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Public 360, eByggesak & eArkiv

Dieses Dokument enthält Anweisungen zur Vorbereitung Ihrer Public 360-Umgebung für die Integration mit Identum eADM.

Einleitung

Die eADM-Integration mit Public 360 automatisiert das Benutzerlebenszyklusmanagement. Wenn einem Mitarbeiter Zugriff gewährt wird, wird automatisch ein Benutzerkonto in Public 360 angelegt. Dieses Konto wird über eADM kontinuierlich mit den Daten aus Ihrem HR-System synchronisiert und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses automatisch deaktiviert.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

  • Automatisierte Benutzerverwaltung: Benutzerkonten automatisch anlegen, aktualisieren und deaktivieren.

  • Rollenverwaltung: Weisen Sie in Public 360 abteilungsspezifische Benutzerrollen zu und verwalten Sie diese auf der Grundlage der in eADM konfigurierten Regeln.

  • Synchronisierung der Organisationshierarchie: Stellen Sie sicher, dass die Organisationsstruktur in Public 360 mit Ihrem zentralen HR-System übereinstimmt und die Benutzer auf der richtigen Ebene in der Organisationsstruktur zugeordnet sind.


Voraussetzungen

Bevor Sie mit der Einrichtung der Integration in eADM beginnen, müssen Sie die folgenden Konfigurationsschritte in Ihrer Public 360-Umgebung durchführen und uns nach Abschluss darüber informieren.

Wenden Sie sich an TietoEvry, den Anbieter von Public 360, um den für die Einrichtung erforderlichen Integrationslink anzufordern. Dieser Link besteht aus einer eindeutigen URL und einem Authentifizierungsschlüssel (authkey).

  • Beispielformat: https://<your_instance>.public360online.com/Biz/v2/api/call/SI.Data.RPC?authkey=xxxx-your-unique-key-xxxx


Einstellungen für die Public 360-Anmelde-ID aktualisieren

Standardmäßig legt Public 360 einen neuen Benutzer an, wenn ein LoginId Änderungen, anstatt den bestehenden Benutzer zu aktualisieren. Sie müssen diese Einstellung ändern, damit eADM die LoginId Feld, beispielsweise wenn sich die UPN eines Benutzers ändert.

  1. Melden Sie sich mit Administratorrechten bei Public 360 an.

  2. Navigieren Sie zu „Webadministration “ > „Konfiguration“.

  3. Weiter zu Einstellungen und suchen Sie die Einstellung mit dem Namen SIF Sync User By Contact Recno Or Contact ExternalID.

  4. Klicken Sie auf „Bearbeiten“.

  5. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Contact ExternalID“ aus.

  6. Klicken Sie auf „Speichern“.

  7. Navigieren Sie zu „Überwachung“ > „Pufferaktualisierung“.

  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Systemcache aktualisieren“, um die Änderungen sofort zu übernehmen.


Einrichtungsphase

In der Regel beginnt diese Phase mit einem Treffen, bei dem wir Ihnen die nächsten Schritte erläutern und besprechen, wie diese am besten umgesetzt werden können. Sobald die unten aufgeführten Schritte abgeschlossen sind und die Integration getestet wurde, ist sie bereit für den Produktivbetrieb.

1 Externe IDs für Abteilungen registrieren

Die Integration synchronisiert die Organisationsstruktur aus Ihrem HR-System mit Public 360. Um die Erstellung doppelter Abteilungen zu vermeiden und die Integrität der Fallhistorie zu gewährleisten, müssen Sie bestehende Abteilungen in Public 360 mit den entsprechenden Abteilungs-IDs im HR-System verknüpfen.

  • Aktion: Für jede Abteilung in Public 360, die über eADM verwaltet wird, füllen Sie die External ID Feld mit der entsprechenden Abteilungs-ID aus Ihrem HR-System.

  • Empfehlung: Verwenden Sie den Wert aus dem OrganisasjonsID Feld in eADM für diesen Zweck.


2 Externe IDs für Benutzer registrieren

Die Integration synchronisiert Benutzer aus Identum eADM mit Public 360. Um die Erstellung doppelter Benutzer zu vermeiden und die Integrität der Fallhistorie zu gewährleisten, müssen Sie vorhandene Benutzer in Public 360 mit ihrem entsprechenden Benutzerkonto in Identum eADM verknüpfen.

  • Aktion: Für jedes Benutzerkonto in Public 360, das von Identum eADM verwaltet werden soll, füllen Sie das External ID Feld mit einem eindeutigen Wert aus dem eADM-Konto des Benutzers.

  • Empfehlung: Verwenden Sie den Wert aus dem EmployeeNumber Feld in eADM für diesen Zweck.


3 eADM-verwaltete Rollen definieren

Sie müssen festlegen, welche Benutzerrollen in Public 360 von eADM verwaltet werden sollen. Diese Rollen werden automatisch zugewiesen und entfernt, basierend auf den Regeln, die Sie in eADM konfigurieren. Die Rollen sind abteilungsspezifisch, sodass ein Benutzer beispielsweise in einer Abteilung die Rolle „Manager“ und in einer anderen Abteilung die Rolle „Fallbearbeiter“ innehaben kann.

Warnung: Rollen, die als „eADM-verwaltet“ gekennzeichnet sind, werden ausschließlich von der Integration gesteuert. Wenn einem Benutzer in Public 360 eine verwaltete Rolle zugewiesen wurde, diese Rolle ihm jedoch in eADM nicht zugewiesen ist, wird sie von der Integration entfernt. Benutzerrollen, die nicht als „eADM-verwaltet“ definiert sind, sind davon nicht betroffen.


4 Regeln für die Rollenzuweisung festlegen

Legen Sie vor der Konfiguration fest, wie die Rollen zugewiesen werden sollen. Dazu gehört die Festlegung, welche Mitarbeiter, Abteilungen oder Gruppen bestimmte Rollen automatisch erhalten sollen oder ob ihnen Rollen zur Beantragung zur Verfügung gestellt werden sollen. Diese Informationen sind erforderlich, um die richtigen Regelsätze in eADM zu erstellen. Beispiel: „Jeder Manager erhält die Manager-Rolle für jede Abteilung, deren Leiter er ist.“


Dieser Artikel beschreibt die erforderlichen Vorbereitungsschritte für die Integration von eADM in Public 360. Er erläutert Administratoren, wie sie die Public 360-Umgebung vorbereiten können, indem sie externe Abteilungs-IDs registrieren, verwaltete Rollen definieren, einen Integrationslink von TietoEvry anfordern und die Systemeinstellungen aktualisieren, um Benutzern LoginId Änderungen. Diese Voraussetzungen sind für eine erfolgreiche automatisierte Benutzeranlegung und Rollenverwaltung über die eADM-Plattform unerlässlich.

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