For å forhindre at tilgangen plutselig går tapt når manuelt tildelte tillatelser utløper, kan du opprette en meldingsflyt som automatisk varsler ledere på forhånd.
Denne prosessen består av to hovedtrinn:
-
Opprette et regelsett for å identifisere tillatelser som nærmer seg utløpsdatoen.
-
Opprette en meldingsflyt som bruker regelsettet til å sende et detaljert e-postvarsel til brukerens leder.
Trinn 1: Opprett regelsettet
Først oppretter du regelsettet som skal utløse varslingen. Dette regelsettet vil fungere for alle brukertillatelser, slik at du ikke trenger å opprette separate regler for hver enkelt type tillatelse.
Regelkonfigurasjon
Regelsettet krever to linjer med logikk:
-
Finn utløpende tillatelser: Denne regelen finner alle brukere med en tillatelse som utløper om mindre enn 14 dager.
-
Attributt:
[FOREACH;ObjectPermission;ExpiryDate<[NOW+14]&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato:eadm] -
Tilstand: Har verdi
-
-
Forhindre dupliserte varsler: Denne regelen sikrer at varselet bare sendes én gang per tillatelse som utløper.
-
Attributt:
[COUNTMESSAGESENT;] -
Tilstand: Er lik
-
Argument:
0
-
Trinn 2: Opprett meldingsflyten
Når regelen er på plass, kan du nå bygge meldingsflyten som skal komponere og sende e-posten.
-
Gå til Meldingsflyter, og opprett en ny flyt.
-
Konfigurer de grunnleggende innstillingene:
-
Medium E-post
-
Mottaker: Leder
-
-
I feltet Regelsett velger du regelsettet du opprettet i forrige trinn.
Konfigurasjon av e-posttekst
For å gi et nyttig varsel bør e-postteksten inneholde en liste over de spesifikke tillatelsene som er i ferd med å utløpe. Dette gjøres ved hjelp av en FOREACH funksjon i meldingsteksten.
Følgende kode går gjennom alle utløpende tillatelser for brukeren og lister opp navn og utløpsdato; [FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]
Anbefalt e-postmal
Merk: For best resultat, klikk på Kildekode (</>) i tekstredigeringsprogrammet for meldinger, og lim inn HTML-koden nedenfor. Dette gir en ren, velformatert e-post.
HTML
<p>Hei</p>
<p>$[DisplayName] has one or more permissions that will expire within 14 days:</p>
<p>$[FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]</p>
<p>All permissions with an expiration date will be removed automatically on that date. If $[GivenName] still requires access, you must extend the access period. Click here to extend the period for the permissions.</p>
<p> </p>
<p>Mvh</p>
<p>IT Department</p>
<p> </p>
Trinn 3: Forhåndsvisning og aktivering
Før du aktiverer flyten, kan du bruke funksjonen Forhåndsvisning for å sikre at e-posten vises riktig. Forhåndsvisningen viser et ekte eksempel på det endelige varselet, fylt ut med bruker- og tillatelsesdata.
Hvis du er fornøyd med resultatet, aktiverer og lagrer du meldingsflyten.