Anbefalt organisasjonsstruktur i Visma Enterprise HRM - konsekvenser for eAdm og integrasjoner

Fra 2025 anbefaler Visma Enterprise (VEP) i mange tilfeller en ny tilnærming til bygging og endring av organisasjonsstrukturer. Denne anbefalingen har implikasjoner for eADM og systemer som integreres med eADM. Her følger en kort beskrivelse av hva dere bør være oppmerksomme på.

Hva er anbefalingen til Visma, og hvorfor anbefales dettes?

Kort fortalt anbefales det to hovedpunkter:

1. Bruk av enhetstype “ledernivå X”: Det anbefales at enhetstypen benytter "Ledernivå 1", "Ledernivå 2" osv., for alle enhetsbokser som har en leder med fullt personalansvar. Dette forenkler identifiseringen, selv om lederne har ulike titler.

2. Færre hierarkiske nivåer: Boksen for ledernivå 1 (Kommunedirektør) legges på samme hierarkinivå som ledernivå 2 (Kommunalsjef). Dette reduserer antall nivåer i selve organisasjonsstrukturen.

Eksempel på anbefalt struktur:

• Kommunedirektøren (Ledernivå 1)

  • Økonomiavdeling (Ledernivå 3)

  • IT-avdelingen (Ledernivå 3)

• Helse og omsorg (Ledernivå 2)

  • Institusjonstjenester (Ledernivå 3)

  • Hjemmetjenesten (Ledernivå 3)

• Oppvekst og kultur (Ledernivå 2)

  • Skole (Ledernivå 2)

  • Barnehage (Ledernivå 2)

• Samfunn (Ledernivå 2)

  • Plan og byggesak (Ledernivå 3)

  • Drift og renhold (Ledernivå 3)

Årsaken til at kommunalområdene anbefales å ligge parallelt med "Kommunedirektør" skyldes en begrensning i BI-løsningen i VEP, som kun håndterer et begrenset antall nivåer i strukturen.

Internt i VEP vil logikken likevel følge lederlinjer og enhetstyper ("Ledernivå 1", "Ledernivå 2" osv.). Kommunedirektøren vil fortsatt være "på toppen" i VEP, da systemet kan spore lederlinjer person til person.

Hva betyr dette for eADM og integrerte systemer

Uten avbøtende tiltak vil denne strukturen skape problemer for eADM og de fleste systemer som eADMer integrert med.

• eADM og rettighetsarv: I eADM arves rettigheter basert på plassering i organisasjonsstrukturen. For at kommunedirektøren skal tolkes som øverste leder og få tilgang til å administrere sine underordnede, må kommunedirektøren være leder for den øverste enhetsboksen i strukturen. Hvis kommunalområdene ligger parallelt, vil kommunedirektøren kun kunne se og administrere ansatte i sin egen stab (boksen "Kommunedirektør med underavdelinger"), ikke i hele organisasjonen.

• Avvikssystemer (f.eks. Compilo): I avvikssystemer som Compilo følger avviksflyten hierarkiet i organisasjonsstrukturen. Avvik som eskalerer, tildeles lederen for nivået over i strukturen. Når kommunalområdene ligger parallelt og ikke er underordnet "Kommunedirektør", vil avvik aldri kunne flyte opp til kommunedirektøren.

• Sak/arkiv-systemer: Lignende situasjoner kan oppstå i sak/arkiv-systemer, hvor kommunedirektøren som øverste leder ikke vil kunne se hele organisasjonen.

Hva anbefaler vi?

Løsningen på dette er enkel: Vi anbefaler en enkel overstyring i eADM.

Hvert kommunalområde ("Ledernivå 2") får overstyrt verdien "ParentDepartmentNumber". Dette gjør at de ikke ligger på rotnivå, men plasserer seg pent under Kommunedirektør ("Ledernivå 1").

Trenger dere hjelp?

• Skal dere i gang med nye integrasjoner, omorganisere eller bygge strukturen på nytt? Ta kontakt med support@identum.no for råd FØR dere omorganiserer i HRM!

• Har dere allerede en slik struktur og aktuelle integrasjoner i bruk? Ta kontakt med support@identum.no for råd FØR dere gjør endringer i eADM!