Glup från Visma SmartSkill

Detta dokument beskriver integrationen mellan eADM och Glup, en lärplattform från Visma SmartSkill som utvecklats för norska kommuner. Integrationen automatiserar hanteringen av användare, avdelningar och roller i Glup baserat på data från din organisations Human Resources (HRM)-system.

Översikt

Integrationen överför användare, avdelningar och deras associationer från eADM till Glup. Den skapar, underhåller och avaktiverar automatiskt användarkonton i Glup baserat på information från HRM-systemet. Användare skapas med rätt avdelningstillhörighet och positionskod. När en anställd byter avdelning uppdateras deras tillhörighet på motsvarande sätt i Glup. Integrationen upprätthåller också organisationshierarkin och tilldelar användarna rätt roll, antingen "anställd" eller "chef". Om en anställd lämnar organisationen eller byter position inaktiveras Glup-kontot automatiskt.

För mer information om integrationen, se; https://www.smartskill.no/glup

Förkonfiguration

Innan konfigureringsprocessen kan påbörjas måste följande förberedande steg genomföras:

1. Beställ integrationen: Ni måste först kontakta Identum för att beställa integrationen.

2. Skaffa API-åtkomst: När du har lagt beställningen kontaktar vi Visma SmartSkill för att få den nödvändiga API-åtkomst som eADM kräver.

Konfiguration

När alla förutsättningar är uppfyllda bokar vi in ett tekniskt möte för att slutföra installationen.

Agenda för workshop:

• Definiera vilka användare och avdelningar som ska exporteras från eADM till Glup.

• Bestäm vilka dataattribut som ska exporteras för varje användare.

• Fastställ reglerna för tilldelning av rollerna "chef" och "anställd" i Glup.

• Bestäm om befintliga användare och avdelningar i Glup behöver länkas till sina motsvarigheter i eADM.

Integrationen kan aktiveras så snart dessa punkter är klarlagda.

Anslutning till befintlig data

Länka till befintliga användare

För att kunna koppla anställda från ditt HRM-system till befintliga användarkonton i Glup måste båda systemen ha en matchande unik identifierare.

Varning för detta: Du måste se till att användarens e-postadress i Glup matchar deras arbetsmail eller UserPrincipalName (UPN) i Azure AD. Om din organisation använder Visma Connect för Glup-autentisering måste e-postadressen i Glup matcha den som är registrerad i Connect. Om du inte gör detta kommer det att resultera i dubbla användarkonton.

Koppling till befintliga avdelningar

Du har två alternativ för att hantera organisationsstrukturen i Glup.

• (Rekommenderad metod) Visma SmartSkill rekommenderar att eADM skapar en ny, separat organisationsstruktur i Glup som speglar strukturen i ditt HRM-system. All kurshistorik i Glup är knuten till den enskilda användaren, inte till avdelningen. Omatchade användare kommer att finnas kvar i den gamla strukturen, vilket gör det enklare att städa upp senare. Visma Smartskill kan hjälpa till med den här rensningsprocessen efter att integrationen är aktiv.

• Alternativ metod: Matcha befint lig struktur Om du väljer att länka till den befintliga organisationsstrukturen måste avdelningarna i eADM och Glup ha ett matchande unikt ID. Detta ID är vanligtvis ett serienummer för avdelningen som hämtas från HRM-systemet och som finns i eADM.

Varning: Du måste ange detta ID i avdelningens ID-fält i Glup. I Glup följer detta ID ofta formatet HRM_<kommuneid>-<Avdelingsnummer>Det är viktigt att detta värde ändras så att det matchar avdelningens "Organisations-ID" i eADM. Om detta inte görs kommer du att skapa dubbla avdelningar. Andra värden, t.ex. ett enhetsnummer från Visma HRM, kan användas efter överenskommelse med din Identumkonsult.

Exempel på datakartläggning

Följande tabell visar en typisk mappning av användarattribut från eADM till Glup.