Håndtering av organisasjonsendringer i Visma Enterprise HRM

For å bevare historiske data anbefaler Visma Enterprise (VEP) en spesifikk praksis for å håndtere organisatoriske endringer. I stedet for bare å flytte eksisterende enheter i hierarkiet, innebærer prosessen at man oppretter nye enheter og deaktiverer de gamle.

Den anbefalte prosessen er som følger:

• Den gamle organisasjonsenhetens nummer endres (f.eks. ved å legge til et suffiks).

• En ny "boks" for organisasjonsenheten opprettes på den nye plasseringen i organisasjonskartet. Denne nye enheten gjenbruker det opprinnelige enhetsnummeret som den gamle enheten hadde.

• Medarbeiderne flyttes til den nye enheten på en bestemt dato.

• Den gamle enheten deaktiveres deretter.

Utfordringen for integrasjoner

Denne metoden innebærer at de flyttede organisasjonsenhetene i praksis er nye objekter med nye interne ID-er i Visma HRM. Dette har betydelige konsekvenser for alle tilkoblede integrasjoner, ettersom eADM vil tolke dem som helt nye enheter.

Når de nye enhetene opprettes i Visma HRM, vil tilsvarende dupliserte enheter bli opprettet i eADM og eventuelle tilkoblede målsystemer (f.eks. Compilo).

Denne prosessen krever manuell inngripen for å sikre dataintegritet og bevare historikken i målsystemene. Selv om det manuelle arbeidet ikke er omfattende, er det avgjørende for å lykkes at trinnene utføres i riktig rekkefølge.

Prosedyre for manuell intervensjon

Følgende prosedyre bruker Compilo som et eksempel på et målsystem. De samme prinsippene gjelder for andre systemer som integreres via eADM.

Advarsel: Følgende trinn må utføres ETTER at den nye organisasjonsenheten er opprettet i Visma og synkronisert med eADM, men FØR de ansatte flyttes til den nye enheten i Visma.

Trinn 1: I målsystemet (Compilo-eksempel)

I målsystemet må du tilordne den eksterne identifikatoren på nytt fra den nye, dupliserte enheten til den opprinnelige enheten du ønsker å beholde.

1. Finn den nyopprettede (dupliserte) organisasjonsenheten i Compilo.

2. Fjern den eksterne ID-en fra den nye enheten.

3. Finn originalenheten som du ønsker å bevare.

4. Legg til den eksterne ID-en du nettopp fjernet, til denne opprinnelige enheten.

5. Deaktiver den nye, dupliserte enheten, siden det ikke lenger er behov for den.

Trinn 2: I eADM

I eADM må du fjerne koblingen (Anchor) fra den gamle Visma-enheten til målsystemet. Dette forhindrer at data blir skrevet tilbake til feil objekt.

1. Søk etter den opprinnelige organisasjonsenheten fra HRM som skal erstattes.

2. Gå til fanen Anchor for den aktuelle enheten.

3. Slett ankeret som lenker til Compilo.

Når disse trinnene er fullført, kan de ansatte flyttes i Visma HRM. De vil nå være korrekt tilknyttet den opprinnelige enheten i Compilo, og alle historiske data er bevart.

Merk: Du kan bruke meldingsflyten i eADM til å varsle Compilo systemadministrator automatisk når denne handlingen må utføres.