Glup fra Visma SmartSkill

Dette dokumentet beskriver integrasjonen mellom eADM og Glup, en læringsplattform fra Visma SmartSkill utviklet for norske kommuner. Integrasjonen automatiserer administrasjonen av brukere, avdelinger og roller i Glup basert på data fra organisasjonens HRM-system (Human Resources).

Oversikt

Integrasjonen overfører brukere, avdelinger og deres tilknytninger fra eADM til Glup. Den oppretter, vedlikeholder og deaktiverer automatisk brukerkontoer i Glup basert på informasjon fra HRM-systemet. Brukerne opprettes med riktig avdelingstilhørighet og stillingskode. Når en ansatt bytter avdeling, oppdateres tilhørigheten tilsvarende i Glup. Integrasjonen opprettholder også organisasjonshierarkiet og tildeler brukerne riktig rolle, enten "ansatt" eller "leder". Hvis en ansatt slutter i organisasjonen eller bytter stilling, deaktiveres Glup-kontoen deres automatisk.

For mer informasjon om integrasjonen, se https://www.smartskill.no/glup

Forhåndskonfigurasjon

Før konfigurasjonsprosessen kan begynne, må følgende forberedende trinn være fullført:

1. Bestill integrasjonen: Du må først kontakte Identum for å bestille integrasjonen.

2. Skaff API-tilgang: Etter at du har lagt inn bestillingen, kontakter vi Visma SmartSkill for å få den nødvendige API-tilgangen som eADM krever.

Konfigurasjon

Når forutsetningene er oppfylt, avtaler vi et teknisk møte for å ferdigstille oppsettet.

Agenda for workshopen:

• Definer hvilke brukere og avdelinger som skal eksporteres fra eADM til Glup.

• Bestem hvilke dataattributter som skal eksporteres for hver bruker.

• Fastsett regler for tildeling av rollene "leder" og "medarbeider" i Glup.

• Avgjør om eksisterende brukere og avdelinger i Glup må kobles til sine motstykker i eADM.

Integreringen kan aktiveres så snart disse punktene er avklart.

Tilkobling til eksisterende data

Kobling til eksisterende brukere

For å koble ansatte fra HRM-systemet ditt til eksisterende brukerkontoer i Glup, må begge systemene ha en matchende unik identifikator.

Advarsel: Du må sørge for at brukerens e-postadresse i Glup samsvarer med arbeids-e-postadressen eller UserPrincipalName (UPN) i Azure AD. Hvis organisasjonen din bruker Visma Connect for Glup-autentisering, må e-postadressen i Glup samsvare med den som er registrert i Connect. Hvis dette ikke gjøres, vil det resultere i dupliserte brukerkontoer.

Kobling til eksisterende avdelinger

Du har to alternativer for å håndtere organisasjonsstrukturen i Glup.

• (Anbefalt metode) Visma SmartSkill anbefaler at eADM oppretter en ny, separat organisasjonsstruktur i Glup som gjenspeiler strukturen i HRM-systemet ditt. All kurshistorikk i Glup er knyttet til den enkelte bruker, ikke til avdelingen. Brukere som ikke er matchet, vil forbli i den gamle strukturen, noe som gjør det enklere å rydde opp senere. Visma Smartskill kan hjelpe deg med denne oppryddingsprosessen etter at integrasjonen er aktiv.

• Alternativ metode: Matche eksisterende struktur Hvis du velger å koble til den eksisterende organisasjonsstrukturen, må avdelingene i eADM og Glup ha samme unike ID. Denne ID-en er vanligvis et løpenummer for avdelingen som hentes fra HRM-systemet og finnes i eADM.

Advarsel: Denne ID-en må du skrive inn i avdelingens ID-felt i Glup. I Glup følger denne ID-en ofte formatet HRM_<kommuneid>-<Avdelingsnummer>Det er viktig at denne verdien endres slik at den samsvarer med "Organisasjons-ID" for avdelingen i eADM. Hvis dette ikke gjøres, vil du opprette dupliserte avdelinger. Andre verdier, for eksempel et enhetsnummer fra Visma HRM, kan brukes etter avtale med din Identum-konsulent.

Eksempel på datakartlegging

Tabellen nedenfor viser en typisk mapping av brukerattributter fra eADM til Glup.