Dieses Dokument beschreibt die Integration zwischen eADM und Glup, einer von Visma SmartSkill für norwegische Kommunen entwickelten Lernplattform. Die Integration automatisiert die Verwaltung von Benutzern, Abteilungen und Rollen in Glup auf der Grundlage von Daten aus dem Personalverwaltungssystem (HRM) Ihrer Organisation.
Übersicht
Die Integration überträgt Benutzer, Abteilungen und deren Zuordnungen aus eADM in Glup. Sie erstellt, pflegt und deaktiviert automatisch Benutzerkonten in Glup auf der Grundlage der Informationen aus dem HRM-System. Benutzer werden mit der richtigen Abteilungszugehörigkeit und dem richtigen Stellencode angelegt. Wenn ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt, wird seine Zugehörigkeit in Glup entsprechend aktualisiert. Die Integration pflegt zudem die Organisationshierarchie und weist den Benutzern die richtige Rolle zu, entweder „Mitarbeiter“ oder „Führungskraft“. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder die Stelle wechselt, wird sein Glup-Konto automatisch deaktiviert.
Weitere Informationen zur Integration finden Sie unter: https://www.smartskill.no/glup
Vorkonfiguration
Bevor mit der Konfiguration begonnen werden kann, müssen die folgenden vorbereitenden Schritte durchgeführt werden:
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Integration bestellen: Sie müssen sich zunächst an Identum wenden, um die Integration zu bestellen.
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API-Zugriff einrichten: Nachdem Sie die Bestellung aufgegeben haben, werden wir uns mit Visma SmartSkill in Verbindung setzen, um den für eADM erforderlichen API-Zugriff zu erhalten.
Konfiguration
Sobald die Voraussetzungen erfüllt sind, werden wir einen Termin für ein technisches Gespräch vereinbaren, um die Einrichtung abzuschließen.
Tagesordnung:
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Legen Sie fest, welche Benutzer und Abteilungen aus eADM nach Glup exportiert werden sollen.
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Legen Sie für jeden Benutzer fest, welche Datenattribute exportiert werden sollen.
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Legen Sie die Regeln für die Zuweisung der Rollen „Manager“ und „Mitarbeiter“ in Glup fest.
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Entscheiden Sie, ob bestehende Benutzer und Abteilungen in Glup mit ihren Entsprechungen in eADM verknüpft werden sollen.
Die Integration kann aktiviert werden, sobald diese Punkte geklärt sind. Bevor die Integration aktiviert wird, werden Informations-E-Mails an Führungskräfte und Mitarbeiter der Organisation versendet, damit diese auf die Umstellung vorbereitet sind.
Änderungen in Glup bei aktivierter Integration
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Alle bestehenden Stellen und die bisherige Struktur werden entfernt und durch die neue Struktur aus eADM ersetzt.
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Alle bestehenden Benutzerkonten bleiben erhalten
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Die Administratorrechte müssen neu zugewiesen werden. Visma Smartskill unterstützt Sie dabei.
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Falls ein Benutzer noch nicht vorhanden ist, wird ein neues Benutzerkonto (und ein Visma Connect-Konto) angelegt. Vorhandene Benutzer werden von der Integration erfasst und mit neuen Positionen aktualisiert.
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Das Glup-Symbol wird für jeden Nutzer unter https://connect.visma.com/ angezeigt.
Anbindung an vorhandene Daten
Verknüpfung mit bestehenden Benutzern
Um Mitarbeiter aus Ihrem HRM-System mit bestehenden Benutzerkonten in Glup zu verknüpfen, müssen beide Systeme über eine übereinstimmende eindeutige Kennung verfügen.
Warnung: Sie müssen sicherstellen, dass die E-Mail-Adresse des Benutzers in Glup mit seiner geschäftlichen E-Mail-Adresse oder seinem UserPrincipalName (UPN) in Azure AD übereinstimmt. Wenn Ihre Organisation Visma Connect für die Glup-Authentifizierung verwendet, muss die E-Mail-Adresse in Glup mit der in Connect registrierten übereinstimmen. Andernfalls entstehen doppelte Benutzerkonten.
Anbindung an bestehende Abteilungen
In Glup stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, die Organisationsstruktur zu verwalten.
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(Empfohlene Vorgehensweise) Visma SmartSkill empfiehlt, dass eADM in Glup eine neue, separate Organisationsstruktur anlegt, die die Struktur in Ihrem HRM-System widerspiegelt. Der gesamte Kursverlauf in Glup ist an den einzelnen Benutzer gebunden, nicht an die Abteilung. Nicht zugeordnete Benutzer verbleiben in der alten Struktur, was die spätere Bereinigung erleichtert. Visma SmartSkill kann Sie bei diesem Bereinigungsprozess unterstützen, sobald die Integration aktiv ist.
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Alternative Methode: Abgleich mit der bestehenden Struktur Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Verknüpfung zur bestehenden Organisationsstruktur herzustellen, müssen die Abteilungen in eADM und Glup über eine übereinstimmende eindeutige ID verfügen. Bei dieser ID handelt es sich in der Regel um eine Seriennummer für die Abteilung, die aus dem HRM-System stammt und in eADM zu finden ist.
Warnung: Sie müssen diese ID in das Feld „ID der Abteilung“ in Glup eingeben. In Glup hat diese ID häufig das folgende Format HRM_<kommuneid>-<Avdelingsnummer>; es ist unbedingt erforderlich, diesen Wert so anzupassen, dass er mit der „Organisations-ID“ der Abteilung in eADM übereinstimmt. Andernfalls entstehen doppelte Abteilungen. Andere Werte, wie beispielsweise eine Einheitsnummer aus Visma HRM, können nach Absprache mit Ihrem Identum-Berater verwendet werden.