Slik konfigurerer du e-postvarsler for endringer i tilgangsrettigheter

Oversikt

Du kan bruke en veiviser til å generere automatiske e-postvarsler når en bruker får eller mister en bestemt tilgangsrettighet.

Denne funksjonen er nyttig i flere situasjoner, blant annet ved varsling:

• Medarbeideren, som deretter kan bekrefte at vedkommende har den nødvendige tilgangen.

• Den ansattes leder, som kan følge med på teamets tillatelser.

• En systemadministrator, som kanskje må utføre flere manuelle oppgaver for å klargjøre systemet for brukeren.

Dette siste alternativet er spesielt verdifullt for systemer som ikke er fullt integrert med Active Directory eller Azure. Den automatiske varslingen sikrer at systemadministratoren mottar all nødvendig brukerinformasjon for å gi tilgang i systemer som krever manuell klargjøring.

Fremgangsmåte

Følg disse trinnene for å opprette en ny regel for e-postvarsling.

1. Gå til Access Control i hovedmenyen.

2. Øverst til høyre i Access Control-visningen finner du + (Pluss) og - (Minus) ikoner.

   • Klikk på + ikon for å starte veiviseren for å opprette et varsel når en bruker gevinster en tilgangsrett.

   • Klikk på - ikon for å starte veiviseren for å opprette et varsel når en bruker taper en tilgangsrett.

3. I veiviseren velger du hvem som skal motta varselet:

   • Medarbeider: Meldingen sendes til den ansatte som endringen gjelder.

   • Leder: Meldingen sendes til den ansattes leder.

   • Systemadministrator: Du må oppgi den spesifikke e-postadressen til administratoren.

   Merk: For alternativene Employee og Manager henter systemet automatisk mottakerens e-postadresse fra brukerprofilen deres.

4. Klikk på Opprett. Systemet vil nå generere det nødvendige regelsettet og meldingsflyten.

5. Klikk på knappen Meldingsflyt eller naviger til meldingsflyt-delen for å vise og redigere den nye malen.

Redigering og aktivering av varselet

I likhet med alle andre meldingsflyter kan du tilpasse e-postvarslingen ved å redigere teksten og legge til eller fjerne flettefelt etter behov.

Advarsel: Alle nye meldingsflyter opprettes som inaktive som standard. Du må åpne meldingsflyten manuelt og aktivere den når du er klar til å ta den i bruk.

Opprette en meldingsflyt uten veiviseren

Bruk et eget regelsett for hvert varsel. Dette er for å unngå at endringer i regelsettet som utløser varselet, får uforutsette konsekvenser for andre varsler. Videre gjør dette det også mulig å begrense sendingen til en engangsforeteelse ved hjelp av CountMessage-funksjonen.

Advarsel: Nye meldingsflyter som opprettes uten hjelp fra veiviseren, blir som standard opprettet som «Aktive ». Vi anbefaler at du deaktiverer dem så lenge du arbeider med meldingsflyten. Når du er klar til å ta den i bruk, må du åpne meldingsflyten manuelt og deretter aktivere den på nytt.