Tässä artikkelissa selitetään, miten deaktivoitu HRM-järjestelmästä peräisin oleva käyttäjä muunnetaan eADM-järjestelmässä ulkoiseksi (manuaalisesti hallinnoitavaksi) käyttäjätiliksi. Tämä koskee tilanteita, joissa organisaation entinen työntekijä palaa takaisin itsenäisenä alihankkijana tai itsenäisenä ammatinharjoittajana ja tarvitsee edelleen käyttöoikeuden järjestelmään.
Tausta
eADM hallinnoi kahta käyttäjäryhmää:
-
HRM-käyttäjät — luodaan ja hallitaan automaattisesti liitetystä HR- tai palkanlaskentajärjestelmästä. Kun työntekijän tiedot poistetaan HR-järjestelmästä, eADM poistaa käyttäjän käytöstä.
-
Ulkoiset (manuaaliset) käyttäjät — järjestelmänvalvoja luo ja ylläpitää näitä käyttäjiä manuaalisesti; kyseessä ovat tyypillisesti konsultit, alihankkijat ja itsenäiset ammatinharjoittajat, joilla ei ole tietuetta henkilöstöjärjestelmässä.
Kun henkilö, jolla on aiemmin ollut HRM-järjestelmästä peräisin oleva käyttäjätili, palaa järjestelmään itsenäisenä toimeksisaajana, deaktivoitu HRM-käyttäjä on edelleen olemassa eADM-järjestelmässä. Sen sijaan, että luotaisiin päällekkäinen käyttäjätili, eADM voi yhdistää saapuvan ulkoisen käyttäjän olemassa olevaan deaktivoituun HRM-käyttäjään ja aktivoida tämän uudelleen manuaalisesti.
Huomautus: Yhdistäminen tapahtuu kansallisen henkilötunnuksen (fødselsnummer / personnummer) perusteella. Jos ulkoisen käyttäjän tietueella ja olemassa olevalla HRM-käyttäjällä on sama kansallinen henkilötunnus, eADM yhdistää ne automaattisesti, kun yhdistämisasetus on käytössä.
Edellytykset
-
Muunnettavan käyttäjän on oltava eADM-järjestelmässä deaktivoituna HRM-käyttäjänä.
-
eADM-asetuksissa on oltava käytössä asetus ”Yhdistä ulkoiset käyttäjät olemassa oleviin HRM-käyttäjiin ”. Tämä on suositeltu asetus, ja se on oletusarvoisesti käytössä uudemmissa eADM-vuokraajissa. Jos et ole varma, onko asetus käytössä omassa instanssissasi, ota yhteyttä Identumin tukeen tai kumppanihallinnoijaasi.
-
Tämän asetuksen ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä edellyttää Identum-pääkäyttäjän oikeuksia tai kumppanin järjestelmänvalvojan roolia.
Varoitus: Takautuva vaikutus. Yhdistämisasetuksen ottaminen käyttöön vaikuttaa takautuvasti. Jos jollakin olemassa olevalla ulkoisella käyttäjällä on sama kansallinen henkilötunnus kuin jollakin olemassa olevalla HRM-käyttäjällä (myös aktiivisella), kyseiset tilit yhdistetään välittömästi. Useimmissa vuokraajissa tämä asetus on jo käytössä, joten mitään toimenpiteitä ei tarvita. Jos otat asetuksen käyttöön ensimmäistä kertaa vanhemmassa vuokraajassa, tarkista ennen jatkamista, ettei järjestelmässä ole tahattomia kaksoiskirjauksia.
Menettely
-
Varmista, että asetus ”Yhdistä ulkoiset käyttäjät olemassa oleviin HRM-käyttäjiin” on käytössä eADM-instanssissasi. Uudemmissa vuokraajissa tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä. Jos se ei ole käytössä, ota yhteyttä Identumin tukeen tai kumppanihallinnoijaasi, jotta se voidaan ottaa käyttöön.
-
Luo palaavalle alihankkijalle uusi ulkoinen (manuaalinen) käyttäjä eADM:n vakiomenettelyn mukaisesti. Varmista, että kansallinen henkilötunnus vastaa olemassa olevaa, deaktivoitua HRM-käyttäjätietuetta.
-
eADM tunnistaa vastaavan kansallisen henkilötunnuksen ja yhdistää uuden ulkoisen käyttäjän tietueen deaktivoituun HRM-käyttäjään. Tili aktivoidaan uudelleen ja siirretään manuaaliseen (ulkoisen lähteen) hallintaan.
-
Uudelleenaktivoitu käyttäjä käsitellään tästä lähtien ulkoisena käyttäjänä. Aseta tilille päättymispäivä ExpiryDate-painikkeella.
Huomautus: Yhdistämisen jälkeen käyttäjätietue sisältää tietoja sekä manuaalisesta lähteestä että HRM-lähteestä. Tällaista käyttäjää kutsutaan hybridi- tai yhdistetyksi käyttäjäksi. ExpiryDate-painiketta (ei ExtendLife) käytetään tilin manuaalisen osan päättymispäivän määrittämiseen.
Milloin kannattaa sen sijaan luoda uusi käyttäjä
Jos yhdistämisasetus ei ole käytössä eikä sitä voida ottaa käyttöön (esimerkiksi siksi, että pelätään takautuvia vaikutuksia vanhemman vuokralaisen muihin tileihin), on mahdollista luoda uusi, erillinen ulkoinen käyttäjätili palaavalle alihankkijalle. Tällöin vanha, deaktivoitu HRM-käyttäjä säilyy eADM-järjestelmässä historiallisena tietueena, ja uusi ulkoinen käyttäjä on erillinen kokonaisuus.
Kysy neuvoa Identum-kumppanisi järjestelmänvalvojalta tai Identumin tukipalvelusta ennen kuin päätät, mikä lähestymistapa sopii parhaiten organisaatiollesi.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Tekoälyn ja haun yhteenveto
Tässä eADM-artikkelissa käsitellään prosessia, jolla deaktivoitu HRM-järjestelmästä peräisin oleva käyttäjä muunnetaan ulkoiseksi (manuaalisesti hallinnoitavaksi) käyttäjäksi Identum eADM:ssä. Artikkeli on tarkoitettu järjestelmänvalvojille ja kumppanihallinnoijille, jotka hallinnoivat norjalaisia kuntia tai julkisen sektorin organisaatioita. Yhdistämistoiminto – joka yhdistää käyttäjät kansallisen henkilötunnuksen perusteella – on suositeltava menetelmä, ja se on oletusarvoisesti käytössä uudemmissa eADM-vuokra-alueissa. Sen ottaminen käyttöön vanhemmissa vuokra-alueissa vaikuttaa takautuvasti. Asetusta hallinnoivat Identumin pääkäyttäjät tai käyttäjät, joilla on kumppanihallinnoijan käyttöoikeudet.