Softmatch: käyttäjien yhdistäminen (manuaalisesti ↔ HR:n kautta ja organisaatioiden välillä)

Yleiskatsaus

eADM tunnistaa jokaisen käyttäjän HR-järjestelmästä peräisin olevan lähdetunnuksen ( Source ID) avulla. Kun sama lähdetunnus esiintyy uudelleen tuonnin yhteydessä, eADM tunnistaa kyseessä olevan saman henkilön – se päivittää olemassa olevan tilin (ja palauttaa sen, jos se on poistettu). Kutsumme tätä ”hard matchingiksi”. Toiminto on aina käytössä eikä vaadi erillistä määritystä.

Softmatch on varamenetelmä tilanteisiin, joissa lähdetunnukset eivät täsmää, mutta kyseessä on silti sama henkilö:

• Käyttäjä on luotu manuaalisesti eADM-järjestelmässä ( manuaalinen käyttäjä), ja myöhemmin hänet siirretään henkilöstöhallinnosta järjestelmään eri lähdetunnuksella.

• Sama henkilö työskentelee useammassa kuin yhdessä yrityksessä (oikeushenkilössä), jotka on tuotu järjestelmään yhdessä, tai henkilöstötietue palautetaan uudella lähdetunnuksella.

Sen sijaan, että hakua suoritettaisiin lähdetunnuksen perusteella, softmatch-toiminto suorittaa haun valitsemasi yhden attribuutin arvon perusteella (esimerkiksi sosiaaliturvatunnuksen). Jos löytyy täsmälleen yksi selkeä vastaavuus, eADM yhdistää tietueet sen sijaan, että luo kaksoiskappaleen.

Softmatch-asetuksia on kaksi erillistä:

Molemmat ovat valinnaisia ja määritetään organisaatiokohtaisesti. Jos ne jätetään tyhjäksi, softmatch-toiminto poistetaan käytöstä.

Kova täsmäys vs. pehmeä täsmäys

Keskeinen seikka: tarkka täsmäys voittaa. Pehmeä täsmäys otetaan käyttöön vasta silloin, kun lähdetunnisteet eivät jo yksinään riitä henkilöllisyyden tunnistamiseen.

Missä asetukset määritetään

Softmatch on osa edistynyttä vuokralaisen asetusten määrittelyä. Sen muuttaminen riippuu käyttöoikeuksistasi:

• Kumppaneilla ja tietyillä yritysasiakkailla on organisaation järjestelmänvalvojan rooli, jonka avulla he voivat itse määrittää vuokralaisensa asetukset. Jos sinulla on tämä rooli, noudata seuraavia ohjeita.

• Kaikki muut asiakkaat: ottakaa yhteyttä tukeen, jotta softmatch-toiminto voidaan ottaa käyttöön tai muuttaa. Ilmoittakaa meille, minkä attribuutin perusteella haluatte tehdä täsmäytyksen ja onko kyseessä manuaalinen↔HR-yhdistäminen, yritysten välinen yhdistäminen vai molemmat.

Itsepalvelu (organisaation järjestelmänvalvoja)

1. Avaa vasemmasta valikosta Järjestelmän hallinta → Asiakkaan asetukset.

2. Valitse organisaatio, jonka asetukset haluat määrittää.

3. Avaa Tilit-välilehti.

4. Valitse Muokkaa.

5. Etsi nämä kaksi kenttää:

   • Ominaisuus käyttäjien yhdistämiseksi eri yritysten välillä

   • Ominaisuus manuaalisten käyttäjien yhdistämiseksi HR-käyttäjiin

6. Valitse ominaisuus avattavasta valikosta tai valitse ”ei mitään”, jos haluat poistaa sen käytöstä.

7. Tallenna.

Valittavissa olevat ominaisuudet

Vain näitä attribuutteja voidaan käyttää softmatch-hakua varten:

• Sähköposti

• EmployeeNumber

• Posti

• Mobiili

• PrivatePhone

• Sosiaaliturvanumero

• SourceId

• UserId

• Käyttäjänimi

• WebUserId

Valitse jokaiselle henkilölle oma , yksilöllinen tunnus , joka on varmasti täytetty molemmille puolille. Sosiaaliturvatunnus on tavallisin valinta, jos se on saatavilla.

Manual-käyttäjät yhdistettiin HR-käyttäjiin

Käyttötilanne: järjestelmänvalvoja luo käyttäjän manuaalisesti ennen kuin HR toimittaa käyttäjätiedot (uusi työntekijä, joka tarvitsee käyttöoikeudet ensimmäisestä päivästä lähtien, sijainen, alihankkija). Myöhemmin HR:n tuontitiedostossa on sama henkilö. Ilman softmatch-toimintoa tuloksena on kaksi tiliä. Kun softmatch-toiminto on käytössä esimerkiksi sosiaaliturvatunnuksen perusteella, eADM yhdistää manuaalisesti luodun tilin saapuvaan HR-käyttäjään. Tili säilyttää historiansa ja siirtyy siitä lähtien HR:n hallintaan.

Suunta on tärkeä: tämä yhdistämisprosessi käynnistyy manuaaliselta puolelta. Se suoritetaan, kun aktiivinen manuaalinen tili kohtaa vastaavan HR-tietueen tuonnin aikana. Pelkästään HR-käyttöoikeuden omaava käyttäjä ei tuo manuaalista tietuetta järjestelmään itsestään.

Yritysten välillä yhdistetyt käyttäjät

Käyttötilanne: Jotkin HR-järjestelmät tuottavat tietoja henkilöstä, joka työskentelee useammalle kuin yhdelle yritykselle (oikeushenkilölle) – esimerkiksi henkilöstä, joka on osa-aikaisessa työsuhteessa kahdessa kunnallisessa yksikössä. Kun nämä yksiköt tuodaan yhdessä samaan eADM-organisaatioon, tämä asetus tunnistaa henkilön yhtenä käyttäjänä (tunnistetaan valitun tunnisteen perusteella, yleensä henkilötunnuksen avulla) ja säilyttää kunkin yrityksen tehtävät kyseisellä yhdellä tilillä sen sijaan, että jokaiselle yritykselle luotaisiin erillinen päällekkäinen tili.

Se linkittää myös olemassa olevan HR-käyttäjän uudelleen, jos käyttäjän mukana tuleva lähdetunnus muuttuu, mutta valittu attribuutti vastaa edelleen toisiaan.

Tuetut tuontimuodot

Vain joissakin HR-tuonneissa käytetään tätä asetusta käyttäjäobjektien päällekkäisyyksien estämiseksi. Näissä tiedostomuodoissa henkilö, joka esiintyy useammassa kuin yhdessä yrityksessä (jokaisessa yrityksessä eri työntekijänumerolla), tuodaan useina tietueina; kun asetus ”Attribuutti käyttäjien yhdistämiseksi yritysten välillä” on valittuna, nämä tietueet yhdistetään yhdeksi käyttäjäksi. Ilman tätä asetusta tuonti luo yhden käyttäjäobjektin kutakin yritystä kohden.

Tätä asetusta tällä tavalla käyttävät tiedostomuodot:

• Visma Enterprise (HRM)

• Työnantaja

• Xledger

• Personec P

• Unit4 (Agresso)

• Mepco

Muiden tuontimuotojen osalta tämä asetus ei vaikuta luotavien käyttäjäobjektien määrään — ne tuodaan joko yhdestä yrityksestä tai ne yhdistävät jo itsestään henkilön eri työsuhteet. Jos et ole varma, koskeeko tämä asia juuri sinun HR-syötettäsi, ota yhteyttä tukeen.

Manuaalinen yhdistäminen: manuaalisen tehtävän lisääminen HR-käyttäjälle

Softmatch ei pelkästään vaihda yhtä tiliä toiseen. Manuaalisesti luotu käyttäjä on merkitty manuaalisen yhdistämisen tunnisteella. Kun tämä tunniste on päällä ja manuaalinen→HR-softmatch löytää vastaavan HR-käyttäjän, eADM ei pelkästään poista manuaalista tiliä, vaan yhdistää manuaalisen tietueen tehtävätiedot HR:n hallinnoimaan käyttäjään.

Käytännössä tämä mahdollistaa sellaisen tehtävän lisäämisen henkilöstöhallinnon käyttäjälle, jota henkilöstöhallinto itse ei tarjoa. eADM tukee useita tehtäviä yhdelle käyttäjälle, joten manuaalisesti luotu tehtävä lisätään henkilöstöhallinnon tehtävien rinnalle sen sijaan, että se korvaisi ne. Käyttäjästä tulee yksi henkilöstöhallinnon hallinnoima tili, jolla on yksi ylimääräinen, manuaalisesti lisätty tehtävä.

Miten se tapahtuu:

• Kun luot käyttäjän uuden käyttäjän ohjatun toiminnon avulla, eADM asettaa ”Manual merge ” -merkin automaattisesti arvoon ”yes ”.

• Tämä merkki näkyy myös käyttäjän tiedoissa kyllä/ei-kenttänä, jos haluat tarkistaa tai muuttaa sitä.

• Seuraavalla tuontikerralla, jos manuaalinen→HR-softmatch-attribuutti on määritetty ja henkilö vastaa HR-käyttäjää, manuaalinen tehtävä yhdistetään kyseiseen HR-käyttäjään.

Se riippuu kahdesta seikasta:

• Manual→HR softmatch -attribuutti on määritettävä (Manual merge -to iminto ei tee mitään itsessään — se toimii edellä kuvatun vastaavuuden kautta).

• Laske päätehtävä — tämä organisaatioasetus (näkyy joissakin HR-järjestelmissä) määrittää, laskeeko eADM uudelleen, mikä tehtävä on päätehtävä, kun tehtäviä on yhdistetty. Ota tämä asetus käyttöön, jos lisätty tehtävä on otettava huomioon päätehtävää valittaessa.

Sama varoitus kuin muuallakin: manuaalisen tietueen on oltava aktiivinen tuontihetkellä, jotta yhdistäminen voi tapahtua. Vanhentunut tai poistettu manuaalinen tehtävä ei yhdistetä HR-käyttäjään.

Tärkeitä huomautuksia

1. Vanhentuneita tai poistettuja manuaalisia käyttäjiä ei oteta takaisin käyttöön.
Juuri tämä yllättää ihmisiä. Manuaalisten ja HR-tietojen yhdistämisessä otetaan huomioon vain aktiiviset manuaaliset tilit — ei vanhentuneita, ei poistettuja ja sellaisia, jotka ovat aloitus- ja lopetuspäivämääriensä sisällä.

Jos siis manuaalisesti luotu käyttäjä vanhenee tai poistetaan ja sama henkilö lisätään myöhemmin henkilöstöhallinnosta järjestelmään samalla attribuuttiarvolla, softmatch-toiminto ei yhdistä häntä uudelleen vanhaan manuaaliseen tiliin. Tuloksena on uusi henkilöstöhallinnon hallinnoima tili, eikä mitään sellaista, mikä oli olemassa ainoastaan vanhalla manuaalisella tilillä (käsin määritetyt roolit, ohitukset), siirretä uuteen tiliin.

Käytännön vinkki: suorita yhdistäminen, kun manuaalinen tili on vielä aktiivinen. Jos manuaalisen käyttäjän tilin voimassaoloaika on päättymässä ja odotat, että henkilöstöosasto luo saman henkilön tilin, anna tuonnin suorittua ennen voimassaolon päättymistä. Jos ajoitus on jo mennyt ohi, varaudu uuteen tiliin ja siivoa tiedot käsin.

2. Manuaalinen → HR-yhdistäminen on yksisuuntaista.
Se käynnistyy aktiivisesta manuaalisesta tilistä, joka vastaa HR-tietuetta — ei päinvastoin.

3. Vastaavuuden on oltava yksiselitteinen.
eADM yhdistää tietueet vain, jos se löytää valitusta attribuutista täsmälleen yhden selkeän vastaavuuden. Jos arvo on tyhjä tai useampi kuin yksi tietue jakaa sen, softmatch ohittaa kyseisen käyttäjän sen sijaan, että tekisi arvauksen. Varmista, että attribuutti on yksilöllinen ja täytetty.

4. Vain luettelossa mainitut ominaisuudet ovat valittavissa, ja asetus koskee koko organisaatiota.

5. Kova täsmäytys suoritetaan edelleen ensin.
Palautuva Source ID palauttaa poistetun tilin itsestään. Pehmeä täsmäytys ei ohita tätä — se käsittelee vain niitä tietueita, joita Source ID ei pystynyt käsittelemään.

Käytännön esimerkkejä

Kaikissa esimerkeissä käytetään kuvitteellista Fabletonin kuntaa.

Esimerkki 1 — manuaalinen käyttäjä kohtaa HR:n (toimii odotetusti)
Fableton palkkaa opettajan, joka tarvitsee pääsyn järjestelmään välittömästi. Järjestelmänvalvoja luo manuaalisesti tilin. Muutamaa päivää myöhemmin henkilöstöhallinnon tuontitoiminto tuo järjestelmään saman opettajan, jolla on sosiaaliturvatunnus. Kun Ominaisuus manuaalisten käyttäjien yhdistämiseksi HR-käyttäjiin asetetaan Socialsecuritynumber, eADM yhdistää manuaalisen tilin HR-käyttäjään. Tulos: yksi tili, jota nyt hallinnoi HR, ja tilinhistoria säilyy ennallaan.

Esimerkki 2 — manuaalisen käyttäjätilin voimassaolo päättyi ensin (huomautus)
Fableton luo manuaalisen tilin määräaikaiselle sijaiselle, jonka voimassaolo päättyy lukukauden lopussa. Tili vanhenee. Kaksi kuukautta myöhemmin henkilöstöhallinto toimittaa saman henkilön, jolla on sama sosiaaliturvatunnus. Softmatch ei ota uudelleen käyttöön vanhentunutta manuaalista tiliä — se tarkastelee vain aktiivisia manuaalisia tilejä. Tulos: luodaan aivan uusi henkilöstöhallinnon tili, ja roolit, jotka olivat vain vanhalla manuaalisella tilillä, katoavat. Jos näillä rooleilla on merkitystä, järjestelmänvalvojan on määritettävä ne uudelleen.

Esimerkki 3 – sama henkilö kahdessa yrityksessä (oikeushenkilöissä)
Taloushallinnon työntekijä työskentelee osa-aikaisesti kahdessa oikeushenkilössä, jotka Fableton tuo yhdessä Visma Enterprise -järjestelmästä, ja henkilöstöhallinto antaa hänelle kummassakin eri työntekijänumeron. Kun Ominaisuus käyttäjien yhdistämiseksi eri yritysten välillä asetetaan Socialsecuritynumber, eADM tunnistaa molemmat samaksi henkilöksi ja säilyttää molemmat tehtävät samassa tilissä sen sijaan, että se luo kaksi päällekkäistä tietuetta.

Esimerkki 4 — manuaalisen tehtävän lisääminen HR-käyttäjälle (manuaalinen yhdistäminen)
Fabletonin opettajalla on myös pieni tehtävä kirjastossa, jota HR-järjestelmä ei kata. Järjestelmän ylläpitäjä luo kyseisen lisätehtävän manuaalisesti kyseisen henkilön tietoihin (manuaalinen yhdistämistoiminto on oletusarvoisesti käytössä). Kun Ominaisuus manuaalisten käyttäjien yhdistämiseksi HR-käyttäjiin asetetaan Socialsecuritynumber, seuraava tuonti yhdistää manuaalisen tietueen opettajan henkilöstötiliin ja lisää kirjastovirkaan vieressä henkilöstöhallinnon tehtävä. Tulos: yksi henkilöstöhallinnon hallinnoima tili, jossa on kaksi tehtävää. Jos Laske pääasento on käytössä, eADM tarkistaa uudelleen, kumpi näistä kahdesta on ensisijainen.

Pikaopas

Viimeksi päivitetty: 10. elokuuta 2026