Navigatie

Planning en uitvoering van organisatorische veranderingen in eADM

In dit artikel wordt een vijfstappenproces beschreven voor het plannen en doorvoeren van organisatorische veranderingen die van invloed zijn op eADM en de daarmee verbonden integraties, waarbij het risico op verstoorde toegangsrechten, achtergebleven integratiegegevens of onopgemerkte neveneffecten tot een minimum wordt beperkt.

Opmerking: Deze procedure is van toepassing op elke organisatorische verandering van aanzienlijke omvang: herstructureringen, fusies, het opsplitsen van afdelingen of het afstemmen op de door Visma aanbevolen organisatiestructuur en de gevolgen daarvan voor eADM. Voor kleinere, afzonderlijke verplaatsingen van eenheden raadpleeg je in plaats daarvan het hoofdstuk ‘Omgaan met organisatorische veranderingen in Visma Enterprise HRM ’.

1. Zorg ervoor dat alle wijzigingen van tevoren duidelijk zijn

Voordat er met de technische werkzaamheden wordt begonnen, moet de volledige omvang van de reorganisatie bekend en gedocumenteerd zijn. Een onvolledige of bij benadering opgestelde lijst van wijzigingen is de meest voorkomende oorzaak van problemen in een later stadium van het proces.

Maak een overzicht van alle wijzigingen

Stel één overzicht op waarin alle organisatie-eenheden worden vermeld die door de wijziging worden beïnvloed, op elk niveau van de hiërarchie. Wij raden een structuur aan die ongeveer als volgt eruitziet:

Naam van de eenheid (elk niveau)

Soort wijziging

Ingangsdatum

Huidig eenheidsnummer in Visma

Nieuw eenheidsnummer in Visma

Voorbeeld: Technisch beheer

Nieuw

—

4210

Voorbeeld: Bouw en vastgoed

Niet meer leverbaar

3120

—

Het overzicht moet beide onderstaande punten omvatten:

  • Elke nieuw op te richten organisatie-eenheid, op welk niveau dan ook, samen met het bijbehorende nieuwe eenheidsnummer.

  • Elke te beëindigen organisatie-eenheid, op welk niveau dan ook, samen met het bijbehorende eenheidsnummer.

Ons duidelijke advies: gebruik artikelnummers niet opnieuw. Als het nummer van een uit het assortiment genomen artikel wordt hergebruikt voor een nieuw artikel, zullen eADM en de daaraan gekoppelde doelsystemen de twee artikelen door elkaar halen, waardoor historische gegevens en de toegangsgeschiedenis worden verstoord.

2. Breng de regelsets in kaart waarop de wijzigingen van invloed zijn

Gebruik het overzicht uit stap 1 om alle regelsets te identificeren die verwijzen naar een van de betrokken eenheidsnummers. Dit omvat regelsets die betrekking hebben op:

  • Groepslidmaatschap

  • Overdracht van licentie

  • Overige toegangsrechten

Breid de betreffende regelsets uit met de nieuwe eenheidsnummers voordat de organisatorische wijzigingen in eADM worden geïmporteerd. Door dit van tevoren te doen, zorgt u ervoor dat nieuwe eenheden vanaf het moment dat ze in eADM verschijnen correct onder de toegangs- en licentieregels vallen, in plaats van pas achteraf.

3. Integraties met doelsystemen in kaart brengen

Beoordeel voor elke integratie die is gekoppeld aan eADM de volgende twee vragen.

3.1 Moeten de eenheidsnummers in het doelsysteem handmatig worden bijgewerkt?

Bij systemen voor dossier- en documentbeheer (zoals Acos WebSak, P360 en dergelijke) en Compilo moet de systeemeigenaar de nieuwe eenheidsnummers doorgaans handmatig invoeren in ExternId voordat de organisatorische wijzigingen in eADM worden geïmporteerd.

3.2 Moet het doelsysteem worden gecontroleerd op kwaliteit?

Controleer of het doelsysteem een kwaliteitscontrole nodig heeft met betrekking tot:

  • De regelsets die worden gebruikt voor toegangsbeheer

  • De afdelingen die ernaar worden geëxporteerd

  • De configuratie van de organisatiestructuur die het gebruikt (bijvoorbeeld Glup of KS)

4. De uitvoering plannen, taken toewijzen en intern communiceren

Spreek de voor de wijziging benodigde bevriezingsperiodes af en breng deze onder de aandacht, aangezien de duur van een bevriezingsperiode afhangt van de omvang van de wijziging en van de vraag of deze in één keer of gefaseerd wordt doorgevoerd:

  • eADM-stop: van enkele dagen tot twee weken, afhankelijk van de omvang en de fasering.

  • Integratiepauze: van enkele dagen tot twee weken, afhankelijk van de omvang en de fasering.

Wijs voor elke taak in stap 1 tot en met 3 duidelijk wie ervoor verantwoordelijk is, en breng alle betrokkenen op de hoogte van het plan en de vastgelegde termijnen voordat de uitvoering van start gaat.

5. Voer de organisatorische veranderingen gefaseerd door

Voer de organisatorische veranderingen in fasen door in plaats van in één keer, bijvoorbeeld per dienstgebied. Voor elke fase:

  1. Schakel de synchronisatiestappen uit voor integraties waarop deze fase nog geen invloed heeft.

  2. Schakel berichtenstromen uit die door de organisatorische veranderingen in gang zouden kunnen worden gezet.

  3. Importeer de organisatorische wijzigingen in eADM.

  4. Controleer de resultaten en voer steekproeven uit om na te gaan of de wijzigingen geen onvoorziene gevolgen hebben gehad.

  5. Los de geconstateerde problemen op en ga vervolgens verder met de volgende fase van de organisatorische veranderingen.

  6. Schakel de berichtenstromen en integraties opnieuw in.

Opmerking: Door de implementatie gefaseerd uit te voeren, in plaats van alle wijzigingen in één keer door te voeren, wordt stap 5.4 veel effectiever: bij een kleinere reeks wijzigingen is het gemakkelijker om onbedoelde gevolgen te isoleren en te corrigeren voordat je verdergaat.

Laatst bijgewerkt: