Glup fractie Visma SmartSkill

Dit document beschrijft de integratie tussen eADM en Glup, een leerplatform van Visma SmartSkill ontwikkeld voor Noorse gemeenten. De integratie automatiseert het beheer van gebruikers, afdelingen en rollen in Glup op basis van gegevens uit het Human Resources (HRM) systeem van je organisatie.

Overzicht

De integratie zet gebruikers, afdelingen en hun koppelingen over van eADM naar Glup. Gebruikersaccounts in Glup worden automatisch aangemaakt, onderhouden en gedeactiveerd op basis van informatie uit het HRM-systeem. Gebruikers worden aangemaakt met de juiste afdelings- en functiecode. Wanneer een medewerker van afdeling verandert, wordt de aansluiting in Glup overeenkomstig bijgewerkt. De integratie houdt ook de organisatiehiërarchie bij en wijst gebruikers de juiste rol toe, "medewerker" of "manager". Als een medewerker de organisatie verlaat of van functie verandert, wordt zijn Glup-account automatisch gedeactiveerd.

Zie voor meer informatie over de integratie: https: //www.smartskill.no/glup

Voorconfiguratie

Voordat het configuratieproces kan beginnen, moeten de volgende voorbereidende stappen worden uitgevoerd:

1. Bestel de integratie: Je moet eerst contact opnemen met Identum om de integratie te bestellen.

2. API-toegang verkrijgen: Nadat je de bestelling hebt geplaatst, nemen we contact op met Visma SmartSkill om de benodigde API-toegang te krijgen die eADM nodig heeft.

Configuratie

Als aan de voorwaarden is voldaan, plannen we een technische vergadering om de installatie af te ronden.

Agenda van de workshop:

• Definieer welke gebruikers en afdelingen worden geëxporteerd van eADM naar Glup.

• Bepaal voor elke gebruiker welke gegevenskenmerken moeten worden geëxporteerd.

• Stel de regels op voor het toewijzen van "manager" en "werknemer" rollen in Glup.

• Bepaal of bestaande gebruikers en afdelingen in Glup gekoppeld moeten worden aan hun tegenhangers in eADM.

De integratie kan worden geactiveerd zodra deze punten zijn opgehelderd.

Verbinding maken met bestaande gegevens

Koppelen aan bestaande gebruikers

Om medewerkers uit je HRM-systeem te koppelen aan bestaande gebruikersaccounts in Glup, moeten beide systemen een overeenkomende unieke identifier hebben.

Waarschuwing: Je moet ervoor zorgen dat het e-mailadres van de gebruiker in Glup overeenkomt met hun werkmail of UserPrincipalName (UPN) in Azure AD. Als je organisatie Visma Connect gebruikt voor Glup-verificatie, moet het e-mailadres in Glup overeenkomen met het e-mailadres dat is geregistreerd in Connect. Als je dit niet doet, ontstaan er dubbele gebruikersaccounts.

Koppeling met bestaande afdelingen

Je hebt twee opties om met de organisatiestructuur in Glup om te gaan.

• (Aanbevolen methode) Visma SmartSkill raadt aan dat eADM een nieuwe, aparte organisatiestructuur in Glup maakt die de structuur in je HRM-systeem weerspiegelt. Alle cursusgeschiedenis in Glup is gekoppeld aan de individuele gebruiker, niet aan de afdeling. Niet-gematchte gebruikers blijven in de oude structuur, wat het opschonen later makkelijker maakt. Visma Smartskill kan helpen met dit opschoonproces nadat de integratie actief is.

• Alternatieve methode: Koppelen aan bestaande structuur Als je ervoor kiest om te koppelen aan de bestaande organisatiestructuur, moeten afdelingen in eADM en Glup een overeenkomende unieke ID delen. Dit ID is meestal een serienummer voor de afdeling dat afkomstig is uit het HRM-systeem en gevonden kan worden in eADM.

Waarschuwing: Je moet dit ID invoeren in het ID-veld van de afdeling in Glup. In Glup heeft deze ID vaak het formaat HRM_<kommuneid>-<Avdelingsnummer>Het is belangrijk dat deze waarde overeenkomt met de "Organisatorische ID" van de afdeling in eADM. Als dit niet gebeurt, worden er dubbele afdelingen aangemaakt. Andere waarden, zoals een eenheidsnummer van Visma HRM, kunnen gebruikt worden in overleg met de Identum consultant.

Voorbeeld gegevenstoewijzing

De volgende tabel toont een typische mapping van gebruikersattributen van eADM naar Glup.