Dossier er en cloudbaseret løsning til kompetencestyring, uddannelse og overholdelse af lovgivning. Den hjælper organisationer med at administrere medarbejdernes kompetencer, uddannelsesbehov og overholdelse af lovgivningen via en central platform.
Identums eADM-integration automatiserer dataoverførslen fra dit HR-system til Dossier. Ved at fungere som mellemled mellem HR-kilden og Dossier sikrer eADM, at kompetencestyringssystemet altid afspejler den korrekte organisationsstruktur og den aktive brugerbase, herunder både interne medarbejdere og eksterne konsulenter.
Integrationsmuligheder
Integrationen bygger på en filbaseret overførsel via SFTP. eADM behandler identitetsdata og sender opdateringer til Dossier for at sikre synkronisering.
Vigtigste funktioner
-
Synkronisering af organisationshierarkiet: eADM spejler den organisationsstruktur, der er defineret i HR-systemet (eller i selve eADM), i Dossier. Hvis en afdeling flyttes eller omdøbes i kildesystemet, opdaterer eADM hierarkiet i Dossier i overensstemmelse hermed.
-
Brugeroprettelse:
-
Medarbejdere: Brugere, der stammer fra HR-systemet, oprettes automatisk i Dossier.
-
Eksterne konti: eADM kan også oprette adgang for eksterne brugere (f.eks. konsulenter, vikarer), som muligvis ikke findes i det primære HR-system, men som administreres i eADM.
-
-
Kortlægning af stillinger og afdelinger: Brugerne knyttes til de specifikke afdelinger i organisationshierarkiet, hvor de besidder en aktiv stilling.
-
Tildeling af leder: Integrationen identificerer brugerens primære leder i eADM og angiver denne som den udpegede leder i Dossier. Dette er afgørende for godkendelsesforløb og kompetencevurderinger.
-
Kontaktoplysninger: Standardkontaktoplysningerne synkroniseres. Valgfrie felter, såsom private mobilnumre, kan også overføres, hvis de er konfigureret.
Konfiguration og opsætning
Opsætningsprocessen for Dossier-integrationen er enkel. Den tekniske konfiguration varetages af Identum; kunden skal blot angive de nødvendige forbindelsesoplysninger og forberede de eksisterende data.
Forudsætninger
-
SFTP-adgangsoplysninger Du skal indhente SFTP-adgangsoplysninger fra din Dossier-udbyder eller -administrator. Når du har modtaget disse oplysninger, skal de videresendes til Identum, så forbindelsen kan konfigureres.
-
Serveradresse (værtsnavn): URL-adressen eller IP-adressen på Dossier SFTP-serveren.
-
Brugernavn: Det specifikke kontonavn til SFTP-forbindelsen.
-
Adgangskode: Logindataene til kontoen.
-
Oprydning af Dossier-data: Hvis du har brugt Dossier før denne integration, indeholder dit miljø sandsynligvis allerede eksisterende afdelinger. For at undgå oprettelse af dobbelte afdelinger og for at bevare den eksisterende kompetencehistorik skal du opdatere de eksisterende afdelinger i Dossier med det korrekte afdelingsnummer (der svarer til ID’et i dit HR-/eADM-system), inden Identum aktiverer integrationen. Hvis du undlader at gøre dette, vil integrationen oprette nye, dobbelte afdelinger, hvilket i praksis vil opdele dine data.
Identum kan hjælpe dig med denne proces. Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal tilordne disse ID’er, eller har brug for hjælp til at forberede dine data, bedes du kontakte din Identum-implementeringskonsulent.
Opsætningsvejledning
-
Forbered data: Gennemgå din nuværende dossier-struktur og sørg for, at alle eksisterende afdelinger er mærket med de korrekte afdelingsnumre.
-
Indhent loginoplysninger: Find serveradressen, brugernavnet og adgangskoden, som angivet i forudsætningerne.
-
Videresend til Identum: Send forbindelsesoplysningerne til Identums support eller din udpegede implementeringskonsulent.
-
Verifikation: Når Identum har konfigureret connectoren, udføres der en testsynkronisering for at kontrollere, at hierarkiet afspejles korrekt i forhold til de eksisterende afdelinger, og at brugerne oprettes.
Sikkerhedshenvisning: Du må ikke sende adgangskoder i klartekst via almindelig e-mail. Brug venligst en sikker metode (f.eks. et link til deling af adgangskoder eller en krypteret fil) til at overføre adgangskoden.
3. AI og søgning – resumé
Resumé: Dette dokument beskriver integrationen mellem Identum eADM og Dossier (kompetencestyring). Det forklarer, hvordan eADM automatiserer synkroniseringen af organisationshierarkiet, brugerkonti og ledelsesforhold via SFTP. Vejledningen skitserer vigtige krav til opsætningen, herunder behovet for at videresende Dossier-SFTP-adgangskoder til Identum samt nødvendigheden af at opdatere eksisterende Dossier-afdelinger med de korrekte afdelingsnumre for at undgå dubletter (support tilbydes af Identum).