Om het plotselinge verlies van toegang te voorkomen wanneer handmatig toegewezen rechten verlopen, kun je een berichtenstroom maken die managers automatisch op voorhand verwittigt.
Dit proces omvat twee belangrijke stappen:
-
Een regelset maken om machtigingen te identificeren waarvan de vervaldatum nadert.
-
Een berichtenstroom maken die de regelset gebruikt om een gedetailleerde e-mailmelding te sturen naar de manager van de gebruiker.
Stap 1: Maak de regelset
Maak eerst de regelset aan die de notificatie zal triggeren. Deze enkele set regels zal werken voor alle gebruikerspermissies, dus je hoeft geen aparte regels te maken voor elk type permissie.
Regelconfiguratie
De regelset vereist twee regels logica:
-
Zoek verlopen rechten: Deze regel vindt alle gebruikers met een toestemming die over minder dan 14 dagen verloopt.
-
Attribuut:
[FOREACH;ObjectPermission;ExpiryDate<[NOW+14]&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato:eadm] -
Staat: Heeft waarde
-
-
Dubbele meldingen voorkomen: Deze regel zorgt ervoor dat de melding slechts één keer per aflopende toestemming wordt verzonden.
-
Attribuut:
[COUNTMESSAGESENT;] -
Voorwaarde: Is gelijk aan
-
Argument:
0
-
Opmerking: De messageId is met opzet leeg gelaten. Aangezien er geen id is opgegeven, [COUNTMESSAGESENT;] wordt beoordeeld in de context van de verzendtrigger van de berichtstroom die deze regelset activeert, zodat dezelfde regelset ongewijzigd kan worden hergebruikt als je later andere stromen voor vervalmeldingen toevoegt. Het nadeel is dat het eigen voorbeeld van de regelset niet zal werken — zie de opmerking in stap 3.
Stap 2: De berichtenstroom creëren
Nu de regel is ingesteld, kun je de berichtenstroom bouwen die de e-mail samenstelt en verzendt.
-
Navigeer naar Berichtstromen en maak een nieuwe stroom.
-
Configureer de basisinstellingen:
-
Medium: E-mail
-
Ontvanger: Manager
-
-
Selecteer in het veld Regelset de regelset die je in de vorige stap hebt gemaakt.
Configuratie e-mail body
Om een nuttige melding te geven, moet de body van de e-mail de specifieke permissies vermelden die bijna verlopen zijn. Dit wordt gedaan met behulp van een FOREACH functie in de berichttekst.
De volgende code itereert door alle verlopen rechten voor de gebruiker en toont hun naam en vervaldatum; [FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]
Aanbevolen e-mailsjabloon
Opmerking: Voor de beste resultaten klik je op de Broncode (</>) knop in de teksteditor van het bericht en plak de onderstaande HTML-code. Dit levert een schone, goed opgemaakte e-mail op.
HTML
<p>Hei</p>
<p>$[DisplayName] has one or more permissions that will expire within 14 days:</p>
<p>$[FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]</p>
<p>All permissions with an expiration date will be removed automatically on that date. If $[GivenName] still requires access, you must extend the access period. Click here to extend the period for the permissions.</p>
<p> </p>
<p>Mvh</p>
<p>IT Department</p>
<p> </p>
Stap 3: Voorbeeld bekijken en activeren
Opmerking: Omdat de regelset gebruikmaakt van [COUNTMESSAGESENT;] met de messageId weggelaten (stap 1), wordt het eigen voorbeeld van de regelset niet uitgevoerd — er is geen activerend berichtensjabloon buiten een daadwerkelijke verzending waarmee die voorwaarde kan worden getoetst. Gebruik de berichtstromen in plaats daarvan de preview-functie, die de regel toetst aan de hand van echte gebruikers- en machtigingsgegevens via de daadwerkelijke workflow, in plaats van de regelset afzonderlijk te evalueren; deze functie ondervindt dus geen hinder van deze beperking.
Voordat je de workflow activeert, kun je de functie ‘Voorbeeld’ van de berichtenworkflow gebruiken om te controleren of de e-mail correct wordt weergegeven. Het voorbeeld toont een concreet voorbeeld van de uiteindelijke melding, ingevuld met gebruikers- en machtigingsgegevens.
Als je tevreden bent met het resultaat, activeer je de berichtenstroom en sla je deze op.