Sähköpostihälytyksen luominen päättyvistä käyttöoikeuksista

Voit estää käyttöoikeuksien äkillisen menettämisen, kun manuaalisesti annettujen käyttöoikeuksien voimassaolo päättyy, luomalla viestivirran, joka ilmoittaa asiasta automaattisesti etukäteen.

Tähän prosessiin kuuluu kaksi päävaihetta:

1. Sääntökokonaisuuden luominen sellaisten käyttöoikeuksien tunnistamiseksi, joiden voimassaoloaika lähestyy.

2. Luodaan viestivirta, joka käyttää sääntöjoukkoa yksityiskohtaisen sähköposti-ilmoituksen lähettämiseen käyttäjän esimiehelle.

Vaihe 1: Luo sääntökokonaisuus

Luo ensin sääntöjoukko, joka käynnistää ilmoituksen. Tämä yksi sääntökokonaisuus toimii kaikille käyttäjäoikeuksille, joten sinun ei tarvitse luoda erillisiä sääntöjä kullekin käyttöoikeustyypille.

Säännön konfigurointi

Sääntökokonaisuus vaatii kaksi logiikkariviä:

1. Löydä päättyvät käyttöoikeudet: Tämä sääntö etsii kaikki käyttäjät, joiden oikeudet päättyvät alle 14 päivän kuluttua.

   • Attribuutti: [FOREACH;ObjectPermission;ExpiryDate<[NOW+14]&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato:eadm]

   • Kunto: On arvo

2. Estää päällekkäiset hälytykset: Tämä sääntö varmistaa, että ilmoitus lähetetään vain kerran kutakin päättyvää lupaa kohden.

   • Attribuutti: [COUNTMESSAGESENT;]

   • Kunto: On yhtä suuri kuin

   • Väite: 0

Vaihe 2: Luo viestivirta

Kun sääntö on asetettu, voit nyt rakentaa viestivirran, joka laatii ja lähettää sähköpostin.

1. Siirry kohtaan Viestivirrat ja luo uusi virtaus.

2. Määritä perusasetukset:

   • Medium: Sähköposti

   • Vastaanottaja: Manager

3. Valitse Rule Set (Sääntökokoelma ) -kentässä edellisessä vaiheessa luotu sääntökokoelma.

Sähköpostin rungon konfigurointi

Jotta ilmoitus olisi hyödyllinen, sähköpostiviestin rungossa olisi lueteltava tietyt käyttöoikeudet, joiden voimassaolo on päättymässä. Tämä tehdään käyttämällä FOREACH toiminto viestin tekstissä.

Seuraava koodi käy läpi kaikki käyttäjän päättyvät käyttöoikeudet ja listaa niiden nimen ja päättymispäivän; [FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]

Suositeltu sähköpostimalli

Huom: Parhaat tulokset saat napsauttamalla Lähdekoodi (</>) painiketta viestin tekstieditorissa ja liitä alla oleva HTML-koodi. Näin saat siistin, hyvin muotoillun sähköpostiviestin.

HTML

<p>Hei</p>
<p>$[DisplayName] has one or more permissions that will expire within 14 days:</p>
<p>$[FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]</p>
<p>All permissions with an expiration date will be removed automatically on that date. If $[GivenName] still requires access, you must extend the access period. Click here to extend the period for the permissions.</p>
<p>&nbsp;</p>
<p>Mvh</p>
<p>IT Department</p>
<p>&nbsp;</p>

Vaihe 3: Esikatselu ja aktivointi

Ennen kuin otat virran käyttöön, varmista sähköpostin oikeanlainen ulkoasu esikatselutoiminnolla. Esikatselu näyttää todellisen esimerkin lopullisesta ilmoituksesta, joka on täytetty käyttäjä- ja käyttöoikeustiedoilla.

Jos olet tyytyväinen tulokseen, aktivoi ja tallenna viestivirta.