnummern verweisen. Dazu gehören Regelsätze, die Folgendes regeln:

  • Gruppenmitgliedschaft

  • Lizenzübertragung

  • Sonstige Zugriffsrechte

Ergänzen Sie die entsprechenden Regelsätze um die neuen Einheitsnummern, bevor die organisatorischen Änderungen in eADM importiert werden. Wenn Sie dies im Voraus tun, stellen Sie sicher, dass neue Einheiten vom Moment ihrer Erfassung in eADM an korrekt von den Zugangs- und Lizenzierungsregeln erfasst werden und nicht erst im Nachhinein.

3. Zuordnungen zu Zielsystemen

Beurteilen Sie für jede mit eADM verbundene Integration die folgenden zwei Fragen.

3.1 Müssen die Stückzahlen im Zielsystem manuell aktualisiert werden?

Bei Fall- und Aktenverwaltungssystemen (Acos WebSak, P360 und ähnliche) sowie bei Compilo muss der Systembetreiber in der Regel die neuen Einheitsnummern manuell eingeben in ExternId bevor die organisatorischen Änderungen in eADM importiert werden.

3.2 Muss das Zielsystem einer Qualitätsprüfung unterzogen werden?

Prüfen Sie, ob für das Zielsystem eine Qualitätsprüfung in folgenden Bereichen erforderlich ist:

  • Die für die Zugriffsverwaltung verwendeten Regelsätze

  • Die Abteilungen, die dorthin ausgelagert werden

  • Die Konfiguration der von ihr genutzten Organisationsstruktur (z. B. Glup oder KS)

4. Die Umsetzung planen, Aufgaben zuweisen und intern kommunizieren

Einigen Sie sich auf die für die Änderung erforderlichen Sperrzeiträume und kommunizieren Sie diese, da die Dauer eines Sperrzeitraums vom Umfang der Änderung abhängt und davon, ob diese in einem Schritt oder schrittweise durchgeführt wird:

  • eADM-Stillstand: von einigen Tagen bis zu zwei Wochen, je nach Umfang und Phasenablauf.

  • Integrationspause: von einigen Tagen bis zu zwei Wochen, je nach Umfang und Phasenplanung.

Weisen Sie für jede Aufgabe in den Schritten 1 bis 3 klare Verantwortlichkeiten zu und teilen Sie allen Betroffenen den Plan sowie die Sperrzeiträume mit, bevor mit der Umsetzung begonnen wird.

5. Die organisatorischen Veränderungen schrittweise umsetzen

Führen Sie die organisatorischen Veränderungen schrittweise und nicht auf einmal durch, beispielsweise jeweils in einem Dienstleistungsbereich. Für jede Phase gilt:

  1. Deaktivieren Sie die Synchronisierungsschritte für Integrationen, auf die diese Phase noch keine Auswirkungen hat.

  2. Deaktivieren Sie Nachrichtenabläufe, die durch die organisatorischen Änderungen ausgelöst werden könnten.

  3. Importieren Sie die organisatorischen Änderungen in eADM.

  4. Überprüfen Sie die Ergebnisse und führen Sie Stichproben durch, um sicherzustellen, dass die Änderungen keine unvorhergesehenen Folgen hatten.

  5. Beheben Sie alle festgestellten Probleme und fahren Sie anschließend mit der nächsten Phase der organisatorischen Veränderungen fort.

  6. Aktivieren Sie die Nachrichtenflüsse und Integrationen erneut.

Hinweis: Durch eine schrittweise Einführung anstelle eines einmaligen Imports aller Änderungen wird Schritt 5.4 wesentlich effektiver: Bei einer kleineren Anzahl von Änderungen lassen sich unbeabsichtigte Folgen leichter isolieren und beheben, bevor man mit dem nächsten Schritt fortfährt.

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