Dossier

Dossier är en molnbaserad lösning för kompetenshantering, lärande och regelefterlevnad. Den hjälper organisationer att hantera medarbetarnas kompetens, utbildningsbehov och regelefterlevnad via en central plattform.

Identums eADM-integration automatiserar flödet av data från ditt HR-system till Dossier. Genom att sitta mellan HR-källan och Dossier säkerställer eADM att kompetenshanteringssystemet alltid återspeglar den korrekta organisationsstrukturen och den aktiva användarbasen, inklusive både interna medarbetare och externa konsulter.

Integrationskapacitet

Integrationen bygger på en filbaserad överföring via SFTP. eADM bearbetar identitetsdata och skickar uppdateringar till Dossier för att säkerställa synkronisering.

Kärnfunktioner

• Synkronisering av organisationshierarki: eADM speglar den organisationsstruktur som definierats i HR-systemet (eller i eADM själv) i Dossier. Om en avdelning flyttas eller byter namn i källsystemet uppdaterar eADM hierarkin i Dossier i enlighet med detta.

• Användarprovisionering:

  • Anställda: Användare som kommer från HR-systemet skapas automatiskt i Dossier.

  • Externa konton: eADM kan också tillhandahålla externa användare (t.ex. konsulter, tillfällig personal) som kanske inte finns i det primära HR-systemet men som hanteras inom eADM.

• Position och avdelningskartläggning: Användare kopplas till de specifika avdelningar inom organisationshierarkin där de har en aktiv position.

• Chefstilldelning: Integrationen identifierar användarens huvudchef i eADM och anger denne som utsedd chef i Dossier. Detta är viktigt för godkännandeprocesser och kompetensgranskningar.

• Kontaktinformation: Standardkontaktuppgifter synkroniseras. Valfria fält, såsom privata mobilnummer, kan också överföras om de är konfigurerade.

Konfiguration och installation

Installationsprocessen för Dossier-integrationen är enkel. Den tekniska konfigurationen sköts av Identum; kunden behöver bara tillhandahålla nödvändiga anslutningsuppgifter och förbereda befintliga data.

Förkunskapskrav

1. SFTP-inloggningsuppgifter Du måste skaffa SFTP-inloggningsuppgifter från din Dossier-tjänsteleverantör eller administratör. När du har fått dessa uppgifter måste du vidarebefordra dem till Identum för att konfigurera anslutningen.

• Serveradress (värdnamn): URL-adressen eller IP-adressen till Dossier SFTP-servern.

• Användarnamn: Det specifika kontonamnet för SFTP-anslutningen.

• Lösenord: Inloggningsuppgifterna för kontot.

2. Rensning av Dossier-data Om du har använt Dossier före denna integration innehåller din miljö sannolikt befintliga avdelningar. För att undvika att dubbla avdelningar skapas och för att bevara befintlig kompetenshistorik måste du uppdatera befintliga avdelningar i Dossier med rätt avdelningsnummer (som matchar ID:t i ditt HR/eADM-system) innan Identum aktiverar integrationen. Om du inte gör detta kommer integrationen att skapa nya, dubbla avdelningar, vilket i praktiken delar upp dina data.

Identum kan hjälpa dig med denna process. Om du är osäker på hur du ska mappa dessa ID:n eller behöver hjälp med att förbereda dina data, kontakta din Identum-implementeringskonsult.

Inställningsinstruktioner

1. Förbered data: Granska din nuvarande dossierstruktur och se till att alla befintliga avdelningar är märkta med rätt avdelningsnummer.

2. Samla in inloggningsuppgifter: Samla in serveradress, användarnamn och lösenord enligt vad som anges i förkunskapskraven.

3. Vidarebefordra till Identum: Skicka anslutningsuppgifterna till Identums support eller din utsedda implementeringskonsult.

4. Verifiering: När Identum har konfigurerat kopplingen kommer en testsynkronisering att utföras för att verifiera att hierarkin mappar korrekt till befintliga avdelningar och att användarna tilldelas rätt behörigheter.

Säkerhetsanmärkning: Skicka inte lösenord i klartext via vanlig e-post. Använd en säker metod (t.ex. en länk för delning av lösenord eller en krypterad fil) för att överföra lösenordet.

3. AI och sökning Sammanfattning

Sammanfattning: Detta dokument beskriver integrationen mellan Identum eADM och Dossier (kompetenshantering). Det förklarar hur eADM automatiserar synkroniseringen av organisationshierarki, användarkonton och chefrelationer via SFTP. Guiden beskriver viktiga inställningskrav, inklusive behovet av att vidarebefordra Dossier SFTP-inloggningsuppgifter till Identum och nödvändigheten av att uppdatera befintliga Dossier-avdelningar med korrekta avdelningsnummer för att förhindra dubbelregistrering (support finns tillgänglig från Identum).