Dossier ist eine cloudbasierte Lösung für Kompetenzmanagement, Weiterbildung und Compliance. Sie unterstützt Unternehmen dabei, die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter, den Schulungsbedarf und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften über eine zentrale Plattform zu verwalten.
Die Identum-eADM-Integration automatisiert den Datenfluss aus Ihrem HR-System in Dossier. Da eADM zwischen der HR-Quelle und Dossier angesiedelt ist, stellt es sicher, dass das Kompetenzmanagementsystem stets die korrekte Organisationsstruktur und den aktuellen Benutzerbestand widerspiegelt, einschließlich interner Mitarbeiter und externer Berater.
Integrationsmöglichkeiten
Die Integration basiert auf einer dateibasierten Übertragung über SFTP. eADM verarbeitet Identitätsdaten und übermittelt Aktualisierungen an Dossier, um die Synchronisation sicherzustellen.
Kernfunktionen
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Synchronisierung der Organisationshierarchie: eADM bildet die im HR-System (oder in eADM selbst) definierte Organisationsstruktur in Dossier ab. Wird eine Abteilung im Quellsystem verschoben oder umbenannt, aktualisiert eADM die Hierarchie in Dossier entsprechend.
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Benutzerverwaltung:
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Mitarbeiter: Benutzer, die aus dem HR-System stammen, werden automatisch in Dossier angelegt.
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Externe Konten: Mit eADM können auch externe Benutzer (z. B. Berater, Zeitarbeitskräfte) angelegt werden, die möglicherweise nicht im primären HR-System erfasst sind, aber innerhalb von eADM verwaltet werden.
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Zuordnung von Positionen und Abteilungen: Die Benutzer werden den jeweiligen Abteilungen innerhalb der Organisationshierarchie zugeordnet, in denen sie eine aktive Position innehaben.
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Zuweisung eines Vorgesetzten: Die Integration ermittelt den primären Vorgesetzten des Benutzers in eADM und legt diesen als zuständigen Vorgesetzten in Dossier fest. Dies ist für Genehmigungsabläufe und Kompetenzüberprüfungen unerlässlich.
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Kontaktdaten: Die Standard-Kontaktdaten werden synchronisiert. Optionale Felder, wie beispielsweise private Handynummern, können ebenfalls übertragen werden, sofern sie konfiguriert wurden.
Konfiguration und Einrichtung
Die Einrichtung der Dossier-Integration ist unkompliziert. Die technische Konfiguration übernimmt Identum; der Kunde muss lediglich die erforderlichen Verbindungsdaten bereitstellen und die vorhandenen Daten aufbereiten.
Voraussetzungen
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SFTP-Zugangsdaten Sie müssen die SFTP-Zugangsdaten von Ihrem Dossier-Dienstanbieter oder -Administrator einholen. Sobald Sie diese Daten erhalten haben, müssen Sie sie an Identum weiterleiten, damit die Verbindung konfiguriert werden kann.
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Serveradresse (Hostname): Die URL oder IP-Adresse des Dossier-SFTP-Servers.
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Benutzername: Der spezifische Kontoname für die SFTP-Verbindung.
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Passwort: Die Anmeldedaten für das Konto.
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Bereinigung der Dossier-Daten: Falls Sie Dossier bereits vor dieser Integration genutzt haben, enthält Ihre Umgebung wahrscheinlich bereits bestehende Abteilungen. Um die Erstellung doppelter Abteilungen zu vermeiden und den bestehenden Kompetenzverlauf zu erhalten, müssen Sie die bestehenden Abteilungen in Dossier mit der korrekten Abteilungsnummer (die mit der ID in Ihrem HR-/eADM-System übereinstimmt) aktualisieren, bevor Identum die Integration aktiviert. Andernfalls führt die Integration zur Erstellung neuer, doppelter Abteilungen, wodurch Ihre Daten effektiv aufgeteilt werden.
Identum kann Sie bei diesem Vorgang unterstützen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie diese IDs zuordnen sollen, oder Hilfe bei der Aufbereitung Ihrer Daten benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Identum-Implementierungsberater.
Einrichtungsanleitung
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Daten vorbereiten: Überprüfen Sie die aktuelle Struktur Ihrer Dossiers und stellen Sie sicher, dass alle vorhandenen Abteilungen mit den richtigen Abteilungsnummern gekennzeichnet sind.
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Anmeldedaten erfassen: Notieren Sie sich die Serveradresse, den Benutzernamen und das Passwort, wie in den Voraussetzungen angegeben.
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An Identum weiterleiten: Senden Sie die Verbindungsdaten an den Identum-Support oder Ihren zuständigen Implementierungsberater.
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Überprüfung: Sobald Identum den Konnektor konfiguriert hat, wird eine Testsynchronisierung durchgeführt, um zu überprüfen, ob die Hierarchie korrekt den vorhandenen Abteilungen zugeordnet wird und die Benutzer bereitgestellt werden.
Sicherheitshinweis: Senden Sie Passwörter nicht im Klartext per Standard-E-Mail. Bitte nutzen Sie eine sichere Methode (z. B. einen Link zur Passwortfreigabe oder eine verschlüsselte Datei), um das Passwort zu übermitteln.
3. KI und Suche – Zusammenfassung
Zusammenfassung: Dieses Dokument beschreibt die Integration zwischen Identum eADM und Dossier (Kompetenzmanagement). Es erläutert, wie eADM die Synchronisierung der Organisationshierarchie, der Benutzerkonten und der Vorgesetztenbeziehungen über SFTP automatisiert. Der Leitfaden umreißt wichtige Einrichtungsvoraussetzungen, darunter die Notwendigkeit, die SFTP-Anmeldedaten von Dossier an Identum weiterzuleiten, sowie die Notwendigkeit, bestehende Dossier-Abteilungen mit den korrekten Abteilungsnummern zu aktualisieren, um Doppelungen zu vermeiden (Unterstützung durch Identum verfügbar).