Hvordan opprette et e-postvarsel for utløpende tillatelser

For å forhindre at tilgangen plutselig går tapt når manuelt tildelte tillatelser utløper, kan du opprette en meldingsflyt som automatisk varsler ledere på forhånd.

Denne prosessen består av to hovedtrinn:

1. Opprette et regelsett for å identifisere tillatelser som nærmer seg utløpsdatoen.

2. Opprette en meldingsflyt som bruker regelsettet til å sende et detaljert e-postvarsel til brukerens leder.

Trinn 1: Opprett regelsettet

Først oppretter du regelsettet som skal utløse varslingen. Dette regelsettet vil fungere for alle brukertillatelser, slik at du ikke trenger å opprette separate regler for hver enkelt type tillatelse.

Regelkonfigurasjon

Regelsettet krever to linjer med logikk:

1. Finn utløpende tillatelser: Denne regelen finner alle brukere med en tillatelse som utløper om mindre enn 14 dager.

   • Attributt: [FOREACH;ObjectPermission;ExpiryDate<[NOW+14]&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato:eadm]

   • Tilstand: Har verdi

2. Forhindre dupliserte varsler: Denne regelen sikrer at varselet bare sendes én gang per tillatelse som utløper.

   • Attributt: [COUNTMESSAGESENT;]

   • Tilstand: Er lik

   • Argument: 0

Trinn 2: Opprett meldingsflyten

Når regelen er på plass, kan du nå bygge meldingsflyten som skal komponere og sende e-posten.

1. Gå til Meldingsflyter, og opprett en ny flyt.

2. Konfigurer de grunnleggende innstillingene:

   • Medium E-post

   • Mottaker: Leder

3. I feltet Regelsett velger du regelsettet du opprettet i forrige trinn.

Konfigurasjon av e-posttekst

For å gi et nyttig varsel bør e-postteksten inneholde en liste over de spesifikke tillatelsene som er i ferd med å utløpe. Dette gjøres ved hjelp av en FOREACH funksjon i meldingsteksten.

Følgende kode går gjennom alle utløpende tillatelser for brukeren og lister opp navn og utløpsdato; [FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]

Anbefalt e-postmal

Merk: For best resultat, klikk på Kildekode (</>) i tekstredigeringsprogrammet for meldinger, og lim inn HTML-koden nedenfor. Dette gir en ren, velformatert e-post.

HTML

<p>Hei</p>
<p>$[DisplayName] has one or more permissions that will expire within 14 days:</p>
<p>$[FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]</p>
<p>All permissions with an expiration date will be removed automatically on that date. If $[GivenName] still requires access, you must extend the access period. Click here to extend the period for the permissions.</p>
<p>&nbsp;</p>
<p>Mvh</p>
<p>IT Department</p>
<p>&nbsp;</p>

Trinn 3: Forhåndsvisning og aktivering

Før du aktiverer flyten, kan du bruke funksjonen Forhåndsvisning for å sikre at e-posten vises riktig. Forhåndsvisningen viser et ekte eksempel på det endelige varselet, fylt ut med bruker- og tillatelsesdata.

Hvis du er fornøyd med resultatet, aktiverer og lagrer du meldingsflyten.