Dieses Dokument beschreibt die Integration zwischen eADM und Acos Websak. Die Integration automatisiert die Verwaltung von Benutzerkonten in Acos Websak durch die Synchronisierung von Benutzer- und Rolleninformationen aus eADM.
Übersicht
Wenn einem Mitarbeiter Zugriff auf Acos Websak gewährt wird, wird automatisch ein Benutzerkonto angelegt. Dieses Konto wird fortlaufend aktualisiert und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses deaktiviert. Rollen innerhalb von Acos Websak können ebenfalls automatisch über in eADM definierte Regelsätze verwaltet oder von einem Abteilungsleiter zugewiesen werden. Darüber hinaus kann die Integration die Organisationshierarchie in Acos Websak anhand von Daten beibehalten, die aus dem HR-System des Unternehmens in eADM importiert wurden.
Hinweis: Wenn Benutzer oder Abteilungen aus dem HR-System entfernt werden, werden die entsprechenden Einträge in Acos Websak deaktiviert, jedoch nicht endgültig gelöscht. Ein Konto kann erst dann aus Acos gelöscht werden, wenn alle Fälle und Datensätze des Benutzers entfernt wurden.
Vorkonfiguration
Bevor Identum die Integration einrichten kann, müssen Sie in Zusammenarbeit mit Acos die folgenden vorbereitenden Schritte durchführen.
1. Bestellen Sie die Integration bei Acos
Sie müssen sich zunächst an die Marketingabteilung von Acos wenden, um die Integration zu beauftragen und die erforderlichen „Vorlagenbenutzer“ anlegen zu lassen. Diese Vorlagenbenutzer dienen dazu, Systemzugriffsrechte für verschiedene Rollen zuzuweisen, wie beispielsweise Archivar, Ausschusssekretär, Manager oder Sachbearbeiter.
Bitten Sie Acos bei der Bestellung, Ihnen die GIDs (eindeutige IDs) für die von ihnen angelegten Vorlagenbenutzer mitzuteilen. Diese IDs sind für die Integration unerlässlich.
Um die Integration zu beauftragen, wenden Sie sich bitte an folgende Ansprechpartner bei Acos:
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Lene Hellesøy: lene@acos.no, Tel.: 93 21 87 28
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Eivind Svellingen: es@acos.no, Tel.: 92 26 22 20
Für Informationen zum Status einer bestehenden Bestellung wenden Sie sich bitte an:
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Asle Brakstad: asle@acos.no, Tel.: 46 42 05 07
2. API-Zugangsdaten von Acos abrufen
Acos stellt Ihnen die folgenden API-Zugangsdaten zur Verfügung, die für die Integration erforderlich sind.
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Informationen |
Wert |
Beschreibung |
|---|---|---|
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API-URL |
[Kundenspezifisch] |
Die URL für den API-Endpunkt Ihrer Organisation. Beispiel: |
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Kunden-ID |
[Zur Verfügung gestellt von Acos] |
Die ID des API-Benutzers. Diese entspricht häufig dem Wert des Anwendungsbereichs. |
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Client-Geheimnis |
[Zur Verfügung gestellt von Acos] |
Das Passwort für den API-Benutzer. |
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Geltungsbereich |
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Die Kennung der zu verwendenden API. Dies ist in der Regel |
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ID des obersten Knotens |
[Zur Verfügung gestellt von Acos] |
Die ID des obersten Knotens in Ihrer Acos-Organisationshierarchie |
Hinweis: In einigen Konfigurationen können die Client-ID und der Client-Secret denselben Wert haben.
3. Vorbereiten der vorhandenen Daten in Acos Websak
Um eine erfolgreiche Synchronisierung zu gewährleisten, müssen Sie die vorhandenen Benutzer- und Abteilungsdaten in Acos Websak mit den Daten in eADM abgleichen.
Bestehende Benutzer verknüpfen
Um Benutzer aus dem HR-System mit ihren bestehenden Konten in Acos Websak zu verknüpfen, müssen sie denselben Benutzernamen oder dieselbe E-Mail-Adresse haben. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse und/oder der Benutzername in Acos Websak mit der primären geschäftlichen E-Mail-Adresse des Benutzers in eADM übereinstimmen.
Warnung: Wenn diese Anpassung nicht korrekt durchgeführt wird, entstehen bei der Integration doppelte Benutzerkonten.
Verknüpfung bestehender Abteilungen
Um Abteilungen aus dem HR-System mit den entsprechenden Abteilungen in Acos Websak zu verknüpfen, müssen sie über eine eindeutige ID verfügen. Dabei handelt es sich in der Regel um die in eADM hinterlegte Abteilungsnummer. Sie müssen diese Nummer in das departmentid Feld für die entsprechende Abteilung in Acos.
Warnung: Wenn dieser Abgleich nicht korrekt durchgeführt wird, entstehen bei der Integration doppelte Abteilungen.
Konfiguration
Sobald die Schritte zur Vorkonfiguration abgeschlossen sind, wird Identum die Einrichtung abschließen.
1. Regeln für die Rollenzuweisung definieren
Sie müssen die Regeln festlegen, nach denen bestimmten Mitarbeitern in Acos automatisch eine bestimmte Rolle oder ein Vorlagenbenutzer zugewiesen wird. Identum erstellt entsprechend Ihren Anforderungen die erforderlichen Zugriffskontrollregeln.
Hinweis: Diese Regeln müssen nicht im Voraus festgelegt werden. Wir können sie gemeinsam in einem Workshop festlegen.
2. Identum benachrichtigen
Sobald alle vorbereitenden Schritte abgeschlossen sind, benachrichtigen Sie bitte Identum. Wir werden dann mit der abschließenden Konfiguration und Aktivierung der Integration fortfahren.
Erweiterte Konfiguration (optional) – Verknüpfung mehrerer eAdm-Abteilungen mit einer einzigen Acos-Abteilung
Diese Art der Konfiguration sollte grundsätzlich vermieden werden; empfohlen wird eine 1:1-Zuordnung zu den Abteilungen.
Bei Bedarf können mehrere Abteilungen in eAdm einer einzigen Abteilung in Acos zugeordnet werden. Geben Sie dazu die eAdm-Abteilungsnummern in das departmentid Feld in Acos, getrennt durch ein Pipe-Zeichen (|).
Beispiel: 6705|5794|6347 Mit dieser Konfiguration werden alle Benutzerdaten der Abteilungen 6705, 5794 und 6347 in eAdm mit der entsprechenden Abteilung in Acos synchronisiert.