Så här skapar du en e-postvarning för behörigheter som löper ut

För att förhindra plötslig förlust av åtkomst när manuellt tilldelade behörigheter löper ut kan du skapa ett meddelandeflöde som automatiskt meddelar cheferna i förväg.

Denna process omfattar två huvudsteg:

1. Skapa en regeluppsättning för att identifiera behörigheter som närmar sig sitt utgångsdatum.

2. Skapa ett meddelandeflöde som använder regeluppsättningen för att skicka ett detaljerat e-postmeddelande till användarens chef.

Steg 1: Skapa regeluppsättningen

Skapa först den regeluppsättning som ska utlösa aviseringen. Denna enda regeluppsättning kommer att fungera för alla användarbehörigheter, så du behöver inte skapa separata regler för varje typ av behörighet.

Regelkonfiguration

Regeluppsättningen kräver två logiska linjer:

1. Hitta behörigheter som löper ut: Den här regeln hittar alla användare med en behörighet som löper ut om mindre än 14 dagar.

   • Attribut: [FOREACH;ObjectPermission;ExpiryDate<[NOW+14]&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato:eadm]

   • Villkor: Har värde

2. Förhindra dubblerade aviseringar: Den här regeln säkerställer att meddelandet endast skickas en gång per utgångna behörighet.

   • Attribut: [COUNTMESSAGESENT;]

   • Villkor: Är lika med

   • Argument: 0

Steg 2: Skapa meddelandeflödet

Med regeluppsättningen på plats kan du nu bygga meddelandeflödet som kommer att komponera och skicka e-postmeddelandet.

1. Navigera till Message Flows och skapa ett nytt flöde.

2. Konfigurera de grundläggande inställningarna:

   • Medium: E-post

   • Mottagare: Chef

3. I fältet Rule Set väljer du den regeluppsättning som du skapade i föregående steg.

Konfiguration av e-posttexter

För att ge ett användbart meddelande bör e-postmeddelandet innehålla en lista över de specifika behörigheter som håller på att löpa ut. Detta görs med hjälp av en FOREACH funktion i meddelandetexten.

Följande kod itererar genom alla utgångna behörigheter för användaren och listar deras namn och utgångsdatum; [FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]

Rekommenderad e-postmall

Obs! För bästa resultat, klicka på Källkod (</>) knappen i meddelandets textredigerare och klistra in HTML-koden nedan. Detta ger ett rent och välformaterat e-postmeddelande.

HTML

<p>Hei</p>
<p>$[DisplayName] has one or more permissions that will expire within 14 days:</p>
<p>$[FOREACH;ObjectPermission;Manual=true&Object.Id=[Id];SystemRole.Name,ExpiryDate;Rettighet,Utløpsdato]</p>
<p>All permissions with an expiration date will be removed automatically on that date. If $[GivenName] still requires access, you must extend the access period. Click here to extend the period for the permissions.</p>
<p>&nbsp;</p>
<p>Mvh</p>
<p>IT Department</p>
<p>&nbsp;</p>

Steg 3: Förhandsgranska och aktivera

Innan du aktiverar flödet kan du använda funktionen Förhandsgranska för att se till att e-postmeddelandet visas korrekt. Förhandsgranskningen visar ett verkligt exempel på den slutliga aviseringen, fylld med användar- och behörighetsdata.

Om du är nöjd med resultatet aktiverar och sparar du meddelandeflödet.