Datakvalitet i HR-systemet: Grunnmuren for effektiv tilgangsstyring

Når vi snakker om tilgangsstyring og brukerkontohåndtering, er det lett å fokusere på de tekniske løsningene. Men sannheten er at fundamentet for et vellykket prosjekt ligger et helt annet sted: i datakvaliteten i HR-systemet ditt. Dette er et tema som blir stadig viktigere, spesielt ettersom flere kunder begynner å forberede seg på effektiv tilgangsstyring med løsninger som eAdm.

HR-systemet: Din masterdatakilde

Se for deg HR-systemet som hjertet i organisasjonen din når det kommer til ansattdata. Det er her masterdataene ligger – data som utgjør grunnmuren for alt som settes opp i et system som eAdm. Enten det handler om brukerkontohåndtering i Microsoft-applikasjoner, tilgang i fagsystemer, eller hva den enkelte ansatte skal ha tilgang til basert på sin rolle og organisatoriske tilhørighet, er det HR-systemet som er kilden.

Dermed er det helt avgjørende at dataene i HR-systemet er oppdaterte og korrekte. Dette gjelder både organisasjonsstrukturen og de ansattes stillinger og innplasseringer. Feil her kan føre til en rekke utfordringer, fra feilaktige tilganger til ineffektive prosesser.

Hva er masterdata i HR-systemet?

Når vi snakker om masterdata i HR-systemet, refererer vi til kritisk informasjon knyttet til:

• Personer: Med en unik ID-nøkkel i tillegg til personnummer.

• Ansettelser: Startdato, sluttdato, ansettelsesforhold.

• Stillinger: Type stilling, stillingsprosent.

• Organisasjonstilhørighet: Hvilken avdeling, seksjon eller enhet den ansatte tilhører.

• Roller eller stillingstitler og -koder: Her er det viktig med en gjennomført navnestandard og standardiserte koder/forkortelser.

• Organisasjonsstruktur: Med en unik ID-nøkkel per objekt (enhet/avdeling/seksjon/område osv.).

Sjekkpunkter for god datakvalitet

Før et prosjekt med tilgangsstyring starter, er det lurt å ta en sjekk på følgende områder for å sikre best mulig datakvalitet:

• Integrasjon med Folkeregisteret: Er det en etablert integrasjon mot Folkeregisteret fra HR-systemet for å sikre oppdaterte personopplysninger?

• Standardiserte rutiner for dataregistrering: Finnes det etablerte rutiner som sikrer at data blir lagt inn på en standardisert måte?

• Standard flyt for personalmeldinger: Er det etablerte rutiner som sikrer en standard flyt ved ansettelse, endring og oppsigelse av stillinger (personalmeldinger)?

• Håndtering av endringer: Er det etablerte rutiner som sikrer at endringer som følge av punkt 2 (standardiserte rutiner) blir håndtert og lagt inn på en standardisert måte?

• Håndtering av organisasjonsendringer: Er det etablerte rutiner som sikrer at endringer i organisasjonsstruktur håndteres i god tid og på en standardisert måte?

Når prosjektet starter: En sjekk av datakvaliteten

Et prosjekt med eAdm gir en gyllen anledning til å få vist frem kvaliteten på masterdata i HR-systemet. Når vi setter i gang, vil det fort vise seg hvor skoen trykker. Som kunde får du da mulighet til å rydde opp i HR-systemet ditt. Det er viktig å se på denne prosessen som en investering i fremtiden. God datakvalitet i HR-systemet er ikke bare en forutsetning for vellykket tilgangsstyring, men også for en mer effektiv og sømløs drift av hele organisasjonen.