Planlegging og gjennomføring av organisasjonsendringer i eADM

Denne artikkelen beskriver en femtrinnsprosess for planlegging og gjennomføring av organisatoriske endringer som påvirker eADM og tilknyttede integrasjoner, slik at risikoen for brudd på tilgangsrettigheter, foreldreløse integrasjonsdata eller ubemerkede bivirkninger minimeres.

1. Sørg for klarhet om alle endringer på forhånd

Før det tekniske arbeidet settes i gang, må det totale omfanget av omorganiseringen være kjent og dokumentert. En ufullstendig eller omtrentlig liste over endringer er den vanligste årsaken til problemer senere i prosessen.

Lag en oversikt over alle endringer

Lag en samlet oversikt som inneholder alle organisasjonsenheter som berøres av endringen, uansett nivå i hierarkiet. Vi anbefaler en struktur som ser slik ut:

Oversikten må omfatte begge følgende punkter:

• Hver organisasjonsenhet som skal opprettes, uansett nivå, sammen med enhetens nye nummer.

• Alle organisasjonsenheter som skal avvikles, uansett nivå, sammen med deres gjeldende enhetsnummer.

2. Kartlegg regelsettene som berøres av endringene

Bruk oversikten fra trinn 1 til å identifisere alle regelsett som refererer til noen av de berørte enhetsnumrene. Dette omfatter regelsett som regulerer:

• Gruppemedlemskap

• Overdragelse av lisens

• Andre tilgangsrettigheter

Utvid de aktuelle regelsettene med de nye enhetsnumrene før organisasjonsendringene importeres til eADM. Ved å gjøre dette på forhånd sikrer man at de nye enhetene omfattes av tilgangs- og lisensreglene fra det øyeblikket de vises i eADM, i stedet for i etterkant.

3. Tilordne integrasjoner til målsystemer

For hver integrasjon som er koblet til eADM, må du vurdere følgende to spørsmål.

3.1 Må enhetsnumrene i målsystemet oppdateres manuelt?

Saks- og dokumenthåndteringssystemer (Acos WebSak, P360 og lignende) samt Compilo krever vanligvis at systemansvarlig manuelt legger inn de nye enhetsnumrene i ExternId før organisasjonsendringene importeres til eADM.

3.2 Trenger målsystemet en kvalitetskontroll?

Sjekk om målsystemet trenger en kvalitetskontroll med hensyn til:

• Regelsettene som brukes til tilgangsstyring

• Avdelingene som eksporteres til den

• Konfigurasjonen av organisasjonsstrukturen den bruker (for eksempel Glup eller KS)

4. Planlegg gjennomføringen, fordel oppgaver og kommuniser internt

Enes om og kommuniser hvilke fryseperioder som er nødvendige for endringen, siden varigheten av en fryseperiode avhenger av endringens omfang og om den gjennomføres på én gang eller i etapper:

• eADM-stans: fra noen få dager til to uker, avhengig av omfang og gjennomføringsplan.

• Integrasjonspause: fra noen dager til to uker, avhengig av omfang og gjennomføringsplan.

Tildel et klart ansvar for hver oppgave i trinn 1 til 3, og informer alle berørte om planen og tidsvinduene før gjennomføringen starter.

5. Gjennomfør organisasjonsendringene i etapper

Gjennomfør organisasjonsendringene trinnvis i stedet for alt på en gang, for eksempel ett tjenesteområde om gangen. For hver fase:

1. Deaktiver synkroniseringstrinnene for integrasjoner som denne fasen ennå ikke berører.

2. Deaktiver meldingsstrømmer som kan utløses av endringene i organisasjonen.

3. Importer organisasjonsendringene til eADM.

4. Kontroller resultatene og gjennomfør stikkprøver for å forsikre deg om at endringene ikke har ført til uforutsette konsekvenser.

5. Rett opp eventuelle problemer som oppdages, og fortsett deretter med neste fase av organisasjonsendringene.

6. Aktiver meldingsflytene og integrasjonene på nytt.

Relaterte artikler

• Vismas anbefalte organisasjonsstruktur og dens innvirkning på eADM

• Håndtering av organisasjonsendringer i Visma Enterprise HRM

Sist oppdatert: 11. september 2026