Tässä artikkelissa kuvataan viisivaiheinen prosessi, jonka avulla voidaan suunnitella ja toteuttaa organisaatiomuutoksia, jotka vaikuttavat eADM-järjestelmään ja siihen liittyviin integraatioihin, ja minimoida samalla riski, että käyttöoikeudet menettävät voimassaolonsa, integraatiotiedot jäävät käyttämättömiksi tai sivuvaikutukset jäävät huomaamatta.
Huomautus: Tämä menettely koskee kaikkia merkittävän laajuuden organisaatiomuutoksia: uudelleenjärjestelyjä, fuusioita, osastojen jakamista tai Visman suositteleman organisaatiorakenteen mukauttamista ja sen vaikutuksia eADM-järjestelmään. Pienempien, yksittäisiä yksiköitä koskevien muutosten osalta katso sen sijaan ohje et kohdasta Organisaatiomuutosten käsittely Visma Enterprise HRM -järjestelmässä.
1. Selvennetään kaikki muutokset etukäteen
Ennen kuin tekniset työt aloitetaan, uudelleenjärjestelyn koko laajuus on tiedettävä ja dokumentoitava. Puutteellinen tai epätarkka luettelo muutoksista on yleisin syy myöhemmin prosessissa ilmeneviin ongelmiin.
Laadi yhteenveto kaikista muutoksista
Laadi yksi yleiskatsaus, jossa luetellaan kaikki muutoksen kohteena olevat organisaatioyksiköt hierarkian kaikilla tasoilla. Suosittelemme seuraavanlaista rakennetta:
|
Yksikön nimi (mikä tahansa taso) |
Muutoksen tyyppi |
Voimaantulopäivä |
Nykyinen yksikkönumero Vismassa |
Uusi yksikkönumero Vismassa |
|---|---|---|---|---|
|
Esimerkki: Tekninen käyttö |
Uusi |
— |
4210 |
|
|
Esimerkki: Rakentaminen ja kiinteistöt |
Tuotanto lopetettu |
3120 |
— |
Katsauksen on katettava molemmat seuraavista seikoista:
-
Kaikki perustettavat uudet organisaatioyksiköt kaikilla tasoilla sekä niiden uudet yksikkönumerot.
-
Kaikki lakkautettavat organisaatioyksiköt kaikilla tasoilla sekä niiden nykyiset yksikkönumerot.
Selkeä suosituksemme on: älä käytä yksikkönumeroita uudelleen. Kun lopetetun yksikön numeroa käytetään uudelleen uudelle yksikölle, eADM ja siihen liitetyt kohdejärjestelmät sekoittavat nämä kaksi yksikköä toisiinsa, mikä vääristää historiatietoja ja käyttöhistoriaa.
2. Kartoitetaan muutosten kohteena olevat sääntökokonaisuudet
Käytä vaiheessa 1 laadittua yleiskatsausta tunnistaaksesi kaikki sääntökokonaisuudet, joissa viitataan mihinkään kyseessä oleviin yksikkönumeroihin. Tähän kuuluvat sääntökokonaisuudet, jotka koskevat:
-
Ryhmän jäsenyys
-
Käyttöoikeuden siirto
-
Muut käyttöoikeudet
Lisää uudet yksikkönumerot asianomaisiin sääntöjoukkoihin ennen kuin organisaatiomuutokset tuodaan eADM-järjestelmään. Kun tämä tehdään etukäteen, varmistetaan, että uudet yksiköt kuuluvat käyttöoikeus- ja lisenssisääntöjen piiriin heti, kun ne näkyvät eADM-järjestelmässä, eikä vasta jälkikäteen.
3. Integraatioiden kartoittaminen kohdejärjestelmiin
Arvioi jokaisen eADM:ään liitetyn integraation osalta seuraavat kaksi kysymystä.
3.1 Onko kohdejärjestelmässä tarpeen päivittää yksikkömäärät manuaalisesti?
Tapaus- ja asiakirjanhallintajärjestelmät (Acos WebSak, P360 ja vastaavat) sekä Compilo edellyttävät yleensä, että järjestelmän ylläpitäjä syöttää uudet yksikkönumerot manuaalisesti ExternId ennen kuin organisaatiomuutokset tuodaan eADM-järjestelmään.
3.2 Tarvitseeko kohdejärjestelmä laaduntarkastusta?
Tarkista, tarvitaanko kohdejärjestelmälle laaduntarkastus seuraavien seikkojen osalta:
-
Pääsynhallintaan käytettävät sääntökokonaisuudet
-
Siihen viedyt osastot
-
Sen käyttämän organisaatiorakenteen kokoonpano (esimerkiksi Glup tai KS)
4. Suunnittele toteutus, jaa tehtävät ja viestitä sisäisesti
Sovitaan muutoksen edellyttämistä käyttörajoitusaikoista ja tiedotetaan niistä, sillä käyttörajoituksen kesto riippuu muutoksen laajuudesta ja siitä, toteutetaanko se kerralla vai vaiheittain:
-
eADM-jäädyttäminen: muutamasta päivästä kahteen viikkoon, laajuudesta ja vaiheistuksesta riippuen.
-
Integraation jäädyttäminen: muutamasta päivästä kahteen viikkoon, laajuudesta ja vaiheistuksesta riippuen.
Määritä selkeät vastuut jokaiselle vaiheiden 1–3 tehtävälle ja tiedotetaan suunnitelmasta sekä muutoskieltojaksoista kaikille asianosaisille ennen toteutuksen aloittamista.
5. Toteuta organisaatiomuutokset vaiheittain
Toteuta organisaatiomuutokset vaiheittain eikä kerralla, esimerkiksi yksi palvelualue kerrallaan. Jokaisessa vaiheessa:
-
Poista käytöstä niiden integraatioiden synkronointivaiheet, joihin tämä vaihe ei vielä vaikuta.
-
Poista käytöstä viestivirrat, jotka organisaatiomuutokset saattaisivat laukaista.
-
Tuo organisaatiomuutokset eADM-järjestelmään.
-
Tarkista tulokset ja tee pistokokeita varmistaaksesi, etteivät muutokset ole aiheuttaneet odottamattomia seurauksia.
-
Korjaa havaitut ongelmat ja siirry sitten organisaatiomuutosten seuraavaan vaiheeseen.
-
Ota viestivirrat ja integraatiot uudelleen käyttöön.
Huomautus: Vaiheittainen käyttöönotto – sen sijaan, että kaikki muutokset tuodaan kerralla – tekee vaiheesta 5.4 huomattavasti tehokkaamman: pienemmän muutospaketin ansiosta tahattomat seuraukset on helpompi paikantaa ja korjata ennen kuin siirrytään eteenpäin.
Aiheeseen liittyvät artikkelit